Was ist ein Remote Audit und welche Vorteile bietet das Fernaudit?

Ein Remote Audit im Kontext von ISO 9001 bezieht sich auf die Durchführung eines Auditprozesses gemäß den Anforderungen der Norm, bei dem der Großteil oder sogar die gesamte Prüfung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) auf virtuelle Weise erfolgt, ohne dass die Auditorinnen und Auditoren physisch vor Ort beim zu prüfenden Unternehmen anwesend sind.

Bereits seit längerer Zeit weist die DIN EN ISO 19011 auf die Möglichkeit hin, dass Audits mittels Unterstützung durch Informations- und Kommunikationstechniken (IKT) auch aus der Ferne durchgeführt werden können. Im Anhang „A.1 Anwenden von Auditmethoden“ nimmt die Norm explizit Bezug auf diese Möglichkeit. Fernaudits bieten auch im normalen Auditgeschehen gewichtige Vorteile. Die Anforderung lautet „gewusst wie“. Damit Sie genau wissen, wie Sie vorgehen können, ob sich ein Fernaudit bei Ihnen anbietet und was Sie dabei beachten müssen, lesen Sie diesen Artikel.

Fernaudits bzw. Remote Audits sind keine neuentdeckte „Spezies“

Kommt der Begriff Fernaudit bzw. Remote Audit ins Spiel, wird häufig der Eindruck erweckt, dass es sich dabei um eine eigenständige Auditart- bzw. Auditform handelt. DIN EN ISO 19011:2018 stellt im Anhang „A.1 20 Anwenden von Auditmethoden“ jedoch eindeutig klar: Der Begriff Fernaudit bezeichnet eine Methode, die in verschiedenen Audits angewendet werden kann. In der Tabelle A.1 strukturiert die Norm die Auditmethoden nach der Durchführung in

Vor-Ort sowie
aus der Ferne.

In beiden Fällen kann die Anwendung der 29 Methoden mit menschlicher Interaktion erfolgen oder es findet keine menschliche Interaktion statt. Sehen wir uns die interaktive Methode an, stellen wir fest, dass sich im Prinzip nur der Zugang zu Informationsquelle unterscheidet. Bei der Vor-Ort-Befragung steht der Gesprächspartner dem Auditor direkt gegenüber und dieser hat direkten Zugang zur „Informationsquelle“, bei der Remote-Befragung erfolgt der Zugang über ein elektronisches Medium, mit der Ausgabe über Bildschirme. Die beiden Zugangswege unterscheiden sich jedoch dann, wenn z.B. die Methode der Stichprobenahme ins Spiel kommt. Hier ist aus der Ferne nur ein begrenzter Zugriff möglich.

Das Remote Audit ist (auch) eine reale Tätigkeit

Die DIN EN ISO 19011 benutzt auch den Begriff der virtuellen Audittätigkeiten. Um in diesem Zusammenhang einem Missverständnis vorzubeugen: Das Audit selbst ist eine reale Tätigkeit, die jedoch über einen Fernzugriff erfolgt. Auditoren können aus der Entfernung auch reale Prozesse auditieren, indem diese, wie in der Tabelle A1 aufgelistet, mit der Hilfe eines Betreuers Arbeitsvorgänge beobachten, die die Beschäftigten ausführen. Moderne Unternehmen führen jedoch in immer größeren Umfang virtuelle Tätigkeiten aus. Ein Beispiel ist der Verkaufsprozess eines Webshops, der vollständig elektronisch in der Cloud abläuft. Ein solches Audit kann logischerweise nicht mehr „vor Ort“ durchgeführt werden, da der Zugang zur Informationsquelle nur auf elektronischem Weg möglich ist. Dies bezeichnet die DIN EN ISO 19011 dann auch im Anhang A.16 als „Auditierung virtueller Tätigkeiten“ durch ein virtuelles Audit bzw. eine virtuelle Prüfung. Die Unterschiede der Begrifflichkeiten lassen sich somit auch eindeutig abgrenzen:

Virtuelles Auditieren:
Audit eines virtuellen Standorts an dem Arbeiten ausgeführt werden oder Dienste angeboten werden, die unabhängig von physischen Standorten sind.
Auditieren aus der Ferne:
Audit unter Verwendung von Technik zur Erfassung von Informationen, Befragung einer auditierten Organisation usw., wenn Methoden von Angesicht zu Angesicht nicht möglich oder nicht erwünscht sind.

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Welche Vorteile bieten Ihnen Fernaudits?

Es ist wichtig, die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen jedes Unternehmens zu berücksichtigen, um festzustellen, ob ein Remote-Audit angemessen ist. Generell bietet ein Fernaudit bzw. Remote Audit jedoch einige grundsätzliche Vorteile:

Reduzierung von Auditaufwänden durch weniger Reisekosten sowie geringere Kosten und Umweltbelastung.
Zeitersparnis durch Remote Audits, da Reisezeiten entfallen.
In das Fernaudit können ohne großen organisatorischen Aufwand sehr flexibel Fachexperten (aus aller Welt) eingebunden werden.
Persönliche Risiken für die Auditoren werden vermieden bzw. minimiert (z.B. Arbeitssicherheit, Gesundheit).
Bei Audits im Ausland fallen Einreisebeschränkungen weg.
Der zeitliche Verzug zwischen Datenerhebung und Datenauswertung kann durch ein Remote Audit verkleinert und die Qualität der Auswertung erhöht werden.
Remote-Audits ermöglichen eine größere Flexibilität bei der Terminplanung.
Schnellere Reaktion auf Krisen, da keine An- und Abreise nötig ist.

Am wirksamsten ist die Reduzierung von Auditaufwänden sicherlich für Unternehmen mit vielen entfernt liegenden Standorten, wie dies bei Matrix Zertifizierungen der Fall ist. Hält ein Unternehmen ein solches Zertifikat, muss es jedes Jahr jeden Standort einmal intern auditieren. Kann dies zumindest für einen Teil davon als Fernaudit erfolgen, besteht ein immenses Einsparpotenzial.

Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein?

So wie für ein Vor-Ort-Audit ein „mobiler Auditor“ Voraussetzung ist, benötigt auch ein Fernaudit spezifische Voraussetzungen. Diese erstrecken sich auf drei Bereiche:

Persönliche Voraussetzungen
- Die Hardware (Webcam, …) und die Software (Videokonferenz Programm) sind den Auditoren vertraut.
- Die Auditierten und der Auditor haben ausreichendes Vertrauen zueinander, das Audit auf dieser Basis durchzuführen.
Organisatorische Voraussetzungen
- Die Auditoren kennen die Verhältnisse vor Ort.
- Bei Zeitunterschieden müssen sich Zeitfenster der Arbeitszeiten ausreichend überschneiden.
- Die Anzahl an Teilnehmern übersteigt das Limit der Software nicht.
Technische Voraussetzungen
- Die notwendige IT ist an den zu auditierenden Stand(-Orten) vorhanden.
- Die Netzwerktechnologie hat ausreichend Bandbreite und gewährleistet eine stabile Verbindung.
- Die Verbindung ist abhörsicher und gewährleistet die Geheimhaltung.

Abhängig von der Art des Managementsystems und der Auditform kommen noch weitere Voraussetzungen hinzu. Risikoreiche Tätigkeiten dürfen zum Beispiel im 3rd Party-Audit nicht zu 100% remote auditiert werden. Teilweise ist dies sogar gesetzlich untersagt. Im Lieferantenaudit (2nd Party-Audit) kommt es auf die Vereinbarung zwischen Kunden und Lieferanten an. Im 1st Party-Audit muss die Methode Fernaudit im Auditprogramm berücksichtigt werden. Dabei verweist die ISO 19011:2018 bei der Festlegung der Durchführbarkeit von Fernaudit-Tätigkeiten auf mehrere Faktoren:

Risikograd des Erreichens der Auditziele,
dem Vertrauensniveau zwischen dem Auditor und dem Personal der auditierten Organisation sowie
den behördlichen Anforderungen.

Zugriff auf dokumentierte Information im Fernaudit gewährleisten

Eine der wichtigsten Voraussetzungen bei der Auditplanung ist der Zugriff auf die dokumentierte Information. Bereits längere Zeit vor dem Termin des Fernaudits sollten die Auditoren mit den zu auditierenden Bereichen eine Abstimmung darüber durchführen, welche dokumentierte Information im Audit erforderlich ist und wie der Zugang sichergestellt werden kann.

Welche dokumentierte Information kann typischerweise über die genutzte Software durch das Hochladen zur gemeinsamen Nutzung zur Verfügung gestellt werden?
Können Informationen den betrieblichen Systemen entnommen werden (ERP, MIS, PPS, HR, CAM, …)?
Welche Aufzeichnungen, die als Nachweis zur Konformitätsbewertung erforderlich sind, aber ggf. nur in Papierform vorliegen, sollten bereits vorher gescannt werden, um langes Suchen während des Audits zu vermeiden?

Extrem wichtig ist, dass Auditoren die Kontrolle über die einzusehenden Dokumente erhalten und folgendes direkt beeinflussen können. Dazu gehören die Dauer der Präsenz von Dokumenten auf dem Bildschirm sowie deren Größe und Lesbarkeit. Dies lässt sich in der entsprechenden Software in der Regel durch Funktionalitäten wie z.B. einer sogenannten „Bildschirmfreigabe“ realisieren. Damit wird vermieden, dass es zu einem permanenten Öffnen/Schließen/Verschieben der auf dem Desktop präsentierten Dokumente kommt, was alle Akteure verärgern könnte.

Die Tabelle gibt Ihnen noch einmal einen Überblick über die typischen Punkte und Voraussetzungen, die ein Unternehmen zur Durchführung von Remote-Audits in den Fokus nehmen muss.

Beispiele der Änderungen am QMS zur Implementierung vom Fernaudit

Mangelnde Auditoren-Kompetenz führt zu Stress

Jedes Audit stellt für die Auditoren und die Auditierten eine gewisse Belastung dar. Tätigkeiten mit weniger Routine wirken sich hier typischerweise stärker aus. Dies kann dazu führen, dass die Beanspruchung, d.h. der Stress durch ein Fernaudit größer ist, obwohl die zeitliche Belastung der eines Vor-Ort-Audits entspricht. Die Auditoren müssen deshalb genügend Auditroutine besitzen, um zusätzlich zur Befragung die Remote-Technik richtig einsetzen zu können. Da dies erst nach einigen Audits der Fall sein kann, empfiehlt es sich in den ersten Fernaudits Online-Sequenzen von mehr als 2 bis 3 Stunden in einem Stück zu vermeiden. Falls möglich, sollte ein Fernaudit mit 8 Stunden besser an zwei Tagen mit jeweils 4 Stunden geplant werden. Ein wichtiger Punkt ist natürlich, den Auditoren vor den ersten Fernaudits eine Schulung zukommen zu lassen, die im besten Fall Rollenspiele enthält, um die neuen Auditsituationen einüben zu können.

Video: Ablauf Audit – so funktioniert ein Audit

Video: Welche Auditarten und Auditformen gibt es?

Was ist wichtig bei der Planung von Fernaudits?

Hat eine Organisation bisher noch kein Fernaudit durchgeführt, müssen gewisse Anpassungen vorgenommen werden. Am Beispiel der DIN EN ISO 9001 aus dem Qualitätsmanagement bedeutet dies, dass im Sinne des Abschnitts 6.3 Änderungen des Qualitätsmanagementsystems durch die Einführung der Methode Fernaudits geplant werden müssen. Beispielhaft ergeben sich für folgende auditspezifische Arbeits- und Planungsdokumente Anpassungsbedarfe an die Besonderheiten der Methode Fernaudit:

Auditprogramm
Verfahrensanweisung interne Audits
Vorlage Auditplan
Frageliste für remote Audits
Vorlage Auditbericht

Ein Blick über den Tellerrand hinaus zeigt, dass ggf. auch andere dokumentierte Information anzupassen ist, wie z.B.:

IT-Inventarlisten
Schulungsplan, Kompetenzmatrix
Kommunikationsmatrix
Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV)
Managementbewertung

Im Sinne des risikobasierten Denkens könnte auch die Erstellung von neuen Dokumenten Sinn ergeben, wie zum Beispiel einer Checkliste zur Vorbereitung und Durchführung von Fernaudits und einer Risikobewertung von einem ISO 9001 Remote Audit im Rahmen vom Qualitätsmanagement.

Was muss in die Checkliste „Kurz vorm Remote Audit“?

Vielleicht kennen Sie die Geschichte von Robert Kelly, einen Politikprofessor und Korea-Experten der BBC, der in 2017 von zu Hause ein Skype-Interview gab. Da er dabei die Tür zu seinem Zimmer offengelassen hatte, tippelte plötzlich seine vierjährige Tochter ins Bild und Kelly versuchte die Situation zu retten, indem er sie ungelenk zu Seite schieben wollte. Zur Belustigung der den Livestream empfangenden Zuschauer setzte sich das Ganze noch weiter fort. Was lernen wir daraus? Sind wir nicht im vorbereiteten und abgetrennten Konferenzraum des Unternehmens, muss die Checkliste Punkte zur rechtzeitigen Vorbereitung der Konferenzumgebung enthalten.

Welche Punkte aus der Checkliste sind bereits einige Zeit vor dem Fernaudit abzuarbeiten?

Es gibt einige Vorbereitungen, die nicht ganz kurz vorm Audit sondern schon einige Zeit vorher vorgenommen werden können. Dazu gehören:

1. Einen Hinweis „bitte nicht stören“ auf der Außenseite der Türe anbringen.
2. Kamera justieren, sodass Sie von Brustmitte bis knapp oberhalb des Kopfes zu sehen sind.
3. Überprüfen, welcher Bereich von der Kamera hinter Ihnen erfasst wird. Ggf. Gegenstände entfernen, die nicht zu sehen sein sollten.
4. Kleiden Sie sich am besten so, als ob Sie im Audit vor Ort wären, auch wenn Sie beim Remote Audit Zuhause sitzen.
5. Und natürlich während des Audits die Türen schließen!

Welche Punkte aus der Checkliste müssen kurz vor dem Fernaudit erfolgen?

Im Fernaudit sind wir nochmals stärker von der Technik abhängig, als im Vor-Ort- Audit. Deshalb beginnen viele Videokonferenzen mit den folgenden Sätzen: Ich höre Sie nicht! Können Sie mich hören? Passiert dies erst im Eröffnungsgespräch, finden die Anwesenden Teilnehmer dies vielleicht zu Anfang lustig. Nach kurzer Zeit ist der Spaß jedoch vorbei und die Teilnehmer sind wahrscheinlich genervt, wenn die Verbindung nicht gelingt. Deshalb braucht es weitere Einträge auf der Checkliste zum Thema Vorbereitung der Technik, die ca. 30 Minuten vor dem Fernaudit erledigt werden sollten:

6. Verbindung zum zu auditierenden Bereich herstellen und einige Tests durchführen:

Das eigene Kamerabild testen.
Bei wechselnden Lichtverhältnissen (Sonne, Wolken) ggf. Naturlicht aussperren.
Mit normaler Sprechlautstärke einen Tontest machen. (Lautstärke, Hall, Störgeräusche, usw.)

7. Falls alles geklappt hat, die Leitung für die restlichen Minuten offenlassen!

Gibt es Rückkopplungen, könnte der Wechsel auf ein Headset helfen. Sind alle Punkte auf der Checkliste erfolgreich abgearbeitet, steht dem Start des Fernaudits nichts entgehen. In der Grafik finden Sie ein paar Beispiele der Checkliste zur Vorbereitung auf das Audit aus der Ferne.

Beispiel einer Checkliste zur Vorbereitung eines Fernaudits

Wie gelingt ein guter Start des Remote Audits?

Mit dem Testen der Technik ca. 30 Minuten vor dem Start des Audits durch die Beteiligten und dem Offen lassen der Verbindung, kann problemlos mit dem Eröffnungsgespräch gestartet werden. Professionelle Unternehmen haben den Auditoren bereits für die Vor-Ort-Audits eine Checkliste für das Eröffnungsgespräch zur Verfügung gestellt. Diese Checkliste sollte noch um die folgenden Punkte erweitert werden:

In Kurzform Technik erklären (Chat, Screen teilen, Fragen stellen, …)
Rollenzuordnung / kurze Vorstellung der Beteiligten (Auditor, Auditierte, Experte, …)
Ängste nehmen (Was ist tabu)
Verhalten in den Pausen vereinbaren (Kamera an/aus)

Im Eröffnungsgespräch der Auditierung sollten die Auditoren auf jeden Fall ihre Antennen ausfahren, da sich ihnen das letzte Mal vor dem Start des Fernaudits die Möglichkeit bietet, dessen Durchführbarkeit zu bestätigen.

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Ein kleiner Knigge für Ihr Remote Audit

Hier noch ein paar Regeln für das Verhalten im Fernaudit in Form eines Knigge:

Blicken Sie in die Kamera.
Senden Sie unmissverständliche Signale. Seien Sie vorsichtig mit Gesten.
Warten Sie etwas länger auf Antworten.
Vermeiden Sie, Gespräche nebenbei zu führen.
Denken Sie daran, dass der Hintergrund des Raumes zu sehen ist.
Vermeiden Sie „geistiges Offline sein“ und bleiben Sie bei der Sache.
Schalten Sie bei Sprechpausen Ihr Mikrofon stumm.
Spielen Sie nicht mit Objekten auf dem Schreibtisch herum. Dies irritiert.
Sprechen Sie laut und deutlich.

Am Ende des Fernaudits gilt es zu bewerten: Haben wir im Audit ausreichend verifizierbare Nachweise finden können? Ermöglichen uns diese Nachweise, eindeutige Auditfeststellungen zu treffen? Können wir aus der Summe der Auditfeststellungen eine Auditschlussfolgerung in Hinsicht des Erreichens unserer Auditziele ableiten? Lautet Ihre Antwort 3 x ja, dann konnte erfolgreich ein Remote Audit durchgeführt werden.

Kommunikation hängt von Inhalt und Medium ab

Die sogenannte „Media Richness Theory“ unterscheidet Kommunikationsmedien in Hinsicht der Anzahl der Kommunikationskanäle und bezeichnet diesen Wert als Reichhaltigkeit eines Mediums. Reichhaltige Medien eignen sich dagegen besonders zur Bewältigung mehrdeutiger Aufgaben, wie etwa das Führen von Verhandlungen.

Die Reichhaltigkeit eines Mediums hängt dabei von vier Aspekten ab:

Anzahl der zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle
Schnelligkeit, mit der Rückmeldungen möglich sind
Vielfalt der vermittelten Sprache sowie
Möglichkeit zur Entstehung sozialer Präsenz.

Da ein Audit eine Kommunikationsaufgabe mit einem hohen Komplexitätsgrad darstellt, benötigen wir hierfür einen reichhaltigen Kommunikationskanal. Die Grafik zeigt jedoch auch, dass der Kanal „Videomeeting“ weiniger reichhaltig ist, als das „persönliche Gespräch“ im Audit.