Auditergebnisse präsentieren - Bewertung & Kommunikation

Die Präsentation Ihrer Auditergebnisse im Abschlussgespräch des Audits ist ein entscheidender Schritt, um die Ergebnisse Ihrer Prüfung effektiv zu kommunizieren. Die Art der Präsentation kann je nach Organisation und Auditor variieren. Stellen Sie sicher, dass die Präsentation den Bedürfnissen und Erwartungen Ihrer Zielgruppe entspricht. Eine professionelle Präsentation erfordert nicht nur Fachkenntnisse, sondern auch die Fähigkeit, diese Informationen effektiv zu vermitteln.

Denn ein professionelles Audit vor Ort kann durch einen unbedachten Auditabschluss und ein nicht durchdachtes Audit Abschlussgespräch schnell in turbulentes Fahrwasser gelangen. Deshalb stellen wir Ihnen einige wichtige Hinweise vor, die Sie dabei unterstützen, Auditergebnisse professionell zu präsentieren und zu kommunizieren und somit ein zielführendes Audit Abschlussgespräch sicherstellen.

So präsentieren Sie im Abschlussgespräch Auditergebnisse zielführend

Laut DIN EN ISO 19011 ist die letzte Aktivität im Vor-Ort-Audit das Abschlussgespräch. Das Audit Abschlussgespräch dient der Zusammenfassung des gesamten Audits durch die Auditoren im Kreise der Leitungsmitglieder der auditierten Bereiche bzw. Prozesse. Im Abschlussgespräch sind laut Norm die Auditergebnisse und die daraus resultierenden Auditschlussfolgerungen so zu präsentieren, dass diese von den auditierten Bereichen verstanden und bestätigt werden. Dies bedingt, dass ggf. vorhandene unterschiedliche Meinungen der Auditoren und der auditierten Bereiche in Bezug auf die Auditfeststellungen diskutiert und ausgeräumt werden. Kann hier kein Konsens gefunden werden, liegen die Ursachen häufig in einer

inkorrekten Bewertung der Auditfeststellungen, die zu falschen Schlussfolgerungen führt,
suboptimalen Präsentation und Kommunizieren der korrekten Ergebnisse, oder beides ist im Extremfall schief gelaufen.

Ein Konsens ist zwingende Voraussetzung, dass sich die Auditteilnehmer im Ergebnis auf einen Zeitrahmen für die Vorlage eines Maßnahmenplans einigen, um die entsprechenden Auditergebnisse zu behandeln.

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Stringenz bei der Bewertung von Auditsachverhalten

Die korrekte Bewertung der Auditergebnisse stellt für die meisten Auditoren die größte Herausforderung innerhalb des Auditprozesses dar. Eine inkorrekte Bewertung ist häufig auf eine mangelhafte Definition der Einstufungskriterien zurückzuführen. Nachfolgend finden Sie eine beispielhafte Definition:

Empfehlung
Anforderungen sind prinzipiell erfüllt, da die vollständige Planung und Durchführung der Aktivitäten nachgewiesen werden kann. Es besteht jedoch Potenzial zur Verbesserung der Wirksamkeit.

Nebenabweichung
Die Umsetzung der Normaspekte, Kundenforderungen oder gesetzlichen Anforderungen ist zum überwiegenden Teil erkennbar (ggf. Planungsdefizite), jedoch nicht durchgängig nachgewiesen (ggf. Umsetzungslücken).

Kritische Abweichung
Ein geforderter Normaspekt, eine umfangreiche Kundenforderung oder eine gesetzliche Anforderung blieb unberücksichtigt (fehlende Planung), bzw. ist komplett nicht erfüllt (fehlende Umsetzung). Viele vergleichbare Nebenabweichungen weisen ebenfalls auf eine fehlende Umsetzung und somit auf eine Hauptabweichung hin.

Auditergebnisse bewerten - Einstufungsbeispiele

So kommunizieren Sie Auditergebnisse und Schlussfolgerungen im Abschlussgespräch eindeutig

Wenn Sie Auditergebnisse präsentieren werden die Auditfeststellungen zusammenfassend an die auditierte Organisationseinheit sowie deren Leitungsmitglieder berichtet. Dabei sind Vertraulichkeit, Datenschutz und Mitbestimmungsrechte zu beachten. Ist die Hürde der richtigen Einstufung der Auditergebnisse genommen, wartet sofort die nicht minder anspruchsvolle Herausforderung, diese sachlich richtig und vor allem eindeutig zu präsentieren und zu kommunizieren. Dies gilt für die guten sowie die schlechten Nachrichten. Aber welchen Teil davon hört man gerne zuerst, die positiven oder die negativen Rückmeldungen? Welche Reihenfolge ist wirksamer? Studien zeigten, dass bei einem Feedback Verhaltensveränderungen eher stattfinden, wenn Sie das Positive anfangs und das Negative zum Schluss rückmelden. Für den Erfolg eines Audits ist nicht zuletzt der Nutzen entscheidend, den die auditierten Bereiche selbst aus den Auditergebnissen ziehen.

Wie kommunizieren Sie Abweichungen aus den Auditergebnissen sachlich?

Bei einer unprofessionellen Darstellung von Abweichungen kann es schnell passieren, dass eine Rechtfertigungstirade einsetzt und das Audit Abschlussgespräch aus dem Ruder läuft. Deshalb müssen Abweichungen mit verifizierbaren Nachweisen begründet und sachlich dargestellt werden. Ebenso sollten keine Schuldzuweisungen erfolgen, wenn Sie Ihre Auditergebnisse präsentieren! Wie würden Sie die nachfolgend formulierte Abweichung bewerten: „Die Mitarbeiter im Wareneingang haben unter Überschreitung ihrer Kompetenzen QM-Dokumente in unzulässiger Weise manipuliert“. Diese Formulierung ruft geradezu nach einer Richtigstellung! Um dies zu vermeiden, hat sich das nachfolgend dargestellte Format bewährt:

Erläutern: Worin liegt das Problem?
Klarstellen: Warum ist dies eine Abweichung?
Ergänzen: Wo wurde dies festgestellt?

In dieser Weise formulierte Abweichungen als Auditergebnisse konzentrieren sich ausschließlich auf den Sachverhalt und stellen keinen persönlichen Wertmaßstab des Auditors dar.

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Wie formulieren Sie Empfehlungen im Abschlussgespräch?

Die Umsetzung von gutgemeinten Empfehlungen scheitert häufig daran, dass Auditoren die Problemlösung bereits in die Empfehlung hineinformulieren, wenn Sie die Auditergebnisse präsentieren. Nehmen wir wieder ein Beispiel für eine Empfehlung im Zusammenhang mit der Lenkung von Dokumenten: „Empfänger von QM-Dokumenten sollten deren Empfang handschriftlich auf einer Liste bestätigen“. Der Auditor hat hier anscheinend den Bedarf erkannt, den Prozess der Dokumentenverteilung abzusichern. Dies ist prinzipiell plausibel, jedoch schränkt diese Empfehlung den Handlungsfreiraum des auditierten Bereiches zu sehr ein. Eine bessere Alternative könnte lauten: „Die Organisation sollte Maßnahmen ergreifen, die sicherstellen, dass der Empfang von QM-Dokumenten nachvollziehbar ist.“

Wie sieht eine beispielhafte Agenda eines internen Audit Abschlussgesprächs aus?

Ihr Audit-Abschlussgespräch zur Präsentation Ihrer Auditergebnisse könnte folgendermaßen gestaltet sein:

Dank an den auditierten Bereich für die konstruktive Umsetzung des Audits und die Unterstützung.
Hinweis auf den Umfang des Audits (Bereiche, Prozesse, Ausschlüsse, …).
Hinweis, dass die folgende Bewertung auf der getroffenen Auswahl an Stichproben basiert.
Kriterien der Einstufung von Auditfeststellungen erläutern
Detaillierte Darstellung der positiven Auditfeststellungen. d.h. Stärken des Managementsystems.
Detaillierte Angaben über Abweichungen bzw. erkanntes Verbesserungspotenzial.
Zusammenfassung des Audits mit dem Resümee, dass die Erkenntnis der Abweichungen einen positiven Effekt auf die stetige Verbesserung hat: Erläuterung des weiteren Vorgehens, Vereinbarung des Zeitrahmens zur Umsetzung der Maßnahmen, Information über die Wahrung der Vertraulichkeit.