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Welche Anforderungen stellt der IFS 7 an die Lebensmittelsicherheitskultur?

Mit der Revision zum IFS Food Version 7 wurden 21 Anforderungen entfernt und 36 Anforderungen zusammengefasst. Der Standard IFS 7 hat nun das Thema Lebensmittelsicherheitskultur ergänzt und definiert den Begriff wie folgt:

„… Gemeinsame Werte, Überzeugungen und Normen, die die Einstellung und das Verhalten in Bezug auf die Lebensmittelsicherheit in der gesamten Organisation beeinflussen. Elemente der Lebensmittelsicherheitskultur sind die Elemente des Managementsystems, die die Geschäftsleitung eines Unternehmens anwenden kann, um die Lebensmittelsicherheitskultur im Unternehmen zu fördern. Diese können umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:

  • Kommunikation der Politik und Verantwortlichkeiten
  • Ausbildung
  • Mitarbeiterfeedback in Fragen der Lebensmittelsicherheit
  • Leistungsmessung. …“

Eine Verpflichtung zur Einführung und Umsetzung einer Lebensmittelsicherheitskultur ergibt sich dabei aus der Anforderung Teil 2, Kap. 1.1.1 des IFS Food Version 7. Demnach muss der Unternehmensleitung in der Lebensmittelindustrie eine entsprechende Unternehmenspolitik vorliegen, welche sie dann allen Mitarbeitern im Unternehmen kommunizieren muss und welche mindestens folgende Punkte berücksichtigt:

  • Lebensmittelsicherheit und Produktqualität,
  • Kundenorientierung,
  • Lebensmittelsicherheitskultur.

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Grundlagen und Hintergründe zu den Begriffen „Kultur“ / „Politik“ / „Ziele“

Nachfolgend erläutern wir Ihnen Grundlagen sowie Hintergründe der relevanten Begriffe und zeigen Ihnen, was dies für Sie und Ihre Lebensmittelsicherheitskultur im Unternehmen bedeutet.

Aufbau einer Kultur

Was steckt nun dahinter, wenn der Aufbau einer Kultur gefordert wird? Man spricht auch immer wieder von einer Firmenkultur. Unternehmenskultur beschreibt gemäß Wikipedia „die Entstehung und Entwicklung kultureller Wertmuster innerhalb von Organisationen. …

Die Organisationskultur wirkt dabei auf alle Bereiche des Managements (Entscheidungsfindung, Führung, Beziehungen zu Kollegen, Kunden und Lieferanten, Kommunikation usw.). Jede Aktivität in einer Organisation ist auf Basis ihrer Kultur entstanden und dadurch kulturell beeinflusst. Das Selbstverständnis der Organisationskultur erlaubt es Organisationsmitgliedern, Ziele besser verwirklichen zu können.“

Leider machen sich viel zu wenige Geschäftsführer ernsthafte Gedanken über die Kultur, die im Unternehmen herrscht, insbesondere in kleinen sowie mittelständischen Unternehmen. In der Definition ist von “kulturellen Wertmustern“, also von einem Wertesystem die Rede. Das heißt, die Unternehmensleitung muss hier, insbesondere in Bezug auf Lebensmittelsicherheit und -qualität, ein Wertesystem festlegen und dieses auch aktiv in alle Ebenen des Unternehmens tragen.

Politik und Ziele

Die Einführung des Wertesystems beginnt mit der Unternehmenspolitik sowie den daraus abgeleiteten Zielen. Häufig kommt es zur halbherzigen Abarbeitung dieser Themen von der Unternehmensleitung weil sie im Standard für die Zertifizierung als Forderung bestehen. Aber genau hier setzt die Unternehmenskultur an. Schon mit der Politik und den Zielen wird die Kultur des Unternehmens entwickelt. Und das natürlich vor allem durch die Ernsthaftigkeit, mit der die Geschäftsführung diese Themen bearbeitet und verfolgt

Was ist denn jetzt eine Lebensmittelsicherheitskultur?

Eins ist schon einmal vorab festzuhalten: Mit einer simplen verbalen Änderung Ihrer Unternehmenspolitik allein ist es hier nicht getan. Es müssen vor allem Taten folgen. Da es sich um ein Thema handelt, das „ganz oben“, in der Politik des Unternehmens, angesiedelt ist, ist es auch verständlich, dass dieses Thema zur Chefsache - „…Es liegt eine von der Unternehmensleitung erarbeitete …“ - erklärt werden muss. Das heißt, die Aktivitäten und deren Steuerung müssen von der Geschäftsführung ausgehen. Wenn wir uns der Antwort nähern wollen, was es mit dieser Lebensmittelsicherheitskultur (Food Safety Culture) auf sich hat, schauen wir uns erst einmal die Definition der GFSI an:

Hier ist auch deutlich die Geschäftsführung (Senior Management) angesprochen. Diese soll die Denkweise und das Verhalten im Unternehmen gezielt und geplant beeinflussen. Die Definition gibt auch schon einen kurzen Einblick, welche Werkzeuge hierfür genutzt werden können.

Wie kann eine Lebensmittelsicherheitskultur umgesetzt werden?

Bereits im November 2018 hat die GFSI einen Leitfaden zur Food Safety Culture herausgegeben, der nun in den Fokus rückt, nachdem die Anforderungen bindend werden. Es werden 5 Dimensionen beschrieben, die wichtige Bestandteile zur Umsetzung der Lebensmittelsicherheitskultur sind:

Fünf Dimensionen der Lebensmittelsicherheitskultur

1. Vision und Mission zur Lebensmittelsicherheitskultur

Die oberste Leitung inkl. Vorstand und Inhabern soll in ihren Erklärungen/Statements zu Visionen oder zur Mission des Unternehmens auf allen Ebenen die Wichtigkeit von Lebensmittelsicherheit betonen. Dies soll sich dann in den Grundwerten des Unternehmens widerspiegeln und Bestandteil aller Unternehmensberichte sein. Dazu gehört natürlich eine Festlegung von diesbezüglichen Zielen und ein Report bzw. Kennzahlensystem zur Bewertung. Die Visionen und Zielsetzungen sollen so kommuniziert werden, dass sie auf allen Ebenen verstanden und befolgt werden. Hilfreich ist es hier, mit kurz- und langfristigen Meilensteinen zu arbeiten, deren Erfolg gemessen wird. Bei grundsätzlichen Veränderungen der Umstände muss eine Anpassung der jeweiligen Zielsetzung stattfinden. Zum Untermauern der Erwartungen sollen auf allen Ebenen im Unternehmen der Lebensmittelindustrie durch die jeweiligen Führungskräfte ausreichende Ressourcen (Finanzen, Menschen, Zeit) zur Verfügung gestellt werden.

Darüber hinaus geben die Führungskräfte auf allen Organisationsebenen klare Verhaltenserwartungen bzw. Vorschriften vor.

Die Führungskräfte zeigen ihr Engagement, indem sie klare, unmissverständliche Botschaften oder Vorgaben übermitteln. Hierfür sollen die unterschiedlichsten Kommunikationshilfsmittel angewendet werden, z.B. Mitteilungen der Unternehmensleitung, Internet, Intranet, E-Mails, Unternehmens-Website, Teambesprechungen, Schulungen. Über Umfragen und Mitarbeiterfokusgruppen soll gemessen werden, ob diese Erwartungen angekommen und verstanden sind.

2. Menschen

Unter diesem Stichwort werden alle Personen zusammengefasst, die innerhalb der Lieferketten (from farm to fork) mit den Lebensmitteln beschäftigt sind. Dies umfasst auch Vertrieb, Marketing, Kundenservice. Aber natürlich auch alle Mitarbeiter in Produktion, Wartung, Auslieferungsfahrer, Fremdarbeiter und Franchisenehmer. Zusätzlich zu einem definierten Führungs- und Bewertungssystem sollen Unternehmen Systeme für Anreize und Konsequenzen schaffen. Ziel ist es, bei allen Mitarbeitern die Einsicht in deren Personalverantwortung und essenzielle Rolle innerhalb der Lebensmittelsicherheitskultur zu stärken. Wichtig ist hierbei, den Mitarbeitern Werkzeuge an die Hand zu geben, die eine Umsetzung fördern (Wissen, Vorgaben, Leistungsmessungen, Rechenschaftspflichten).

Zur Kommunikation gehören nicht nur die Vorgaben hinsichtlich Lebensmittelsicherheit, sondern auch die Hinweise und Schulungen bezüglich der Sicherheitsrisiken. Entscheidungen sollen immer mit dem Hintergrund der Risikobetrachtungen getroffen und vermittelt werden. Auf der Basis von Schulungen soll ein routinemäßiges Reporting-System geschaffen werden, um sicher zu gehen, dass alle Notwendigkeiten verstanden und umgesetzt werden. Übrigens soll auch die oberste Leitung an diesem Schulungsprogramm teilnehmen. Das grundsätzliche Verständnis aller Mitarbeiter wird als die effizienteste Methode zur Schaffung einer umfassenden Lebensmittelsicherheit, wobei natürlich auch die Hygiene in allen Bereichen eine übergeordnete Rolle spielt, gesehen. Im Leitfaden wird ein Modell im Anhang 4 dargestellt, wie ein gehobenes Ausbildungs- und Trainingsprogramm aussehen kann.

3. Beständigkeit

In allen wichtigen Entscheidungen hinsichtlich Lebensmittelsicherheit spielt Beständigkeit von der obersten Leitung bis in die operativen Bereiche eine wichtige Rolle. Dabei sind Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Autoritäten eindeutig definiert.

4. Anpassungsfähigkeit

Ein Unternehmen unterliegt ständigen Veränderungen im Umfeld, die sich immer auch auf die Lebensmittelsicherheit auswirken. Auf solche Einflüsse muss ein Unternehmen flexibel reagieren können. Insbesondere, wenn Erwartungen aus der Vision und Mission bzw. der Zielsetzung des Unternehmens nicht erfüllt werden, muss mit geeigneten Maßnahmen darauf reagiert werden. Dafür muss eine grundsätzliche Beweglichkeit der Organisation erhalten bzw. geschaffen werden. Hierzu gehören auch das Change- und Krisen-Management sowie Problemlösungstechniken.

5. Bewusstsein für Gefahren und Risiken

Es ist notwendig, dass alle Mitarbeiter mögliche Gefahren sowie Risiken der Lebensmittelsicherheit und Lebensmittelhygiene verstehen. Dazu gehört, dass die Kommunikation der Gefahren und Risiken deutlich an alle funktionellen Gruppen von Mitarbeitern und alle Abteilungen stattfindet. Zur Schaffung eines einheitlichen Verständnisses sind gezielte Schulungen hilfreich.

Der Leitfaden weist zudem darauf hin, dass eine Lebensmittelsicherheitskultur nur dann erfolgreich umgesetzt werden kann, wenn der Fokus nicht nur auf die Erreichung von Minimalstandards ausgerichtet ist. Jeder soll erkennen „warum wir was machen“ und damit in der Lage sein, im Bedarfsfall die richtigen Entscheidungen zu treffen. Dafür ist ein sichtbares Engagement aller Mitarbeiter, vor allem der Unternehmensführung top-down notwendig. Wenn sich alle Vorgesetzten entsprechend deutlich engagieren und so das Bewusstsein der Mitarbeiter schaffen bzw. verbessern, so ist dies der Schlüssel zum wirkungsvollen Erreichen der Ziele und zum bottom-up Engagement. Im Vergleich zur Kindererziehung könnte man sagen, das Vorbild erreicht die gewünschten Verhaltensweisen. Zur Überprüfung des Bewusstseins der Mitarbeiter dienen verschiedene Methoden:

  • Audits zur Überprüfung der Umsetzungen von Erwartungen
  • Reviews sowie Bewertungen von Beinahe- Vorfällen
  • Verhaltens-Beobachtungen.

Wichtig ist es, regelmäßig zu verifizieren, in wie weit noch Potenzial zu systematischen Fehlern vorhanden ist.


Präsenzschulung IFS / BRC Basiswissen

Ihre IFS Ausbildung

Präsenzschulungen: In der Ausbildung IFS / BRC Basiswissen erlangen Sie fundierte Kenntnisse zu den IFS Anforderungen und können diese in Ihrem Lebensmittel-Sicherheitssystem umsetzen. Mit der Schulung zum internen Auditor IFS können Sie anschließend die entsprechenden Anforderungen in Ihrem Unternehmen auch überprüfen.


Konkrete Forderung der GFSI zur Lebensmittelsicherheitskultur

So viel in Kurzform zu den Darstellungen des Leitfadens der GFSI. Was fordern nun die Benchmarking Requirements von den Standards?

Sie müssen den Nachweis erbringen, dass sich die Geschäftsleitung verpflichtet hat, das Managementsystem für Lebensmittelsicherheit einzurichten, umzusetzen, aufrechtzuerhalten und kontinuierlich zu verbessern. Dies muss Elemente der Lebensmittelsicherheitskultur umfassen, die mindestens Folgendes umfassen: Kommunikation, Schulung, Feedback von Mitarbeitern und Leistungsmessung zu Aktivitäten im Bereich Lebensmittelsicherheit.

Fazit

Kleiner Satz – große Auswirkung! Es ist nicht damit getan, ein paar Dokumente zu verändern. Hier ist für die meisten Unternehmen ein grundlegend neuer Ansatz nötig, in dem schließlich vor allem die obersten Führungsebenen des Unternehmens mit ihren Steuerungsfunktionen einbezogen werden müssen. Hilfreich wäre es, nach Einweisung und Schulung des Führungskreises, Arbeitsgruppen oder Workshops mit Führungskräften zu bilden, die ein konkretes Programm ausarbeiten. Sie müssen dabei einen systematischen Ansatz im Unternehmen schaffen, um die Kultur im Unternehmen im Sinne der Lebensmittelsicherheit nachweislich und wirksam zu beeinflussen.

Ihre IFS Ausbildung zum Beauftragten für Lebensmittelsicherheit und -qualität

Nutzen Sie neben unserem Seminar zur IFS Revision ebenfalls unser weiteres Seminarangebot und lassen Sie sich und Ihre Mitarbeiter zum Beauftragten für Lebensmittelsicherheit & - Qualität ausbilden, um die Verbesserung Ihres IFS Systems weiter voran zu treiben! Dabei sind im Bereich IFS alle möglichen Schritte vom Einstieg bis zum internen Auditor, aber auch zu Food Fraud und Food Defense, dargestellt.

Die Reiter zeigen Ihnen in der Grafik in den jeweiligen Modulen, in welcher Kursform Sie die Qualifizierung buchen können. Diese ist als Präsenztraining, Blended Learning oder als Online Schulung im Kursformat E-Learning möglich. Dabei bieten wir Ihnen beispielsweise die Möglichkeit, die Module Food Defense und Food Fraud online zu absolvieren. Auf diese Weise bleiben Sie ungebunden von Ort und Zeit und können Ihren Lernprozess flexibel steuern.

IFS Ausbildung


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