Was ist ein internes Audit nach ISO 9001 und welche Ziele werden damit verfolgt?

Viele Unternehmen setzen auf das Qualitätsmanagement nach ISO 9001. Ein solches Managementsystem kann nicht nur eingeführt werden - es muss ebenfalls dauerhaft betreut und weiterentwickelt werden. Die Normkonformität des QM Systems muss in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Nichtkonformitäten müssen abgestellt und Verbesserungen, sowie deren Potenziale, aufgedeckt und genutzt werden. Ausgebildete interne Auditoren überprüfen das Managementsystem auf Normkonformität und Wirksamkeit. Als Konformität oder Nichtkonformität versteht man die Einhaltung bzw. Nichteinhaltung der Normanforderungen aus der ISO 9001. Auf Basis von diesen Anforderungen basiert das Qualitätsmanagementsystem. Den Prozess der Selbstüberprüfung eines Managementsystems nennt man internes Audit.

Oft stellt ein internes Audit eine lästige Verpflichtung für Unternehmen dar. Dabei werden jedoch viele positive Aspekte vernachlässigt. Die Organisation muss mittels interner Audits die Erfüllung der jeweiligen Regelwerke (z.B. die Konformität mit der DIN EN ISO 9001) nachweisen. Der Konformitätsnachweis muss dabei jährlich vorgelegt werden. Interne Audits werden aus diesem Grund von den Mitarbeitern als nervige Pflichtaufgabe angesehen. Dabei wird oft übersehen, dass neben der Suche nach Nichtkonformitäten ein großes Potenzial im Auffinden von Verbesserungsmöglichkeiten besteht. So können viele neue Impulse für das Managementsystem gefunden werden. Um dies zu erreichen, müssen die internen Audits auf die Zielaspekte im Unternehmen ausgerichtet werden. Das Werkzeug dazu existiert bereits - das Auditprogramm. Lesen Sie im Folgenden, wie Sie ein internes Audit planen, durchführen und damit ggf. zusätzlichen wirtschaftlichen Nutzen realisieren können.

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Welcher Aufwand wird in ein internes Audit ISO 9001 investiert?

Laut der letzten Umfrage der ISO (Survey 2017) existieren in Deutschland 64.650 zertifizierte Qualitätsmanagementsysteme nach DIN EN ISO 9001. Nehmen wir an, je Organisation fällt im Durchschnitt ein interner Auditaufwand von 3,0 Audittagen * 2 Auditoren im Jahr an. Diese Annahme ergäbe einen Auditaufwand von 387.900 Tagen. Bewertet mit 50 EUR/Std. kostet die Durchführung der Systemaudits zum Nachweis der Konformität mit der DIN EN ISO 9001 die Organisationen ca. 155 Mio. EUR. Diese Summe nur für die Konformitätsbewertung auszugeben wäre Verschwendung. Deshalb sollten Sie die Audits strategisch nutzen.

Was bedeutet strategieorientiertes auditieren?

Eine fiktive Organisation setzt Schwerpunkte in der Auditplanung, aufbauend auf den Ergebnissen vorhergehender Audits und der Managementbewertung. Der QMB reduziert den Umfang der Auditierung des Prozesses „Wartung“, zu Gunsten des Prozesses der „Personalentwicklung“. Der Grund dafür ist die steigende Anzahl von Reklamationen, die durch mangelhafte Qualifikation verursacht wurden. Klingt eigentlich logisch, doch leider ist es immer noch so, dass ein internes Audit gegen den Sägezahneffekt nur als „Generalprobe“ der externen Audits empfunden und genutzt werden.

Dies ist Verschwendung, da die Organisation so das Verbesserungspotenzial des Audits als Beitrag zum Unternehmenserfolg nicht ausschöpft. Ein internes Audit ISO 9001 sollte deshalb die Zielaspekte im Unternehmen berücksichtigen, indem aus den Unternehmens- und Prozesszielen die Auditziele abgeleitet werden (je Prozess und Audit individuell). Auf der Basis der Auditziele kann das Audit im Anschluss für den Prozess/die Prozesskette individuell festgelegt und geplant werden.

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Auditieren Sie bedeutsame Prozesse ausgeprägter

Die grundlegenden Hinweise zur Umsetzung der internen Audits nach der Qualitätsmanagement Norm ISO 9001 finden Sie in der DIN EN ISO 9001. Da diese jedoch sehr rudimentär gehalten sind, sollten Sie sich auch an der DIN EN ISO 19011 orientieren. Dieser Leitfaden enthält eine Menge an praktischem Detailwissen zur Planung und Durchführung Ihrer Audits. Grundsätzlich gilt: Wie alle Audits, erfordern auch interne Audits zur Unterstützung der Unternehmensstrategie, Aufwand. Deshalb sollte gut überlegt werden, welche Audits sinnvoll sind.

Auswahl strategisch bedeutsamer Prozesse für das Auditprogramm

Hilfe bei dieser Überlegung gibt Ihnen die oben dargestellte Matrix. Mit dieser Matrix arbeiten Sie heraus, welche Prozesse den größten Einfluss auf die erfolgreiche Realisierung der Qualitätsziele aufweisen. Aus Sicht der DIN EN ISO 9001 sind diese Prozesse, aufgrund deren höherer Bedeutung, häufiger bzw. umfangreicher zu auditieren. Mittels Auditprogramm (z.B. einem Auditjahresplan) können Sie diese Festlegungen geplant und organisiert umsetzen.

Wie wird ein internes Audit geplant?

Wie bei allen Audits, gibt der Auditauftraggeber (bei einem internen Audit für das Qualitätsmanagement nach ISO 9001 meist die oberste Leitung) den Startschuss, indem Sie die Audits durch Freigabe des Auditprogramms in Auftrag gibt. Im Anschluss müssen die Auditziele der einzelnen Audits abgeleitet werden. Durch das detaillierte Auditziel wird bei jedem Audit die Grundrichtung vorgeben und der Sinn des Audits festgelegt. Deshalb sollten nun aus jährlichen Qualitätszielen für jedes Audit individuelle Auditziele abgeleitet und konkretisiert werden. Das Qualitätsziel „Durchlaufzeiten reduzieren“ kann, wie in der Tabelle oben zu sehen, auf die einzelnen Audits abgeleitet werden. Für das Prozessaudit „Fertigung, Montage und Versand“ lautet das abgeleitete Auditziel „Liege- und Wartezeiten identifizieren und reduzieren, Wege vereinfachen und verkürzen“.

Nachdem die Prozesse und Auditdetailziele bekannt sind, müssen nun qualifizierte Auditoren für ein oder mehrere Auditteams festgelegt werden. Wird im Auditteam in Lead- und Co-Auditor eingeteilt, sollte der Lead-Auditor ein Generalist, also Profi in der Auditdurchführung sein. Der Co-Auditor ergänzt in diesem Fall das Auditteam sinnvoll mit Expertenwissen zu den auditierten Prozessen oder Bereichen. Der zu erstellende Auditplan sollte mindestens Angaben zu den Prozessen, zu den Prozessverantwortlichen, Auditoren, der Zeitdauer, dem Ort und die Bezüge zu den relevanten Normvorgaben enthalten. Die Auditoren müssen nun mit den Prozessverantwortlichen die relevanten Dokumente (Auditkriterien) als Grundlage und Vorbereitung für das Audit identifizieren. Dazu gehören:

Qualitätsmanagementhandbuch, Q-Politik, Q-Ziele,
Prozessbeschreibungen,
Arbeits- und Prüfanweisungen,
Checklisten,
Kennzahlen, ...

Zur Erstellung einer strategieorientierten Checkliste ist diese Dokumentation aus Sicht der Auditziele zu lesen, zu kommentieren und einer allgemeinen Prüfung zu unterziehen. Die Checkliste für Prozessaudits besteht aus drei Teilen:

1. Teil: Fragen zum Prozess-Umfeld (Basisfragen, relativ gleich)
2. Teil: Strategiespezifische Fragen (individuell erarbeitet, je Audit und Auditziel)
3. Teil: Fragen zur Ermittlung der Normkonformität in bezug auf die entsprechenden Managementsysteme, z.B. DIN EN ISO 9001 (statisch, immer gleich).

Je nach Unternehmenskultur kann der Ablauf diese Checkliste vor dem Audit mit den Prozessverantwortlichen abgestimmt werden.

Wie werden interne Audits durchgeführt?

Nach dem Eröffnungsgespräch wird der erste Eindruck, welcher sich aus der Dokumentation ableiten ließ, stichprobenartig anhand von konkreten Beispielen vor Ort mit den Betroffenen überprüft. Regel: Dem „strategischen“ Einstieg in das Audit (z.B. durch Hinterfragen der Ziele) folgt der Hauptteil mit der dreigeteilten Fragensystematik. Zum Schluss der Audits erfolgt wiederum der strategische Ausstieg (z.B. durch die Frage: Was soll/wird in einem Jahr anders sein?). Im Audit sollten die Regeln einer auditförderlichen Kommunikation beachtet werden, indem z.B. offene Fragen gestellt werden, um möglichst viele Informationen zu erhalten. Geschlossene Fragen sind nur dann sinnvoll, um eine Entscheidung (z.B. erforderliche Verbesserungsmaßnahmen) zu treffen.

Audits bewerten, Bericht erstellen und Nutzen ermitteln

Zum Abschluss eines internen Audits gilt es Feststellungen zu treffen, wobei die Bewertung der Fragen stets offen formuliert und den Auditierten bekannt sein sollte:

Positive Beobachtungen (= Stärke),
Schwerwiegende bzw. kritische Abweichung (= Schwachpunkt),
Geringfügige Abweichung (= Trainingspunkt),
Verbesserungspotenziale (= Chance).

Auditoren sind konsequent in der Würdigung von Stärken und dem Festlegen von Verbesserungspotenzialen. Nur erkannte Verbesserungspotenziale bringen dem Unternehmen langfristigen Nutzen! Alle gewonnen Erkenntnisse gehen in den Auditbericht ein. Dieser wird dann an die Auditauftraggeber verteilt.

Wirksamkeit der Auditfolgemaßnahmen prüfen

Die Durchführung von Auditfolgemaßnahmen nach dem Audit muss überwacht und anhand von ZDF (Zahlen, Daten, Fakten) auf deren Veränderungseffekt hin untersucht werden. Erst wenn die Folgemaßnahmen die Wirksamkeitsprüfung durchlaufen haben, ist die Behebung der Nichtkonformität abgeschlossen.