Viele Unternehmen setzen auf das Qualitätsmanagement nach ISO 9001. Die Normkonformität des QM Systems muss in regelmäßigen Abständen durch ein internes Audit überprüft werden. Denn ein solches Managementsystem kann ein Unternehmen nicht nur einführen - es muss es ebenfalls dauerhaft betreuen und weiterentwickelten. Nichtkonformitäten müssen abgestellt und Verbesserungen, sowie deren Potenziale, aufgedeckt und genutzt werden. Ausgebildete interne Auditoren überprüfen das Managementsystem auf Normkonformität und Wirksamkeit. Als Konformität oder Nichtkonformität versteht man die Einhaltung bzw. Nichteinhaltung der Normanforderungen aus der ISO 9001. Auf Basis von diesen Anforderungen basiert das Qualitätsmanagementsystem. Den Prozess der Selbstüberprüfung eines Managementsystems nennt man internes Audit.
Das Wort "Audit" leitet sich vom lateinischen "audire" ab, was mit „hören, zuhören, verhören“ übersetzt werden kann. Ganz allgemein wird in einem Audit verglichen, ob der Ist-Zustand dem festgelegten Soll-Zustand entspricht, womit ein ISO 9001 Audit die Anforderungen der Norm mit der Umsetzung im Unternehmen überprüft. Dabei wird oft übersehen, dass neben der Suche nach Nichtkonformitäten ein großes Potenzial im Auffinden von Verbesserungsmöglichkeiten besteht. So können viele neue Impulse für das Managementsystem gefunden werden. Um dies zu erreichen, müssen die internen Audits auf die Zielaspekte im Unternehmen ausgerichtet werden. Das Werkzeug dazu existiert bereits - das Auditprogramm. Lesen Sie im Folgenden, wie Sie ein internes Audit planen, durchführen und damit ggf. zusätzlichen wirtschaftlichen Nutzen realisieren können.
Welche Ziele hat ein internes Audit ISO 9001?
Ein internes Audit gemäß ISO 9001 dient dazu sicherzustellen, dass die Abläufe den Vorgaben der Norm und den internen Qualitätsstandards entsprechen. Die ISO 9001 ist eine international anerkannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme, die Unternehmen dabei hilft, konsistente und hochwertige Produkte oder Dienstleistungen bereitzustellen.
Die Bedeutung bzw. Zielsetzung eines internen Audits nach ISO 9001 liegt in verschiedenen Aspekten. Vor allem zielt es darauf ab, die Qualität zu verbessern, indem es Schwachstellen im Qualitätsmanagementsystem aufdeckt und Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert. Zudem helfen interne Audits dabei, mögliche Risiken und Unsicherheiten in den Geschäftsprozessen zu erkennen. Dadurch können entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um diese Risiken zu minimieren oder zu kontrollieren. Ein Grundprinzip der ISO 9001 ist die kontinuierliche Verbesserung. Interne Audits sind ein integraler Teil dieses Ansatzes, da sie Unternehmen dazu anregen, Prozesse, Verfahren und Ergebnisse regelmäßig zu überdenken und zu optimieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass interne Audits nach ISO 9001 eine wesentliche Rolle bei der Sicherstellung der Effektivität eines Qualitätsmanagementsystems spielen. Sie fördern die Qualität, die Konformität, das Risikomanagement und die kontinuierliche Verbesserung. Dies trägt letztendlich zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit und des langfristigen Erfolgs eines Unternehmens bei.
Was bedeutet strategieorientiertes auditieren?
Eine fiktive Organisation setzt Schwerpunkte in der Auditplanung, aufbauend auf den Ergebnissen vorhergehender Audits und der Managementbewertung. Der QMB reduziert den Umfang der Auditierung des Prozesses „Wartung“, zu Gunsten des Prozesses der „Personalentwicklung“. Der Grund dafür ist die steigende Anzahl von Reklamationen, die durch mangelhafte Qualifikation verursacht wurden. Klingt eigentlich logisch, doch leider ist es immer noch so, dass ein internes Audit gegen den Sägezahneffekt nur als „Generalprobe“ der externen Audits empfunden und genutzt werden.
Dies ist Verschwendung, da die Organisation so das Verbesserungspotenzial des Audits als Beitrag zum Unternehmenserfolg nicht ausschöpft. Ein internes Audit ISO 9001 sollte deshalb die Zielaspekte im Unternehmen berücksichtigen, indem die verantwortliche(n) Person(en) die Auditziele aus den Unternehmens- und ableiten (je Prozess und Audit individuell). Auf der Basis der Auditziele kann das Audit im Anschluss für den Prozess/die Prozesskette individuell festgelegt und geplant werden.
Auditieren Sie bedeutsame Prozesse ausgeprägter
Die grundlegenden Hinweise zur Umsetzung der internen Audits nach der Qualitätsmanagement Norm ISO 9001 finden Sie in der DIN EN ISO 9001. Da diese jedoch sehr rudimentär gehalten sind, sollten Sie sich auch an der DIN EN ISO 19011 orientieren. Dieser Leitfaden enthält eine Menge an praktischem Detailwissen zur Planung und Durchführung Ihrer Audits. Grundsätzlich gilt: Wie alle Audits, erfordern auch interne Audits zur Unterstützung der Unternehmensstrategie, Aufwand. Deshalb sollte gut überlegt werden, welche Audits sinnvoll sind.
Hilfe bei dieser Überlegung gibt Ihnen die oben dargestellte Matrix. Mit dieser Matrix arbeiten Sie heraus, welche Prozesse den größten Einfluss auf die erfolgreiche Realisierung der Qualitätsziele aufweisen. Aus Sicht der DIN EN ISO 9001 sind diese Prozesse, aufgrund deren höherer Bedeutung, häufiger bzw. umfangreicher zu auditieren. Mittels Auditprogramm (z.B. einem Auditjahresplan) können Sie diese Festlegungen geplant und organisiert umsetzen.
Je nach Unternehmenskultur können interner Auditor und Prozesseigner den Ablauf dieser Checkliste vor dem Audit abstimmen.
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Wie wird ein internes Audit geplant?
Wie bei allen Audits, gibt der Auditauftraggeber (bei einem internen Audit für das Qualitätsmanagement nach ISO 9001 meist die oberste Leitung) den Startschuss, indem Sie die Audits durch Freigabe des Auditprogramms in Auftrag gibt. Im Anschluss müssen Sie die Auditziele der einzelnen Audits ableiten. Durch das detaillierte Auditziel wird bei jedem Audit die Grundrichtung vorgeben und der Sinn des Audits festgelegt. Deshalb sollten nun aus jährlichen Qualitätszielen für jedes Audit individuelle Auditziele abgeleitet und konkretisiert werden. Das Qualitätsziel „Durchlaufzeiten reduzieren“ kann, wie in der Tabelle oben zu sehen, auf die einzelnen Audits abgeleitet werden. Für das Prozessaudit „Fertigung, Montage und Versand“ lautet das abgeleitete Auditziel „Liege- und Wartezeiten identifizieren und reduzieren, Wege vereinfachen und verkürzen“.
Nachdem die Prozesse und Auditdetailziele bekannt sind, müssen nun qualifizierte Auditoren für ein oder mehrere Auditteams festgelegt werden. Wird im Auditteam in Lead- und Co-Auditor eingeteilt, sollte der Lead-Auditor ein Generalist, also Profi in der Auditdurchführung sein. Der Co-Auditor ergänzt in diesem Fall das Auditteam sinnvoll mit Expertenwissen zu den auditierten Prozessen oder Bereichen. Der zu erstellende Auditplan sollte mindestens Angaben zu den Prozessen, zu den Prozessverantwortlichen, Auditoren, der Zeitdauer, dem Ort und die Bezüge zu den relevanten Normvorgaben enthalten.
Die Auditoren müssen nun mit den Prozessverantwortlichen die relevanten Dokumente (Auditkriterien) als Grundlage und Vorbereitung für das Audit identifizieren. Dazu gehören:
- Qualitätsmanagementhandbuch, Q-Politik, Q-Ziele,
- Prozessbeschreibungen,
- Arbeits- und Prüfanweisungen,
- Checklisten,
- Kennzahlen, ...
Zur Erstellung einer strategieorientierten Checkliste ist diese Dokumentation aus Sicht der Auditziele zu lesen, zu kommentieren und einer allgemeinen Prüfung zu unterziehen. Die Checkliste für Prozessaudits besteht aus drei Teilen:
- 1. Teil: Fragen zum Prozess-Umfeld (Basisfragen, relativ gleich)
- 2. Teil: Strategiespezifische Fragen (individuell erarbeitet, je Audit und Auditziel)
- 3. Teil: Fragen zur Ermittlung der Normkonformität in bezug auf die entsprechenden Managementsysteme, z.B. DIN EN ISO 9001 (statisch, immer gleich).
Richten Sie Ihre Auditziele strategisch an den Unternehmenszielen aus!
Ihr internes Audit ISO 9001 sollte neben den normativen Anforderungen immer auch die Unternehmensziele berücksichtigen. Daher sollen sich die Ziele des QM-Systems auch aus den Zielen Ihrer Organisation ableiten lassen. Auch wenn interne Audits verpflichtend durchgeführt werden müssen, sollten Sie diese nicht als notwendiges Übel sehen, sondern die Chancen erkennen, die Ihnen ein internes Audit ISO 9001 bietet. Je mehr sich die Audits auf die Unternehmensziele ausrichten, schaffen diese auch Anreize für die Anwendung des Managementsystems. Dies wiederum verbessert Ihre Prozesse, spart Zeit, senkt Kosten und erhöht dauerhaft die Qualität Ihrer Produkte bzw. Dienstleistungen. Das Auditprogramm stellt dafür das ideale Werkzeug zur Umsetzung dar. Zudem kann der Auditplan daran ausgerichtet werden. Das Auditprogramm dient dabei der langfristigen Planung sowie Vorbereitung aller Audits, der Auditplan hingegen ist die detaillierte Beschreibung für ein konkretes Audit.
Im Auditplan sollten Sie dann anhand der Unternehmensziele, Auditprogramm und Erfahrungen vorangegangener Audits Schwerpunkte setzen. Ein Beispiel: Der Umfang der Auditierung des Wartungsprozesses wird durch den QM-Beauftragten reduziert, dafür wird der Prozess „Personalentwicklung“ erweitert auditiert. Häufige Kundenbeschwerden, die auf mangelhafte Mitarbeiterqualifikation schließen lassen, sind der Grund für diese Anpassung. Klingt logisch, doch leider ist es immer noch so, dass interne Audits oftmals nur als „Generalprobe“ der externen Audits empfunden und genutzt werden. Das dargestellte Verbesserungspotenzial als Beitrag zum Unternehmenserfolg wird dabei nicht ausgeschöpft - eine klare Verschwendung. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass interne Audits sich direkt an den Unternehmenszielen orientieren. Dafür müssen Sie aus den Zielvorgaben für das Unternehmen sowie für die einzelnen Prozesse die Ziele ableiten. Die abgeleiteten Auditziele dienen anschließend dazu, die „Auditroute“ individuell durch die Prozesskette/den Prozess festzulegen.
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Wie werden interne Audits durchgeführt?
Nach dem Eröffnungsgespräch wird der erste Eindruck, welcher sich aus der Dokumentation ableiten ließ, stichprobenartig anhand von konkreten Beispielen vor Ort mit den Betroffenen überprüft. Regel: Dem „strategischen“ Einstieg in das Audit (z.B. durch Hinterfragen der Ziele) folgt der Hauptteil mit der dreigeteilten Fragensystematik. Zum Schluss der Audits erfolgt wiederum der strategische Ausstieg (z.B. durch die Frage: Was soll/wird in einem Jahr anders sein?). Im Audit sollten die Regeln einer auditförderlichen Kommunikation beachtet werden, indem z.B. offene Fragen gestellt werden, um möglichst viele Informationen zu erhalten. Geschlossene Fragen sind nur dann sinnvoll, um eine Entscheidung (z.B. erforderliche Verbesserungsmaßnahmen) zu treffen.
Audits bewerten, Bericht erstellen und Nutzen ermitteln
Zum Abschluss eines internen Audits gilt es Feststellungen zu treffen, wobei die Bewertung der Fragen stets offen formuliert und den Auditierten bekannt sein sollte:
- Positive Beobachtungen (= Stärke),
- Schwerwiegende bzw. kritische Abweichung (= Schwachpunkt),
- Geringfügige Abweichung (= Trainingspunkt),
- Verbesserungspotenziale (= Chance).
Auditoren sind konsequent in der Würdigung von Stärken und dem Festlegen von Verbesserungspotenzialen. Nur erkannte Verbesserungspotenziale bringen dem Unternehmen langfristigen Nutzen! Alle gewonnen Erkenntnisse gehen in den Auditbericht ein. Dieser wird dann an die Auditauftraggeber verteilt.
Ihr Audit Vorlagenpaket ISO 9001
Vorlagen / Musterdokumente: Nutzen Sie unser Audit Paket ISO 9001 mit allen notwendigen, direkt einsetzbaren Audit Vorlagen und Musterdokumenten und führen Sie Ihr nächstes internes Audit im Unternehmen effizient durch! Mit unseren Checklisten, Formularen sowie Leitfäden unterstützen wir Sie in allen Handlungsbereichen umfassend. Sofort verwendbare Mustervorlagen, Checklisten sowie Arbeitshilfen, helfen Ihnen in allen Handlungspunkten Ihres internen Audits nach ISO 9001.
Wirksamkeit der Auditfolgemaßnahmen prüfen
Die Durchführung von Auditfolgemaßnahmen nach dem Audit muss überwacht und anhand von ZDF (Zahlen, Daten, Fakten) auf deren Veränderungseffekt hin untersucht werden. Erst wenn die Folgemaßnahmen die Wirksamkeitsprüfung durchlaufen haben, ist die Behebung der Nichtkonformität abgeschlossen.
Wer führt ein internes Audit ISO 9001 im Unternehmen durch?
Alle Unternehmen, die über ein ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem verfügen oder dabei sind, dies zu implementieren, sind verpflichtet regelmäßig interne Audits zur Kontrolle der Leistungsfähigkeit des Managementsystem durchzuführen. Hierfür zuständig ist der interne Auditor. Dieser muss über entsprechendes Fachwissen verfügen, um entlang des Leitfadens für die interne Auditierung, der ISO 19011, zu auditieren. Hierzu zählen beispielsweise Kenntnisse über Auditprinzipien sowie Auditmethoden, aber auch Kenntnisse zum Unternehmen, der Branche sowie zum betriebsinternen QM-System. Die Anzahl der internen Auditoren im Unternehmen hängt dabei von der Unternehmensgröße und -komplexität ab.
Dabei sollten Sie einzelne Mitarbeiter gezielt im Bereich internes Audit ISO 9001 schulen. Deren Qualifikation überprüft der Auditor im Zertifizierungsaudit ebenfalls. Dieser interne Auditor kennt sich dann explizit mit dem Ablauf eines Audit ISO 9001 aus und ist somit ist ein ausgewiesener Experte in seiner Norm. Ein interner Auditor im ISO 9001 Qualitätsmanagement hat dabei andere Themenschwerpunkte und anderes Themenwissen als beispielsweise ein interner Auditor nach IATF 16949 oder ISO 14001.
Ich helfe Ihnen gerne weiter!
Kati Schäfer
Produktmanagement Training & PRO SYS
Tel.: 07231 92 23 91 - 0
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