Auditor Voraussetzungen & Auditorenausbildung

Als Auditor müssen Sie gewisse Voraussetzungen erfüllen, damit Sie die damit einhergehenden Aufgaben bestmöglich erfüllen können. Die Hauptaufgabe eines Auditors besteht darin, relevante Informationen zu sammeln, Daten zu analysieren, Dokumente zu prüfen, Interviews durchzuführen und vor Ort Beobachtungen zu machen, um eine umfassende Bewertung vornehmen zu können. Basierend auf den Ergebnissen des Audits erstellt der Auditor einen Bericht, der Schwachstellen, Nichtkonformitäten oder Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigt. Dieser Bericht dient als Grundlage für die weitere Optimierung des Systems oder der Organisation.

Wir zeigen Ihnen auf dieser Seite, welche Voraussetzungen Sie als Auditor im Bereich Managementsysteme, hier sei beispielhaft immer ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 genannt, mitbringen müssen. Die Voraussetzungen werden allgemein gültig formuliert, wobei für einen externen Auditor, beispielsweise bei der Tätigkeit für eine Zertifizierungsgesellschaft selbstverständlich im Bereich der fachlichen Qualifikation weiterreichende Anforderungen bestehen als bei einem internen Auditor oder auch bei einem Lieferantenauditor. Anschließend betrachten wir die allgemeinen Anforderungen hinsichtlich Qualifikation, persönlicher Kompetenzen sowie die entsprechenden Forderungen der ISO 19011 (Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen).

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Welche Voraussetzungen muss ein Auditor erfüllen?

Ein Auditor für Managementsysteme muss in der Regel bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Diese können stark variieren, je nachdem, ob Sie als interner oder externer Auditor tätig werden möchten. Die genauen Anforderungen können zudem je nach Art des Managementsystems und der Organisation variieren, aber hier sind einige typische Voraussetzungen:

Fachliche Kompetenz: Der Auditor sollte über ein fundiertes Verständnis des Managementsystems verfügen, das geprüft werden soll. Dies umfasst in der Regel Kenntnisse über die relevanten Normen, Standards und Richtlinien sowie deren Umsetzung und Anwendung in der Praxis.
Ausbildung und Zertifizierung: Als weitere Voraussetzung sollte der Auditor über eine formale Ausbildung in Audit-Techniken verfügen. Es gibt verschiedene Schulungen und Zertifizierungen, die von anerkannten Organisationen angeboten werden, um die Kompetenz von Auditoren zu validieren. Beispiele hierfür sind die ISO 19011-Auditor-Zertifizierung oder branchenspezifische Zertifizierungen.
Erfahrung: Erfahrung ist ein wichtiger Faktor für einen Auditor. Eine angemessene Erfahrung in der Durchführung von Audits hilft dabei, die notwendigen Fähigkeiten zu entwickeln, um effektiv zu prüfen, Probleme zu identifizieren und Empfehlungen zur Verbesserung abzugeben. Die spezifische Erfahrung kann je nach Art des Managementsystems und der Branche variieren.
Kommunikationsfähigkeiten: Sie sollten für diese Tätigkeit über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen, um effektiv mit verschiedenen Personen auf allen Ebenen der Organisation zu interagieren. Dies umfasst die Fähigkeit, präzise Fragen zu stellen, Informationen zu sammeln, zuzuhören, klar zu kommunizieren und Berichte zu erstellen.
Persönliches Verhalten: Sie sollten diplomatisch sowie taktvoll im Umgang mit den beteiligten Personen im Audit sein und dabei kulturell sensibel und aufgeschlossen.

Unabhängigkeit und Objektivität: Ein Auditor muss unparteiisch und unabhängig sein, um eine objektive Bewertung des Managementsystems durchführen zu können. Es sollte keine persönlichen oder finanziellen Interessenkonflikte geben, die die Urteilsfähigkeit des Auditors beeinträchtigen könnten.

Diese Voraussetzungen dienen als allgemeine Richtlinie. Organisationen können jedoch spezifische Anforderungen an ihre internen oder externen Auditoren stellen. Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Anforderungen von Managementsystem zu Managementsystem unterschiedlich sein können.

Video: Welche Aufgaben hat ein Auditor?

Video: Ablauf Audit - so funktioniert ein Audit

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Welche Voraussetzungen fordert die ISO 19011 von Auditoren?

Die ISO 19011 ist eine internationale Norm, die Anleitungen für die Durchführung von Audits bereitstellt. Sie legt allgemeine Grundsätze, Konzepte und Anforderungen fest, die für die Planung, Durchführung und Bewertung von Audits gelten. Die Norm enthält auch spezifische Voraussetzungen, die Auditoren erfüllen sollen. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Forderungen der ISO 19011 an Auditoren für Sie zusammengefasst.

Die Norm fordert ebenfalls, dass Auditoren über die notwendige Kompetenz und Ausbildung verfügen, um ihre Aufgaben effektiv erfüllen zu können. Dies umfasst Kenntnisse über Auditing-Prinzipien, -Techniken und -Verfahren sowie das Verständnis der zu prüfenden Normen und Anforderungen. Diese müssen im Audit mit guten Kommunikationsfähigkeiten angewandt werden. Sie sollten frei von Interessenkonflikten sein, die ihre Urteilsfähigkeit oder Neutralität beeinträchtigen könnten. Das bedeutet, dass sie keine persönlichen oder finanziellen Verbindungen zu den zu prüfenden Bereichen oder Organisationen haben sollten.

Als weitere Voraussetzungen müssen Auditoren in der Lage sein, Daten und Informationen zu analysieren, um Trends, Muster oder Abweichungen zu erkennen. Sie müssen Sachverhalte kritisch bewerten und angemessene Schlussfolgerungen ziehen. Hierzu gilt es aufmerksam zu sein und genau zu beobachten. Dabei ist eine schnelle Auffassungsgabe sehr hilfreich. Auch Vertraulichkeit und ethisches Verhalten werden von der Norm gefordert. Auditoren müssen die Vertraulichkeit der geprüften Informationen wahren und sich ethisch verhalten. Sie sollten Informationen und Daten angemessen schützen und nur für den Zweck des Audits verwenden. Bei der Auditierung von Managementsystemen müssen Sie im Anschluss an ein Audit objektive und gut strukturierte Berichte erstellen können, die die Ergebnisse des Audits, Feststellungen, Empfehlungen und Verifizierungsaktivitäten dokumentieren.

Diese Forderungen dienen als Leitlinien für die Kompetenz und das Verhalten von Auditoren gemäß der ISO 19011. Es ist wichtig zu beachten, dass zusätzlich zu diesen Anforderungen die spezifischen Anforderungen der zu prüfenden Normen oder Standards beachtet werden müssen.

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Kommunikation im Audit

Wie Sie bereits lesen konnten, sind bei der Person des Auditors nicht nur die fachlichen Voraussetzungen entscheidend, sondern auch die persönlichen Kompetenzen haben eine große Bedeutung. Hierzu zählt auch die Kommunikationsfähigkeit, denn Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle im Auditprozess, da sie den Informationsaustausch zwischen dem Auditor und den geprüften Personen ermöglicht. Eine effektive Kommunikation ist wichtig, um ein umfassendes Verständnis des zu prüfenden Systems zu erlangen, relevante Informationen zu sammeln, Fragen zu stellen, Erklärungen zu geben und Ergebnisse zu kommunizieren.

Der Auditor sollte klare und präzise Fragen stellen, um Informationen zu sammeln und sicherzustellen, dass die geprüften Personen die Anforderungen verstehen. Es ist wichtig, Fachbegriffe zu erklären und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite sind.
Sie sollten aktiv zuhören, um sicherzustellen, dass er alle relevanten Informationen erhält. Dies beinhaltet das vollständige Zuhören, das Nachfragen bei Unklarheiten und das Vermeiden von Annahmen.
Durch offene Kommunikation schaffen Sie eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre, in der die geprüften Personen ihre Gedanken, Meinungen und Bedenken frei äußern können. Dies kann helfen, ein umfassenderes Bild des geprüften Systems zu erhalten und mögliche Schwachstellen aufzudecken. Hierzu sollten Sie auch positive Frageformen nutzen. Die Formulierung der Auditfragen sollten Sie partnerschaftlich und vertrauend formulieren, um eine positive Basis zu schaffen.
Als weitere Voraussetzung des Auditors sollte dieser über Sensibilität und Empathie verfügen. Die Anerkennung und Wertschätzung gegenüber der Arbeit der Beschäftigten kann zu einer offeneren Zusammenarbeit führen und den Informationsaustausch erleichtern.

Als Auditor sollten Sie die Ergebnisse des Audits klar und verständlich kommunizieren. Es ist wichtig, sowohl positive Aspekte als auch Schwachstellen oder Nichtkonformitäten angemessen zu erläutern. Darüber hinaus sollten Empfehlungen zur Verbesserung präzise und realistisch sein.
Der Auditor sollte die Vertraulichkeit der geprüften Informationen wahren und sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Auditergebnissen haben.

Die Kommunikation im Audit ist ein gegenseitiger Prozess, bei dem der Auditor und die geprüften Personen aktiv zusammenarbeiten müssen. Eine effektive Kommunikation kann dazu beitragen, das Vertrauen aufzubauen, die Qualität des Audits zu verbessern und die Zusammenarbeit zwischen dem Auditor und der geprüften Organisation zu fördern.

Auditorenausbildung

Die Auditorenausbildung kann je nach Art des Audits und der spezifischen Anforderungen unterschiedlich sein. Eine solide Grundlage in den relevanten Bereichen ist wichtig, um ein Auditor zu werden. Dies umfasst Kenntnisse über das entsprechende Managementsystem (z.B. Qualitätsmanagement), einschlägige Standards (z.B. ISO 9001) und die Anforderungen der Branche. Es gibt verschiedene Schulungsprogramme, die speziell für die Ausbildung von Auditoren entwickelt wurden. Schauen Sie hierzu unser Ausbildungsgsprogramm an, in welchem Sie den Weg zum Internen Auditor ISO 9001 in nur zwei Schritten absolvieren. Oder Sie entscheiden sich für einen Quereinstieg zum externen Auditor und können mit dieser Qualifizierung für externe Zertifizierungsstellen als Zertifizierungsauditor nach DIN EN ISO 9001 tätig werden. Diese Auditorenausbildungen können Sie in Präsenz, aber auch bequem im Live Virtual Classroom absolvieren. Zum Internen Auditor bilden wir Sie außerdem auch ganz flexibel im E-Learning Kurs aus.

Nach Abschluss der Schulungen ist es wichtig, praktische Erfahrung in der Durchführung von Audits zu sammeln. Dies kann durch die Teilnahme an simulierten oder beobachteten Audits unter Anleitung erfahrener Auditoren erfolgen. Die praktische Erfahrung ermöglicht es den angehenden Auditoren, die erlernten Fähigkeiten anzuwenden, Herausforderungen zu bewältigen und ihr Verständnis zu vertiefen.