Erstellung einer Prüf- & Arbeitsanweisung mit Muster und Vorlage

„Zu Risiken und Nebenwirkungen lesen Sie bitte Ihre Arbeitsanweisung“. So weit sollte eine Arbeitsanweisung nicht verkommen, wie dies durch die Absicherungsmentalität in den Medikamenten-Beipackzetteln der Pharmahersteller vielfach der Fall ist. Das Ziel der Pharma-Hersteller ist auch ein anderes: Die Instruktion des Patienten durch Warnungen vor Eigenschaften des Produkts, die in bestimmten Konstellationen zu einer Schädigung führen könnten. Der Hersteller hat seine Anwender-/Benutzerinformationspflicht erfüllt, der Patient ist jedoch erschlagen von den vielen Hinweisen. Die Intention einer Arbeitsanweisung ist jedoch eine vollkommen andere: Der Mitarbeiter soll eine Tätigkeit selbstständig qualitätskonform durchführen können! Im Nachfolgenden erhalten Sie Hinweise, wie Sie Ihre Arbeitsanweisung bzw. Prüfanweisung gestalten sollten um dies zu realisieren.

Was ist eine Arbeitsanweisung?

Arbeitsanweisungen können eine verbale Anweisung oder ein Dokument sein, mit welchem der Ablauf von Arbeitsaufgaben mehr oder weniger detailliert geregelt wird. Arbeitsanweisungen sind immer an einen bestimmten Prozess bzw. ein Produkt oder einen Arbeitsplatz gebunden. Sie stellen ein Hilfswerkzeug für jeden Mitarbeiter dar, damit dieser seine Aufgaben qualitätsgerecht erfüllen kann. Die spezielle Arbeitsanweisung gilt für den jeweils genannten Arbeitsablauf und ist meist mit dem Arbeitsauftrag verknüpft. Ein sich wiederholender Arbeitsablauf sollte durch eine Standardarbeitsanweisung (SOP = Standard Operating Procedure) geregelt werden.

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Was ist der Sinn und das Ziel einer Standardarbeitsanweisung?

Standardarbeitsanweisungen sollen Mitarbeitern helfen, fachlich richtig zu handeln, indem Handlungs- und Entscheidungsnormen zur Verfügung gestellt werden. Der Einsatz einer Standardarbeitsanweisung ist vor allem dann sinnvoll, wenn trotz Erfahrung und Qualifikation des Mitarbeiters wiederholt dieselben Fehler gemacht werden bzw. gemacht werden könnten. Das Ziel einer Standardarbeitsanweisung ist, dass qualitätsrelevante Arbeiten und Abläufe

durch jeden kompetenten Mitarbeiter
auf Anhieb
richtig ausgeführt werden können.

Arbeitsanweisungen eignen sich auch als wertvolle Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Jede Organisation kann selbst festlegen, wie eine Arbeitsanweisung auszusehen hat. Eine wichtige Aussage zur Erstellung einer Standardarbeitsanweisung hat sich bewährt: „Schreiben Sie diese so, dass der Anwender damit arbeiten kann!“ Primäre Zielgruppe Ihrer Arbeitsanweisung sind die Mitarbeiter Ihrer Organisation und erst sekundär z.B. Kunden oder Behördenvertreter.

Video: Was sind die 7 Punkte zur Erstellung einer Arbeitsanweisung?

Video: Arbeitsanweisung - Lebenszyklus und erfolgreiche Anwendung

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So geben Sie einer Arbeitsanweisung Struktur

Grundsätzlich muss jede Standardarbeitsanweisung eine Reihe von Einzelfragen klären, die sich bei der Durchführung einer Tätigkeit stellen, wie zum Beispiel:

Wofür und warum wird gearbeitet?
Zweck der Arbeit
Wo wird gearbeitet?
Anwendungsbereich (Arbeitsplatz)
Wer muss die Arbeit erledigen?
Verantwortlichkeit
Was muss getan werden?
Arbeitsgänge
Wie und wie gut wird gearbeitet?
Detaillierter Arbeitsablauf mit Qualitätsvorgaben
Womit soll gearbeitet werden?
Erforderliche Arbeitsmittel
Weshalb muss dies getan werden?
Begründung, Hinweise

Gegebenenfalls sind für den einzelnen Arbeitsauftrag in mündlicher oder schriftlicher Form noch weitere Fragen zu beantworten:

Wieviel wird gebraucht?
Zu leistende Menge
Wie lange soll es dauern?
Vorgabezeiten
Wie sicher muss gearbeitet werden?
Arbeitssicherheit

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Standardarbeits- bzw. Prüfanweisungen sollten einen einheitlichen Aufbau bzw. ein einheitliches Format aufweisen, damit jeder eingearbeitete Mitarbeiter ohne zeitlichen Interpretationsaufwand damit zurecht kommt. Eine einheitliche Gliederung erleichtert die Lesbarkeit und erhöht den Wiedererkennungswert und damit auch die Akzeptanz. Die vollständige Gliederung einer Standardarbeitsanweisung könnte folgendermaßen aussehen:

Unternehmenskenndaten mit Bezeichnung und Nummer der Anweisung, Erstellung, Freigabe
Änderungsverlauf mit Revisionskennzeichnung und Datum
Inhaltsverzeichnis mit Seitenzahlen
Zweck, Zielsetzung der Anweisung mit Beschreibung des zu erbringenden Ergebnisses
Anwendungs- bzw. Geltungsbereich des Anwenderkreises der Anweisung
Anweisungen zur Durchführung der Tätigkeiten (was, wie, wie gut, womit, weshalb)
Mitgeltende Unterlagen externe Dokumente, Kundenvorgaben
Definitionen, Abkürzungen
Anlagen (Formblätter, Checklisten)
Verteiler

Um sicherzustellen, dass alle Arbeitsanweisungen einer festgelegten Struktur folgen, sollten Sie eine verbindlich zu verwendende Vorlage definieren. Eine kostenlose Anleitung mit Muster und Vorlage der VOREST AG können Sie sich hier herunterladen.

Wie wird eine eine Arbeitsanweisung bzw. Prüfanweisung erstellt?

Die Erstellung einer Arbeitsanweisung sollte von einem Mitarbeiter begleitet werden, der mit den festzulegenden Arbeitsabläufen vertraut ist. Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Standardarbeitsanweisungen auf die folgenden Punkte:

Grenzen Sie den zu beschreibenden Ablauf ein, damit die Anweisung überschaubar bleibt.
Definieren Sie Schnittstellen klar und deutlich, so dass Zusammenhänge und Bezüge zu anderen Tätigkeiten sofort hergestellt werden können.
Beschreiben Sie nicht nur Abläufe und Vorgänge, sondern in erster Linie, wie sichergestellt wird, dass das Ergebnis erreicht wird.
Stellen Sie Abläufe gegebenenfalls grafisch dar. Zeichnungen mit Maßen und bildliche Darstellungen (Fotos) tragen zum besseren Verständnis bei.
Geben Sie an, wie die Einhaltung der Vorgaben auch später noch nachgewiesen werden kann und mit welchen Messgrößen der Erfolg gemessen wird.
Berücksichtigen Sie bei Art und Umfang Ihrer Beschreibungen die Qualifikation und Kenntnisse der betroffenen Mitarbeiter. Diese sollen weder über- noch unterfordert werden.
Prüfen Sie nach Fertigstellung den Inhalt nicht nur auf Richtigkeit und Verständlichkeit, sondern auch in Bezug auf die Konformität mit den Forderungen der ISO 9001 (Qualitätsmanagement).

Grundsätzlich gilt, dass die Beschreibung so detailliert wie nötig sein sollte. Sonst nehmen Sie Ihren Mitarbeitern ggf. jeglichen Spielraum, der in der Praxis häufig nötig ist. Den Arbeitsanweisungen können Formblätter für die Dokumentation von Qualitätskontrollen oder Wartungsarbeiten beigefügt werden. Der Mitarbeiter trägt den Zeitpunkt und das Ergebnis seiner Kontrolle ein und bestätigt die Durchführung jeweils mit seiner Unterschrift.

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Anwendung der Arbeitsanweisungen bzw. Prüfanweisungen

Damit Ihre Mitarbeiter die Anweisung auch anwenden können, sollten Sie diese nach der Einführung jeder neuen Arbeits- bzw. Prüfanweisung parallel schulen. Auf Grund des Feedbacks der Mitarbeiter können Sie erkennen, ob ggf. noch nachgebessert werden muss. Im Anschluss sollte die Anweisung bei Ihren Mitarbeitern im Idealfall im Hintergrund bleiben und z.B. bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter unterstützen. Dies darf jedoch nicht dazu führen, dass vergessen wird wirksame Optimierungsmaßnahmen in die Arbeitsanweisung aufzunehmen. Denn, früher oder später muss z.B. auf Grund Personalfluktuation oder Krankenstand auf die dann hoffentlich aktuelle Standardanweisung zurückgegriffen werden.