Was ist ein Audit - Definition, Arten & Ablauf
Ein Audit ist weit mehr als nur eine formale Überprüfung – es ist ein zentrales Instrument, um Qualität, Transparenz und kontinuierliche Verbesserung in Unternehmen sicherzustellen. Im Mittelpunkt steht dabei immer der Vergleich zwischen Anspruch und Wirklichkeit: Wird das, was in Normen, Richtlinien oder internen Vorgaben definiert ist, im Arbeitsalltag tatsächlich umgesetzt?
Dieser Fachartikel der VOREST AG basiert auf langjähriger Praxiserfahrung aus zahlreichen Schulungen, Audits und QM-Einführungsprojekten im Qualitätsmanagement.
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Wie lautet die Definition von Audit?
Ein Audit ist eine systematische und unabhängige Überprüfung, bei der beurteilt wird, ob Prozesse, Systeme oder Organisationen festgelegte Standards, Richtlinien oder Anforderungen erfüllen. Ziel eines Audits ist es, die Auditkriterien objektiv zu prüfen, die Auditziele zu erreichen und die Konformität von Vorgaben sowie die Wirksamkeit der geprüften Bereiche zu bewerten.
Das Wort Audit stammt aus dem Lateinischen audire und bedeutet „hören“ oder „zuhören“. Heute steht esfür einstrukturiertes Bewertungsverfahren, das von qualifizierten Auditoren oder unabhängigen Prüfern durchgeführt wird. Diese analysieren Informationen, führen Gespräche mit Verantwortlichen und bewerten Nachweise, um eine objektive Beurteilung zu ermöglichen.
Die Ergebnisse des Audits werden in einem Auditbericht dokumentiert. Dieser enthält Feststellungen, Empfehlungen und gegebenenfalls Maßnahmen zur Verbesserung von Prozessen, Systemen oder Organisationsstrukturen. Ein professionell durchgeführtes Audit trägt somit zur Transparenz, Vertrauensbildung und kontinuierlichen Verbesserung in Unternehmen bei.
Ein Qualitätsmanagement Audit bewertet das Qualitätsmanagementsystem (QMS) einer Organisation. Dabei wird überprüft, ob das System wirksam umgesetzt und aufrechterhalten wird, um die festgelegten Qualitätsziele zu erreichen. Das Audit hilft Unternehmen, Schwachstellen zu erkennen, Prozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass Produkte und Dienstleistungen den Qualitätsstandards der ISO 9001 entsprechen.
Video: Der Begriff Audit einfach erklärt
In diesem Video der VOREST AG erhalten Sie einen Überblick darüber, was ein Audit ist, woher der Begriff stammt und welche Bedeutung Audits im Unternehmenskontext haben. Außerdem erfahren Sie, warum Audits einen strukturierten und systematischen Ablauf folgen und welchen Zweck sie für Organisationen erfüllen.
Inhalte des Videos:
- Was ist ein Audit – Begriffsdefinition
- Herkunft des Begriffs Audit
- Audit Definition nach ISO 9000
- Systematischer Ablauf nach dem PDCA-Zyklus
- Unabhängigkeit des Auditors
- Dokumentierter Prozess
- Auditnachweise
- Objektive Auswertung
- Auditkriterien
- Zweck eines Audits
Welche Auditarten und Auditformen gibt es?
Audits können sich in ihrem Zweck, Umfang und Betrachtungsgegenstand unterscheiden. Man unterscheidet Auditarten nach der Ursache (planmäßiges oder außerplanmäßiges Audit), nach der durchführenden Stelle (internes oder externes Audit) und nach dem Auditgegenstand (Systemaudit, Prozessaudit, Produktaudit, Compliance Audit). Im Folgenden werden zunächst die wichtigsten Auditformen und dann die Auditarten erläutert.
Was ist ein Systemaudit?
Ein Systemaudit ist eine Form des Audits, bei der die Wirksamkeit, Leistungsfähigkeit sowie die Konformität eines gesamten Systems bewertet wird. Dabei wird geprüft, ob die im Auditprogramm festgelegten Auditkriterien erfüllt und die für das Audit erforderlichen objektiven Nachweise erlangt und dokumentiert sind, um zu einem nachvollziehbaren Auditergebnis zu kommen. Das überprüfte System kann ein Managementsystem, ein Informationssicherheitssystem, ein Qualitätsmanagementsystem oder ein anderes in der Organisation implementiertes System sein.
Im Rahmen eines Systemaudits bewertet der Auditor verschiedene Aspekte des Managementsystems:
- Dokumentation und Nachweise: Prüfung von Richtlinien, Verfahren, Arbeitsanweisungen und Formularen.
- Prozesse und Umsetzung: Bewertung, ob Prozesse effektiv, effizient und normkonform umgesetzt werden.
- Verantwortlichkeiten und Kommunikation: Analyse, ob Rollen, Zuständigkeiten und Informationswege klar geregelt sind.
- Überwachung und Messung: Kontrolle der Wirksamkeit durch Kennzahlen, interne Audits oder Managementbewertungen.
Am Ende des Audits werden die Ergebnisse in einem Auditbericht dokumentiert. Dieser enthält Feststellungen, Abweichungen und Empfehlungen, die das Management als Grundlage für Verbesserungsmaßnahmen nutzen kann.
Ein Systemaudit kann sowohl als internes Audit durch Mitarbeitende des Unternehmens als auch als externes Audit durch unabhängige Prüfer durchgeführt werden.
Was ist ein Prozessaudit?
Ein Prozessaudit ist eine Auditart, die sich gezielt auf die Überprüfung und Bewertung einzelner Prozesse innerhalb einer Organisation konzentriert. Es zielt darauf ab, die Effektivität, Effizienz und Konformität der Prozesse mit den festgelegten Standards, Richtlinien und Anforderungen zu bewerten.
Das Prozessaudit fokussiert sich auf spezifische Abläufe wie etwa Produktions-, Vertriebs- oder Serviceprozesse. Ziel ist es, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale in der Prozesskette aufzudecken. Auditoren nutzen dabei Auditmethoden wie Interviews, Beobachtungen und Stichproben, um die Prozessleistung und Prozesskennzahlen objektiv zu bewerten.
Was ist ein Produktaudit?
Ein Produktaudit ist eine Auditart, bei der ein Produkt oder eine Dienstleistung gezielt überprüft wird, um festzustellen, ob sie den vorgegebenen Qualitätsstandards, Spezifikationen und Kundenanforderungen entspricht. Im Rahmen eines Produktaudits werden verschiedene Aspekte eines Produkts oder einer Dienstleistung überprüft, darunter Produktspezifikationen, Qualitätskontrollprozesse, Konformität mit Standards und Kundenanforderungen. Dabei wird auch die zugehörige Dokumentation sowie die Aufzeichnungen zum Produkt geprüft.
Ein Produktaudit kann dabei ebenfalls intern oder extern durchgeführt werden. Es kann vor der Markteinführung eines neuen Produkts, während des Produktionsprozesses oder nach der Auslieferung erfolgen. Die Ergebnisse des Produktaudits dokumentiert der Auditor in der Regel in einem Auditbericht, der die Feststellungen, Empfehlungen und mögliche Korrekturmaßnahmen enthält.
Was ist ein Compliance-Audit?
Ein Compliance Audit ist eine Form des Audits, die darauf abzielt, die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, Richtlinien und internen Unternehmensstandards zu überprüfen. Dabei wird bewertet, ob eine Organisation alle rechtlichen, regulatorischen und internen Anforderungen erfüllt und ob interne Richtlinien und Verfahren wirksam umgesetzt sind.
Im Rahmen eines Compliance Audits werden unter anderem folgende Aspekte überprüft:
- Dokumentation und Aufzeichnungen zu relevanten Vorschriften und Maßnahmen,
- das Risikomanagement und die Bewertung von Compliance-Risiken,
- sowie die Durchführung und Wirksamkeit von Schulungen im Bereich Compliance.
Die Ergebnisse werden in einem Auditbericht festgehalten, der Feststellungen, Empfehlungen und mögliche Korrekturmaßnahmen enthält. Das Management nutzt diesen Bericht, um Compliance-Lücken zu schließen, Risikobereiche zu minimieren und die Einhaltung rechtlicher Anforderungen langfristig sicherzustellen.
Video: Wonach werden Auditarten und -formen unterschieden?
In diesem Video erfahren Sie nach welchen Kriterien verschiedene Auditformen unterschieden werden. Wir erklären Ihnen, wie Audits nach Ursache, ausführender Stelle und Auditgegenstand unterschieden werden und welchen Einfluss der Reifegrad eines Managementsystems auf die Art und Häufigkeit interner Audits hat.
Inhalte des Videos:
- Auditformen bezogen auf die Ursache - planmäßiges und außerplanmäßiges Audit
- Auditformen bezogen auf die ausführende Stelle - internes und externes Audit
- Auditformen bezogen auf den Auditgegenstand - Produktaudit, Prozessaudit und Systemaudit
- Anteil der Auditformen am internen Audit relativ zum Reifegrad des Managementsystems
Internes vs. externes Audit - Unterschiede einfach erklärt
Die Unterschiede zwischen den Auditarten liegen hauptsächlich in der Durchführung (intern, externe Organisation) und dem Zweck (interne Kontrolle, Lieferantenbewertung, Zertifizierung). Die Auswahl der Auditart hängt von den spezifischen Anforderungen, Zielen und Vereinbarungen einer Organisation ab.
Internes Audit (First Party Audit)
Ein First Party Audit, auch internes Audit genannt, wird von Mitarbeitern der eigenen Organisation oder einem internen Auditteam durchgeführt. Es dient der Überprüfung und Bewertung, ob das Qualitätsmanagementsystem die festgelegten Normanforderungen und internen Richtlinien erfüllt. Das interne Audit ist ein zentrales Instrument im Qualitätsmanagement nach ISO 9001. Es hilft dabei, interne Kontrollen zu bewerten, Schwachstellen zu identifizieren sowie Verbesserungspotenziale aufzuzeigen. Ziel ist es, die Wirksamkeit und Effizienz des Managementsystems kontinuierlich zu steigern. Die Ergebnisse werden intern dokumentiert und dienen der Ableitung korrigierender und vorbeugender Maßnahmen.
Externes Audit (Second Party Audit)
Ein externes Audit wird von einer externen Organisation mit direkter Geschäftsbeziehung (Kunde, Lieferant) zur geprüften Organisation durchgeführt. Ziel ist es, dass die geprüfte Organisation die vereinbarten Qualitätsanforderungen und Vertragsbedingungen erfüllt. Zudem hilft es Unternehmen, die Zuverlässigkeit und Qualität ihrer Geschäftspartner objektiv zu beurteilen und Risiken in der Lieferkette zu minimieren. Die Ergebnisse können zur Bewertung der Eignung eines Lieferanten für eine Zusammenarbeit herangezogen werden und dienen als Grundlage für Verbesserungsmaßnahmen.
Zertifizierungsaudit (Third Party Audit)
Ein Third Party Audit ist ebenfalls ein externes Audit, das von einer unabhängigen Organisation durchgeführt wird die keine direkte Geschäftsbeziehung zur geprüften Organisation hat. In der Regel übernehmen akkreditierte Zertifizierungsstellen oder unabhängige Auditoren diese Aufgabe. Ziel des Third Party Audits ist es, die Konformität eines Managementsystems mit den relevanten Normanforderungen objektiv zu überprüfen. Dieses Audit bildet die Grundlage für die offizielle Zertifizierung des Managementsystems und dient als Nachweis der Einhaltung internationaler Standards. Die Ergebnisse des Third Party Audits werden in einem Auditbericht dokumentiert. Dieser Bericht dient nicht nur als Grundlage für die Zertifizierung, sondern kann auch zur Kommunikation gegenüber Kunden oder Behörden genutzt werden.
Wie ist der Ablauf eines Audits?
Der Auditprozess besteht aus mehreren Auditphasen: Auditvorbereitung, Auditdurchführung, Bewertung und Nachverfolgung. Diese Struktur entspricht den Vorgaben der ISO 19011 und sorgt für einen transparenten und reproduzierbaren Auditablauf. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die typischen Phasen eines Audits:
- Vorbereitung
In der Vorbereitungsphase plant der Auditor das Audit im Detail. Dazu gehören die Festlegung von Ziel, Umfang und Kriterien, die Erstellung des Auditplans sowie die Auswahl des Auditteams. Häufig finden bereits Vorgespräche mit der zu auditierenden Organisation statt, um Informationen zu sammeln und den Auditprozess zu erklären. - Ankündigung und Terminplanung:
Das zu prüfende Unternehmen wird über den Audittermin informiert. Der Auditor erstellt einen Terminplan, der den Zeitrahmen für das Audit festlegt, einschließlich geplanter Aktivitäten und Interviews. - Einführungsbesprechung:
Das Audit beginnt mit einer Einführungsbesprechung. Die Auditoren stellen sich vor, erläutern Ziele, Umfang und Vorgehensweise des Audits und klären offene Fragen mit den Beteiligten. - Datensammlung:
In dieser Phase werden Nachweise, Dokumente und Informationen gesammelt. Auditoren prüfen Prozesse, Aufzeichnungen und Systeme, führen Mitarbeiterinterviews durch und beobachten Tätigkeiten vor Ort. Die Auditoren bewerten die Konformität der zu prüfenden Aspekte mit den festgelegten Standards oder Anforderungen. - Analyse und Bewertung:
Die Auditoren analysieren und bewerten die gesammelten Daten und Informationen, um Stärken, Schwächen sowie mögliche Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Abweichungen ermitteln und dokumentieren sie ebenfalls. - Kommunikation der Ergebnisse:
Die Ergebnisse werden in einem Auditbericht dokumentiert. Dieser enthält die Feststellungen, Empfehlungen und Maßnahmen zur Behebung von identifizierten Problemen oder Schwachstellen. Der Bericht wird dem zu prüfenden Unternehmen präsentiert und diskutiert. - Folgemaßnahmen:
Das Unternehmen ist anschließend für die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen verantwortlich. Es werden Korrekturmaßnahmen ergriffen, um die identifizierten Probleme zu beheben und zukünftige Vorfälle zu vermeiden. - Folgeaudits:
In regelmäßigen Abständen können Folgeaudits durchgeführt werden, um die Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen zu überprüfen und sicherzustellen, dass die festgestellten Probleme behoben wurden.
Video: Der Audit Ablauf nach ISO 19011 im Überblick
Dieses YouTube-Video der VOREST AG bietet Ihnen einen Überblick über die wesentlichen Schritte des Ablaufs eines Audits. Dabei werden die Phasen Planung, Durchführung und Nachbereitung anhand des PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act) eingeordnet und verständlich erklärt.
Sie erfahren, welche Schritte typischerweise durchlaufen werden: vom Auditprogramm, über das Eröffnungsgespräch, die Dokumentation von Feststellungen bis hin zu Abschlussgespräch, der Erstellung des Auditberichts sowie der Ableitung von Korrekturmaßnahmen.
Inhalte des Videos:
- Überblick über den Ablauf eines Audits nach ISO 19011
- Auditkreislauf nach dem PDCA-Zyklus
- Planung, Umsetzung und Nachbereitung
- Umgang mit Abweichungen: Übergabe von Feststellungen und Besprechung im Abschlussgespräch
- Bewertung der Wirksamkeit: Kontrolle, ob die umgesetzten Maßnahmen greifen
- Managementbewertung: Durchführung des Managementreviews
- Beteiligte im Auditprozess: Rollen von internem Auditor, Managementbeauftragtem und oberster Leitung
Wozu dient die ISO 19011?
Die ISO 19011 ist eine internationale Norm und bietet einen Leitfaden für Auditoren zur Planung und Durchführung von Audits. Sie beschreibt zentrale Auditprinzipien, Anforderungen an die Auditorenkompetenz und die Auditprogrammplanung für Managementsysteme. Ziel der Norm ist es, Organisationen bei der effektiven und einheitlichen Durchführung interner und externer Audits zu unterstützen. Sie richtet sich sowohl an Auditoren und Auditteams als auch an Organisationen, die Audits durchführen oder durchführen lassen.
Inhalte und Grundsätze der ISO 19011
Die ISO 19011 legt zentrale Grundsätze und praxisorientierte Inhalte für Audits von Managementsystemen fest. Auditoren sollen bei ihrer Arbeit insbesondere auf Unabhängigkeit und Objektivität achten, die Vertraulichkeit der Auditinformationen wahren sowie Audits systematisch planen, durchführen und nachvollziehbar bewerten.
Darüber hinaus beschreibt die Norm wesentliche Aspekte wie die Auswahl geeigneter Auditoren, die Festlegung von Auditumfang und -zielen, die Kommunikation während des Audits sowie die strukturierte Berichterstattung und Dokumentation der Ergebnisse.
Nutzen der ISO 19011 für Unternehmen
Durch die Anwendung der ISO 19011 können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Audits strukturiert, objektiv und wirksam durchgeführt werden. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Nichtkonformitäten und Verbesserungspotenziale frühzeitig zu erkennen und die Leistungsfähigkeit ihrer Managementsysteme kontinuierlich zu verbessern.
Bedeutung des Audits im Qualitätsmanagement
Im Qualitätsmanagement spielt das Audit eine zentrale Rolle. Dabei handelt es sich um eine systematische Überprüfung des Qualitätsmanagementsystems (QMS), mit der sichergestellt werden soll, dass es den festgelegten Qualitätsstandards, Richtlinien und Vorgaben entspricht. Ein QM-Audit bewertet die Wirksamkeit und Effizienz des Qualitätsmanagementsystems (QMS) gemäß den Anforderungen der ISO 9001. Es liefert die Grundlage zur Sicherstellung der Qualitätsziele, zur Prozessverbesserung und zur kontinuierlichen Verbesserung nach dem PDCA-Zyklus.
Interne und externe QM-Audits
Durch regelmäßige interne Audits können Unternehmen ihre Qualitätssicherungsprozesse überwachen und sicherstellen, dass sie die internen und normativen Anforderungen erfüllen. Externe Audits, die von unabhängigen Zertifizierungsstellen durchgeführt werden, bieten darüber hinaus eine objektive Beurteilung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems. QM-Audits sind insbesondere für Unternehmen wichtig, die nach Qualitätsstandards wie ISO 9001 zertifiziert sind oder sein möchten. Eine Zertifizierung nach diesen Standards ist oft eine Voraussetzung, um das Vertrauen von Kunden, Geschäftspartnern und Interessengruppen zu gewinnen und Wettbewerbsvorteile zu erlangen.
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Was ist ein Audit einfach erklärt?
Ein Audit ist eine systematische Überprüfung, mit der beurteilt wird, ob Prozesse, Produkte oder Managementsysteme festgelegten Anforderungen, Normen oder Richtlinien entsprechen.
Wozu dient ein Audit in Unternehmen?
Ein Audit hilft Unternehmen, ihre Prozesse und Systeme zu verbessern und sicherzustellen, dass Vorgaben, Standards und gesetzliche Anforderungen eingehalten werden.
Welche verschiedenen Auditarten gibt es?
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen Systemaudit, Prozessaudit, Produktaudit und Compliance Audit. Zudem wird nach der Ursache (planmäßig oder außerplanmäßig) und der durchführenden Stelle (intern, extern oder Zertifizierungsstelle) unterschieden.
Worin unterscheiden sich die vier Auditarten?
Die vier Hauptarten von Audits sind das Systemaudit, Prozessaudit, Produktaudit und Compliance Audit.
- Das Systemaudit bewertet das gesamte Managementsystem, z. B. nach ISO 9001.
- Das Prozessaudit prüft einzelne Abläufe auf Effizienz und Wirksamkeit.
- Das Produktaudit kontrolliert, ob Produkte oder Dienstleistungen Qualitätsanforderungen erfüllen.
- Das Compliance Audit stellt sicher, dass Gesetze, Normen und interne Richtlinien eingehalten werden.
Was ist der Unterschied zwischen internem, externem und Zertifizierungsaudit?
Ein internes Audit (First Party) wird vom Unternehmen selbst durchgeführt.
Ein externes Audit (Second Party) erfolgt durch Kunden oder Lieferanten.
Ein Zertifizierungsaudit (Third Party) wird von einer unabhängigen Zertifizierungsstelle durchgeführt, um die Konformität mit Normen wie ISO 9001 offiziell zu bestätigen.
Wie läuft ein Audit Schritt für Schritt ab?
Ein Audit verläuft in mehreren Phasen:
Vorbereitung und Planung, Einführungsbesprechung, Datensammlung und Bewertung, Abschlussbesprechung sowie Bericht und Folgemaßnahmen mit späteren Folgeaudits.
Welche Bedeutung hat die ISO 9001 für Audits?
Die ISO 9001 ist die international anerkannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Sie legt die Anforderungen fest, die in Audits überprüft werden, um sicherzustellen, dass Unternehmen Qualität, Kundenzufriedenheit und Prozesssicherheit gewährleisten.
Was ist der Unterschied zwischen ISO 9001 und ISO 19011?
Die ISO 9001 definiert Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem, während die ISO 19011 einen Leitfaden für die Durchführung von Audits bietet. Kurz gesagt: ISO 9001 beschreibt was geprüft wird, ISO 19011 beschreibt wie Audits geprüft werden.
Welche Ausbildung ist für einen Auditor erforderlich?
Für die Durchführung von internen Audits nach ISO 9001 ist eine Ausbildung zum internen Auditor ISO 9001 notwendig. Wenn man hingegen externe Audits durchführen möchte, ist eine Lead Auditor ISO 9001 Ausbildung erforderlich.
Herausgeber: VOREST AG
Die Inhalte dieser Seite wurden vom Redaktionsteam der VOREST AG erstellt. Das Redaktionsteam besteht aus erfahrenen Trainern und Beratern für ISO-Managementsysteme und internationale Standards.
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