Welche Aufgaben hat ein interner Auditor im internen Audit?- Anforderungen

Zu den typischen Protagonisten in einem Audit gehören die internen und externen Auditoren - lesen Sie nachfolgend mehr zu den Aufgaben, die ein interner Auditor innehat. Für ein internes Audit qualifiziert die Geschäftsführung (oder hat es bereits) einen oder mehrere Mitarbeiter für die Durchführung als interner Auditor bzw. interne Auditoren. In einem solchen internen Audit wird das Managementsystem vom Unternehmen selbst auf Wirksamkeit und Normkonformität überprüft – eine Art Selbstprüfung die zu den Aufgaben als interner Auditor zählt. Zum Auditprozess gehören dabei die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Der Prozess eines Audits ist somit nicht nur auf die eigentliche Durchführung des internen Audits beschränkt, sondern geht darüber hinaus.

Auch die Planung, sowie die Analyse des Audits fallen in den Aufgabenbereich des internen Auditors. Die einzelnen Phasen und Schritte des Auditprozesses orientieren sich dabei an den vier Phasen Plan, Do, Check und Act des PDCA-Zyklus. Nachfolgend zeigen wir Ihnen die einzelnen Phasen des Auditregelkreises auf und erläutern, welche Aufgabe dabei jeweils auf den internen Auditor zukommt. Zusätzlich erfahren Sie mehr zu den Anforderungen, die ein interner Auditor zur Erfüllung der Aufgaben mitbringen sollte.

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Was sind die Aufgaben des internen Auditors ISO 9001 im internen Audit? - Die Planungsphase

Die Planungsphase findet vor dem eigentlichen internen Audit statt. Der erste Schritt also aus den Aufgaben als interner Auditor besteht aus der Planung des Audits. Zuerst wird festgelegt, mit welcher Zielsetzung das Audit durchgeführt werden soll - bei einem Prozessaudit könnte das z.B. die Verringerung von Verschwendung und Verbesserung der Rüstzeiten sein. Beim ISO 9001 Audit die Überprüfung der Erfüllung der Normforderungen. Zudem werden neben den Zielen auch Umfang und Zeitraum des internen Audits festgelegt. Dabei identifiziert der interne Auditor die relevanten Prozesse und Bereiche, die einer Prüfung unterzogen werden sollen, basierend auf der Struktur des Qualitätsmanagementsystems.

Im Anschluss folgt nun die Zusammenstellung des Audit-Teams. Oft gibt es im Audit-Team eine Separierung in Lead- und Co-Auditor. Die beiden Auditoren sollten sich in ihren Fähigkeiten sinnvoll gegenseitig ergänzen. In der Planungsphase werden nun noch der Auditplan sowie die Auditcheckliste erstellt, die das Vorgehen in der Durchführungsphase vorgeben.

Ihre Aufgaben als interner Auditor - Erstellung eines Auditplans

Nach der Festlegung des Ziels des Audits und der entsprechenden Rollenverteilung im Audit, können Sie nun einen Auditplan erstellen. Dieser Plan stellt eine Art Agenda dar und strukturiert das Audit. Die Erstellung des Auditplans ist ein Teil der Aufgaben als interner Auditor. Haben Sie Ihr Audit beispielsweise von 9 bis 17 Uhr angesetzt, halten Sie im Auditplan fest, zu welchen Uhrzeiten bestimmte Themen mit den verantwortlichen Personen angesprochen werden. In diesem Plan notieren Sie, welche Aspekte des Managementsystems Sie genau betrachten möchten. Dies können beispielsweise verschiedene Checklisten oder Prozessabläufe sein. Während der Erstellung des Auditplans führt der Auditor zunächst eine Art Dokumentenprüfung durch und analysiert die vorhanden Dokumente nach Relevanz für die zu auditierenden Abteilungen und Prozesse. Auch die Ergebnisse des letzten externen oder internen Audits werden hierbei mit einbezogen.

Erstellung der Auditcheckliste

Als interner Auditor erstellen Sie ebenfalls vor dem Audit eine Auditcheckliste. Hierbei handelt es sich um eine Art Fragenkatalog mit vorformulierten Auditfragen, mit der Sie die Erfüllung der Normanforderungen der DIN EN ISO 9001 überprüfen. Mit der Checkliste hat der interne Auditor jederzeit eine Orientierungshilfe für seine Aufgaben im internen Audit bezüglich der Auditfragen für die entsprechenden Abteilungen. Die Checkliste gibt allerdings nur einen Handlungsrahmen vor und ist kein verbindlich abzuarbeitendes Dokument. Der nächste Schritt der Planungsphase ist die Kontaktaufnahme mit dem zu auditierenden Bereich. Der Auditor muss sicherstellen, dass das Audit zum veranschlagten Termin auch reibungslos durchgeführt werden kann. Das nötige Personal muss vor Ort zur Verfügung stehen – hierbei sollten eventuelle Urlaubstage oder Krankheitsfälle berücksichtigt werden. Das Audit sollte mit dem Abteilungsleiter des zu überprüfenden Bereichs abgestimmt werden. Dazu gehört auch die Absprache, ob während des Audits z.B. Sicherheitskleidung getragen werden muss.

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Die Durchführungsphase - Wie wird ein Audit durchgeführt?

Das eigentliche Audit beginnt mit einem Eröffnungsgespräch, was ein wichtiger Bereich der Aufgaben als interner Auditor darstellt. Hier geht der interne Auditor zusammen mit den Verantwortlichen des zu auditierenden Bereichs den Auditplan durch und spricht kurz die einzelnen Schwerpunkte an. Während der einleitenden Eröffnungsbesprechung sollte der Auditor auch den ersten Eindruck überprüfen, welcher sich aus der vorab durchgeführten Dokumentenprüfung ergeben hat. Während des Audits versucht der Auditor Auditnachweise für die Konformität des Managementsystems zu sammeln. In diesem Schritt führt der interne Auditor das Audit durch, indem er Prozesse, Verfahren und Dokumentationen überprüft, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen der DIN EN ISO 9001 entsprechen. Er analysiert, wie gut das Qualitätsmanagementsystem implementiert wurde und wie effektiv es funktioniert. Er prüft dabei, ob die Prozesse angemessen dokumentiert sind, klare Verantwortlichkeiten festgelegt sind und die Ergebnisse der Prozesse den Qualitätsanforderungen genügen.

Hierbei spielt die entsprechende Norm als Auditkriterium eine wichtige Rolle und sollte stets als Referenz herangezogen werden. Auch Dokumente wie das aktuelle Managementreview-Protokoll oder der Auditbericht des vorangegangen Audits können als Referenz herangezogen werden.

Eine weitere Aufgabe während des Audits besteht darin, die Art und Weise zu auditieren, wie das QMS mit Risiken umgeht. Der interne Auditor prüft, ob Risiken erkannt, bewertet und angemessen minimiert werden, um die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen sicherzustellen. Ebenfalls können interne Auditoren Verbesserungspotenziale aufdecken. Dabei identifizieren sie Bereiche, in denen Prozesse verbessert oder bestehende Verfahren überarbeitet werden können, um eine gesteigerte Leistung zu erzielen. Im Zuge des internen Audits prüft der Auditor die internen Kontrollen im Qualitätsmanagementsystem, um sicherzustellen, dass sie dazu beitragen, Fehler und Abweichungen zu minimieren und die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen zu gewährleisten.

Video: Welche Aufgaben hat ein Auditor?

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Die Nachbereitungsphase – Was müssen Sie nach einem Audit machen?

Ist die Durchführung des eigentlichen Audits abgeschlossen, führt der Auditor zusammen mit den Mitarbeitern des auditierten Bereichs ein Abschlussgespräch durch. Hier präsentiert der Auditor zusammen mit seinem Co-Auditor (wenn vorhanden) ein kurzes Fazit zum durchgeführten Audit, sowie den gefundenen Konformitäten und Nichtkonformitäten. Die Verantwortlichen des auditierten Bereichs haben im Anschluss Sorge zu tragen, dass die Nichtkonformitäten mit entsprechenden Maßnahmen, Korrekturen oder Korrekturmaßnahmen behoben werden. Diese Maßnahmen müssen Sie nach der Implementierung auf Wirksamkeit überprüfen. Je nach Schwere der Abweichung wird die Wirksamkeitsüberprüfung entweder vom auditierten Bereich selbst oder vom Auditor überprüft. Erst nach diesem Schritt ist der Auditprozess abgeschlossen. Alle Ergebnisse des Audits werden schriftlich in einem Auditbericht fixiert. In diesem stehen die Ergebnisse der Prüfung, aufgedeckte Mängel, mögliche Verbesserungen und Empfehlungen für Maßnahmen zur Qualitätssteigerung enthält. Er kann als Grundlage für folgende Audits genutzt werden. Typischerweise wird auch der Qualitätsmanagementbeauftragte die Ergebnisse des Audits analysieren.

Welche Anforderungen muss ein interner Auditor erfüllen?

Ein interner Auditor benötigt eine breite Palette von Kompetenzen, um seine Aufgaben effektiv auszuführen. Diese Kompetenzen reichen von fachlichen Qualifikationen bis hin zu zwischenmenschlichen Fähigkeiten, die für die erfolgreiche Durchführung von Prüfungen und die Interaktion mit verschiedenen Stakeholdern erforderlich sind.

Fachliche Kenntnisse sind von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört ein gründliches Verständnis der relevanten Normen und Standards, die im Rahmen des Audits angewendet werden. Ebenso ist eine Vertrautheit mit den spezifischen Anforderungen und Praktiken der Branche von Vorteil. Zusätzlich sollte der interne Auditor ein tiefgehendes Wissen über die Geschäftsprozesse und -abläufe des Unternehmens haben, die einer Prüfung unterzogen werden. Analytische Fähigkeiten sind ebenfalls unerlässlich. Der Auditor muss Daten sammeln, analysieren und Unregelmäßigkeiten oder Muster identifizieren, die auf potenzielle Probleme oder Optimierungspotenziale hinweisen könnten. Eine Fähigkeit zur Risikobewertung ist besonders wichtig, um die Prüfungsaktivitäten auf die kritischen Bereiche zu konzentrieren.

Zusätzlich muss der interne Auditor klare und gut strukturierte Prüfungsberichte verfassen können und die Prüfungsergebnisse und Empfehlungen sowohl schriftlich als auch mündlich verständlich vermitteln. Aber auch zwischenmenschliche Fähigkeiten sind für eine erfolgreiche Zusammenarbeit von großer Bedeutung. Der Auditor muss effektive Interviews führen können, um Informationen von Mitarbeitern auf allen Ebenen des Unternehmens zu sammeln. Zudem sollte er Konflikte professionell lösen können und Empathie zeigen, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen. Unabhängigkeit und Objektivität sind ebenfalls grundlegend. Genaue Ergebnisse erhalten Sie nur durch eine unvoreingenommene und objektive Arbeit. Ethisches Handeln und Integrität sind dabei unerlässlich, um die Glaubwürdigkeit des Auditprozesses zu wahren.

Gute organisatorische und Zeitmanagement-Fähigkeiten helfen dem internen Auditor, den Auditprozess effizient zu planen und durchzuführen, wobei er den vorgegebenen Zeitrahmen einhält. Fortbildungs- und Lernbereitschaft sind ebenfalls wichtig, um das Wissen über aktuelle Normen, Technologien und bewährte Praktiken auf dem neuesten Stand zu halten und die berufliche Weiterentwicklung sicherzustellen.

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Lassen Sie sich in zwei Schritten zielgerichtet zum internen Auditor ausbilden und lernen Sie zuerst die Normgrundlagen kennen, danach wie Sie Ihr Audit im Unternehmen vorbereiten, durchführen und nachbereiten.

Ein internes Audit ist immer ein Chance, Verbesserungspotenziale aufzudecken, um z.B. Doppelarbeit oder Verschwendung zu verhindern. Entdeckt ein Auditor einen Best Practice, so sollte diese Information geteilt werden und auch in anderen Abteilungen oder Standorten Anwendung finden. Generell kann der interne Auditor als eine Art kleiner Unternehmensberater angesehen werden und kann oft noch mehr leisten als ein externer Auditor. Bei uns lernen Sie alles, was hierfür notwendig ist.