Zu den typischen Protagonisten in einem Audit gehören die internen und externen Auditoren - lesen Sie nachfolgend mehr zu den Aufgaben, die ein interner Auditor innehat. Für ein internes Audit qualifiziert die Geschäftsführung (oder hat es bereits) einen oder mehrere Mitarbeiter für die Durchführung als interner Auditor bzw. interne Auditoren. In einem solchen internen Audit wird das Managementsystem vom Unternehmen selbst auf Wirksamkeit und Normkonformität überprüft – eine Art Selbstprüfung die zu den Aufgaben als interner Auditor zählt. Zum Auditprozess gehören dabei die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Der Prozess eines Audits ist somit nicht nur auf die eigentliche Durchführung des internen Audits beschränkt, sondern geht darüber hinaus. Auch die Planung, sowie die Analyse des Audits fallen in den Aufgabenbereich des internen Auditors. Die einzelnen Phasen und Schritte des Auditprozesses orientieren sich dabei an den vier Phasen Plan, Do, Check und Act des PDCA-Zyklus.
Die Planungsphase – Wie bereite ich ein Audit vor?
Die Planungsphase findet vor dem eigentlichen internen Audit statt. Der erste Schritt also aus den Aufgaben als interner Auditor besteht aus der Planung eines Auditziels. Hier wird festgelegt, mit welcher Zielsetzung das Audit durchgeführt werden soll - bei einem Prozessaudit könnte das z.B. die Verringerung von Verschwendung und Verbesserung der Rüstzeiten sein. Im Anschluss folgt nun die Zusammenstellung des Audit-Teams. Oft gibt es im Audit-Team eine Separierung in Lead- und Co-Auditor. Die beiden Auditoren sollten sich in ihren Fähigkeiten sinnvoll gegenseitig ergänzen.
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Ihre Aufgaben als interner Auditor - Erstellung eines Auditplans
Nach der Festlegung des Ziels des Audits und der entsprechenden Rollenverteilung im Audit, können Sie nun einen Auditplan erstellen. Dieser Plan stellt eine Art Agenda dar und strukturiert das Audit. Die Erstellung des Auditplans ist ein Teil der Aufgaben als interner Auditor. Haben Sie Ihr Audit beispielsweise von 9 bis 17 Uhr angesetzt, halten Sie im Auditplan fest, zu welchen Uhrzeiten bestimmte Themen mit den verantwortlichen Personen angesprochen werden. In diesem Plan notieren Sie, welche Aspekte des Managementsystems Sie genau betrachten möchten. Dies können beispielsweise verschiedene Checklisten oder Prozessabläufe sein. Während der Erstellung des Auditplans führt der Auditor zunächst eine Art Dokumentenprüfung durch und analysiert die vorhanden Dokumente nach Relevanz für die zu auditierenden Abteilungen und Prozesse. Auch die Ergebnisse des letzten externen oder internen Audits werden hierbei mit einbezogen.
Erstellung der Auditcheckliste
Als interner Auditor erstellen Sie ebenfalls vor dem Audit eine Auditcheckliste. Hierbei handelt es sich um eine Art Fragenkatalog mit vorformulierten Auditfragen. Mit der Checkliste hat der interne Auditor jederzeit eine Orientierungshilfe für seine Aufgaben im internen Audit bezüglich der Auditfragen für die entsprechenden Abteilungen. Die Checkliste gibt allerdings nur einen Handlungsrahmen vor und ist kein verbindlich abzuarbeitendes Dokument. Der nächste Schritt der Planungsphase ist die Kontaktaufnahme mit dem zu auditierenden Bereich. Der Auditor muss sicherstellen, dass das Audit zum veranschlagten Termin auch reibungslos durchgeführt werden kann. Das nötige Personal muss vor Ort zur Verfügung stehen – hierbei sollten eventuelle Urlaubstage oder Krankheitsfälle berücksichtigt werden. Das Audit sollte mit dem Abteilungsleiter des zu überprüfenden Bereichs abgestimmt werden. Dazu gehört auch die Absprache, ob während des Audits z.B. Sicherheitskleidung getragen werden muss.
Die Durchführungsphase - Wie wird ein Audit durchgeführt?
Das eigentliche Audit beginnt mit einem Eröffnungsgespräch, was ein wichtiger Bereich der Aufgaben als interner Auditor darstellt. Hier geht der interne Auditor zusammen mit den Verantwortlichen des zu auditierenden Bereichs den Auditplan durch und spricht kurz die einzelnen Schwerpunkte an. Während der einleitenden Besprechung sollte der Auditor auch den ersten Eindruck überprüfen, welcher sich aus der vorab durchgeführten Dokumentenprüfung ergeben hat. Während des Audits versucht der Auditor Auditnachweise für die Konformität des Managementsystems zu sammeln. Hierbei spielt die entsprechende Norm als Auditkriterium eine wichtige Rolle und sollte stets als Referenz herangezogen werden. Auch Dokumente wie das aktuelle Managementreview-Protokoll oder der Auditbericht des vorangegangen Audits können als Referenz herangezogen werden.
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Die Nachbereitungsphase – Was müssen Sie nach einem Audit machen?
Ist die Durchführung des eigentlichen Audits abgeschlossen, führt der Auditor zusammen mit den Mitarbeitern des auditierten Bereichs ein Abschlussgespräch durch. Hier präsentiert der Auditor zusammen mit seinem Co-Auditor (wenn vorhanden) ein kurzes Fazit zum durchgeführten Audit, sowie den gefundenen Konformitäten und Nichtkonformitäten. Die Verantwortlichen des auditierten Bereichs haben im Anschluss Sorge zu tragen, dass die Nichtkonformitäten mit entsprechenden Maßnahmen, Korrekturen oder Korrekturmaßnahmen behoben werden. Diese Maßnahmen müssen SIe nach der Implementierung auf Wirksamkeit überprüfen. Je nach Schwere der Abweichung wird die Wirksamkeitsüberprüfung entweder vom auditierten Bereich selbst oder vom Auditor überprüft. Erst nach diesem Schritt ist der Auditprozess abgeschlossen. Alle Ergebnisse des Audits werden schriftlich in einem Auditbericht fixiert. Dieser kann als Grundlage für folgende Audits genutzt werden. Typischerweise wird auch der Qualitätsmanagementbeauftragte die Ergebnisse des Audits analysieren.
Welche Kompetenzen benötigt ein interner Auditor zur Erfüllung seiner Aufgaben? Ihre Interner Auditor Schulung
Neben der eigentlichen Durchführung des internen Audits gehören auch Soft Skills zu den Aufgaben als interner Auditor. Er muss Kontakt und Nähe zu den entsprechenden Personen aus den auditierten Bereichen schaffen. Deshalb sollten Sie als interner Auditor neben umfangreichen Normkenntnissen und Wissen über die Prozesse im Unternehmen zusätzlich über eine Ausbildung im Bereich der Kommunikation verfügen. Dazu gehört umfangreiches Wissen über die verschiedenen Wege der Kommunikation, Fragetechniken und Auditmethoden.
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Ein interner Auditor muss jeder Zeit in der Lage sein, Killerphrasen zu umgehen und das Gespräch in die gewünschte Richtung zu lenken. Da der interne Auditor selbst eine Person aus dem zu überprüfenden Unternehmen ist, muss eine gewisse Unabhängigkeit aufrechterhalten werden. Aus diesem Grund sollte auch nicht der eigene Bereich des Auditors von ihm selbst überprüft werden. Neben der eigentlichen Suche nach Nichtkonformitäten und Abweichungen sollte ein guter Auditor auch nach Potenzialen suchen. Ein internes Audit ist immer ein Chance, Verbesserungspotenziale aufzudecken, um z.B. Doppelarbeit oder Verschwendung zu verhindern. Entdeckt ein Auditor einen Best Practice, so sollte diese Information geteilt werden und auch in anderen Abteilungen oder Standorten Anwendung finden. Generell kann der interne Auditor als eine Art kleiner Unternehmensberater angesehen werden und kann oft noch mehr leisten als ein externer Auditor.
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Kati Schäfer
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