Was ist ein Turtle Diagramm und wie funktioniert die Turtle Methode?

Das Turtle Diagramm wird im Qualitätsmanagement zur Darstellung einer Prozessanalyse verwendet. Dabei wird die Turtle Methode in der Praxis gerne genutzt, da die wesentlichen Daten eines Prozesses einfach und übersichtlich dargestellt werden können. Durch das Turtle Diagramm wird ein Prozess, Prozessabschnitt oder Prozessschritt anhand der schematischen Darstellung einer Schildkröte (Turtle) visualisiert. Es wird zumeist neben dem klassischen Ablaufdiagramm genutzt. Neben der reinen Visualisierung schafft das Turtle Diagramm beispielsweise Transparenz der Schnittstellen oder dient als Basis einer Risikoanalyse.

Wie nutzt die ISO 9001 das Turtle Diagramm?

Die ISO 9001 fordert ausdrücklich die prozessorientierte Sichtweise im Unternehmen. Alle Tätigkeiten im Unternehmen werden als Kombination von Prozessen und Wechselwirkungen von Prozessketten betrachtet. In der Regel nutzen Sie hierfür eine Prozesslandschaft, um die Wechselwirkungen der Prozesse untereinander darzustellen.

Dieses prozessorientierte Vorgehen wurde für die Hauptprozesse der Wertschöpfungskette optimiert. Der prozessorientierte Ansatz wurde dabei bis zu den Einzelprozessen ausführlicher festgelegt, jedoch war die Einführung eines theoretischen Modells für die Mitarbeiter schwer greifbar. Aus der Automobilindustrie kam dann die rettende Idee - mit Bildern begreifbar machen - das Turtle Modell wurde entwickelt. Dabei beschreibt die Schildkröte jeweils einen Prozess. Der Kopf der Schildkröte stellt den Input dar, also für die Anforderungen bzw. Eingaben für den Unternehmensprozess. Am Schwanz steht der Output, also das Ergebnis des Prozesses, welches für die jeweilige Interessensgruppe generiert werden soll. Der Körper der Schildkröte steht in der Turtle Methode für den Prozessablauf. Die vier Beine der Schildkröte zeigen die Einflussfaktoren des Prozesses. Zuletzt dürfen Sie die Risikofaktoren des Prozesses nicht vergessen. Oberhalb des Diagramms benennen Sie den Verantwortlichen für den Prozess.

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Nutzen Sie die Kombination aus Turtle Diagramm und Prozess Steckbrief!

Diese Visualisierung bzw. Sichtweise können Sie sehr gut mit Prozesssteckbriefen kombinieren, da diese nur in tabellarischer Form sehr unübersichtlich sind. Dabei müssen Sie vor der eigentlichen Nutzung des Turtle Modells alle Prozesse identi?zieren, z.B. indem Sie die Managementprozesse, wertschöpfenden Prozesse und Unterstützungsprozesse in der Prozesslandkarte darstellen. Im Rahmen von Qualitätszirkeln können Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen die Prozesse analysieren. Für jedes einzelne Turtle-Diagramm stellen also Kopf und Schwanz der Schildkröte die Eingabe (Input) sowie das Ergebnis (Output) des Prozesses, ggf. in einer Prozesskette dar. Die vier Beine der Schildkröte sind die Stützen des Prozesses. Die Stützen sind dabei etwa materielle und personelle Ressourcen, vorhandenes Know-how sowie Leistungsindikatoren der betrachteten Prozesse.

Über den klassisch strukturierten Prozess Steckbrief werden systematisch alle relevanten Einflussfaktoren erfasst. Eine ergänzende Betrachtung sollte sich den Prozessrisiken widmen, die so in eine ganzheitliche Risikobewertung überführt werden können. Hierfür sind zusätzlich die Bereiche Stärken/Schwächen und Chancen/Risiken zu bewerten. Ein klassischer Steckbrief sollte die folgenden Aspekte umfassen:

Das Prozessziel im Turtle Diagramm

Alle Tätigkeiten dienen dem Prozessziel. Dabei können Prozessziele vollkommen unterschiedlich sein, dies hängt oftmals auch von den Anforderungen der Interessensgruppe ab. Die Interessenten am Prozess können zudem unternehmensintern oder -extern sein. Der Prozess der Personalverwaltung bedient beispielsweise das Prozessziel, den rechtskonformen Umgang mit den Personalunterlagen sicherzustellen.

Der Prozess-Input

Die vorab bewerteten Anforderungen der Interessensgruppen an den Prozess stellen den Input dar. Anschließend interpretieren Sie diese Forderungen (implizite sowie explizite) und überprüfen damit einhergehend die Möglichkeiten der Umsetzung und Wirtschaftlichkeit. Diese Anforderungen sollen idealerweise dokumentiert und ohne Interpretationsspielraum formuliert sein. Unter Umständen muss mit den interessierten Parteien eine Klärung stattfinden. Dieser Input wird als Kopf der Schildkröte im Turtle Diagramm dargestellt.

Video: Was ist ein Turtle Diagramm und wie funktioniert dieses?

Video: Die Prozesslandkarte - Prozesse identifizieren

Womit? Die Arbeitsmittel

Damit Sie die gewünschten Prozessziele auch erreichen können, müssen Sie die benötigten Arbeitsmittel bzw. materiellen Ressourcen ermitteln. Hier sind folgende Gruppen zu berücksichtigen:

Die Infrastruktur mit den Anlagen, Werkzeuge, Programme etc.
Die Arbeitsumgebung mit der Ausgestaltung der Arbeitsplätze.

Wie gut? Die Indikatoren

Sie können in Ihrem Prozess nur verbessern, was Sie auch messen können! Daher sollen Sie messbare Leistungsindikatoren bzw. Kennzahlen finden, damit Sie die Prozess- und Produktleistungen bewerten können. Hierfür können Sie die Schlüsselziele, wie z.B. die Zufriedenheit der Kunden durch die Erfüllung ihrer Anforderungen, definieren. Ein weiteres Beispiel ist die Begrenzung der Produkthaftung durch nachweisbare Qualität. Die Leistungsindikatoren sollten die Effizienz und Effektivität bewerten.

Hierzu können Sie wie folgt vorgehen: 1. Prozessziel analysieren, 2. Messbare Indikatoren finden und die Wichtigsten auswählen, 3. Eingriffsgrenzen zur Prozesssteuerung bestimmen, 4. Erhebungsverfahren einführen.

Wer? Die Beteiligten

Beteiligte Mitarbeiter identifizieren und deren benötigte Kompetenz definieren. Wer ist am Prozess beteiligt und über welches Wissen müssen sie verfügen? Diese Fragen sollten Sie klären, um die notwendigen Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter zu kennen.

Wie? Die Information

Wichtig für die Prozessbeteiligten ist es immer, Zugang zu den für sie notwendigen Informationen zu erhalten. Sie müssen festlegen, über welche Informationen die Mitarbeiter verfügen müssen sowie die Art der zur Verfügung Stellung. Dies können Sie beispielsweise in Form von Anweisungen, Spezifikationen oder Checklisten vornehmen. Legen Sie in diesem Zusammenhang auch fest, wer für die Erstellung zuständig ist und wann die Informationen vorliegen müssen.

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Die Risiken

Haben Sie stets einen Plan B zur Hand, um auf Eventualitäten vorbereitet zu sein, die den Prozess beeinträchtigen könnten. Hierzu müssen Sie für den jeweiligen Prozess die sogenannten Störgrößen ermitteln. Externe Störgrößen können etwa Engpässe bei Lieferanten sein, eine interne Störgröße könnte Personalmangel durch einen hohen Krankenstand darstellen. Wenn Sie diese potenziellen Faktoren berücksichtigen, sollte der Umsetzung des erwarteten Prozesszieles nichts im Weg stehen.

Erstellen Sie das Turtle Diagramm und den Prozess Steckbrief im Team

Erstellen Sie das Diagramm sowie den Prozess Steckbrief am besten mit einer entsprechenden Vorlage und in Teamarbeit und machen Sie die Betroffenen zu Beteiligten. Dies kann beispielsweise in einem Qualitätszirkel stattfinden. Als Gruppengröße bietet sich fünf bis acht Mitarbeiter an. Skizzieren Sie im Rahmen Ihrer Prozessanalyse Ihre Ergebnisse direkt in der optischen Darstellung als Turtle Modell.

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