Die IFS Food Safety Checks werden seit 2019 wieder unangekündigt durchgeführt. Die IFS Food Safety Checks und Food Safety Audits werden genutzt, um zu überprüfen, ob ein Lebensmittel-Unternehmen vorgegebene Standards auch im täglichen Betrieb einhält. Dabei werden die Forderungen in Bezug auf HACCP, Hygiene und Schädlingsbekämpfung kontrolliert. Hierdurch wird die Lebensmittelsicherheit und -qualität kontinuierlich sichergestellt. Im Unterschied zu regulären IFS Audits werden die IFS Food Safety Audits von der IFS selbst durchgeführt und nicht von einer Zertifizierungsstelle.
Die Überprüfung kann jederzeit und auch in Abwesenheit von Geschäftsführung, Betriebsleitung oder QM-Beauftragtem vorgenommen werden. Vorausgesetzt ist dabei lediglich, dass das entsprechende Unternehmen über ein gültiges IFS Zertifikat verfügt und den Food Safety Check beantragt hat.
Welche Vorteile bieten Ihnen IFS Food Safety Checks?
Bestandene IFS Food Safety Checks (FSC) dokumentieren für Sie und Ihre Kunden die kontinuierliche Erfüllung der IFS Anforderungen im Betrieb. Zusätzlich kann dies auch dazu führen, dass es weniger Lieferantenaudits durch den Handel in Ihrem Unternehmen gibt. Der Check unterstützt nämlich den risikobasierten Ansatz des Handels zur Kontrolle ihrer Industriepartner. Außerdem erhalten Sie hierdurch die Möglichkeit, die Glaubwürdigkeit Ihrer Kontrollsysteme gegenüber den Überwachungsbehörden zu stärken. Des Weiteren kann der FSC sich positiv auf Ihr Image sowie die Risiko Klassifizierung Ihres Unternehmens von außen auswirken.
Ihre Ausbildung zu den Standards IFS / BRC
Präsenzschulungen: In der Ausbildung IFS / BRC Basiswissen erlangen Sie fundierte Kenntnisse zu den IFS Anforderungen und können diese in Ihrem Lebensmittel-Sicherheitssystem umsetzen. Mit der Schulung zum internen Auditor IFS können Sie die entsprechenden Anforderungen in Ihrem Unternehmen auch überprüfen.
Wie laufen unangekündigte IFS Food Safety Checks ab?
Nachdem der Auditor sich in Ihrem Unternehmen für den IFS Food Safety Check angemeldet hat (mit Ausweis und Beauftragungsschreiben), wird er ein maximal 30-minütiges Einführungsgespräch mit den Verantwortlichen des Unternehmens durchführen. Dabei wird er im Wesentlichen klären, wie das Audit organisatorisch ablaufen wird und welche verantwortlichen Personen als Begleitpersonen zur Verfügung stehen. Danach beginnt er das Audit direkt in der Produktion. Der Fokus liegt nun auf der Umsetzung des betrieblichen HACCP-Systems mit den entsprechenden Kontroll- und Steuerungsmaßnahmen sowie den Hygienemaßnahmen (inkl. Schädlingsmanagement). Er nutzt hierzu die Checkliste des IFS Food Safety Checks als Grundlage. Die Dokumentenprüfung wird auf das Notwendigste beschränkt. Der Auditor schreibt seine getroffenen Feststellungen in seinem Auditbericht nieder.
Anders als bei regulären IFS-Audits werden bei IFS Food Safety Checks auch Fotos von Schwachstellen, die möglicherweise zum Nichtbestehen des Audits führen, gemacht. In den meisten Fällen wird der Auditor Sie bitten, diese Fotos selber zu schießen. Auf jeden Fall wird der Auditor, wenn er selber Fotos macht, diese von Ihnen noch einmal ansehen lassen, damit deutlich wird, dass keine Betriebsgeheimnisse oder der persönliche Schutz von Mitarbeitern verletzt werden. Im Abschlussgespräch erläutert der Auditor die Feststellungen vor Ort. Sollte der FSC nicht bestanden werden, muss die verantwortliche Person das Dokument "Akzeptanz von Nichtkonformitäten" direkt unterzeichnen. Im Gegensatz zu den sonstigen unangekündigten Audits dauert ein Food Safety Check-Audit einen Tag. Es werden nicht alle Anforderungen des IFS Food auditiert. Das vorläufige Ergebnis des IFS Food Safety Checks leitet der Auditor im Besuchsbericht an die IFS GmbH weiter.
Ihre Vorlage Forderungsvergleich IFS / BRC
Vorlage: Mit der Vorlage "Individuelle Forderungen und Forderungsvergleich IFS BRC inkl. Audit IFS und Audit BRC Checkliste" können Sie die Umsetzung der IFS Standards in Ihrem Unternehmen selbst überprüfen.
Kann ein IFS Food Safety Check Audit auch in Ihrem Betrieb durchgeführt werden?
Grundsätzlich können alle Betriebe, die ein gültiges IFS-Zertifkat nach IFS Food oder IFS Wholesale besitzen, FSC-Audits beauftragen. Nur das IFS zertifizierte Unternehmen selbst kann die IFS Food Safety Checks beantragen. Das heißt, ohne Ihre Beauftragung werden Sie kein unangekündigtes Audit haben. Aber speziell, wenn Sie Forderungen Ihrer Kunden haben, sich unangekündigt auditieren zu lassen, ist ein FSC-Audit interessant. Denn ein angekündigtes vollständiges Audit plus ein unangekündigtes FSC-Audit wird als gleichwertig zu einem vollständigen unangekündigten Audit gesehen. Ihr Unternehmen muss die FSC-Audits beauftragen (Auftragsformular auf Ihrem Account auf der IFS Website). Dies ist frühestens dann möglich, sobald die Daten Ihres letzten Audits in der IFS-Datenbank hochgeladen wurden. Ihr Zertifikat sollte bei Beauftragung mindestens noch 6 Monate gültig sein.
Wie können Sie sich auf IFS Food Safety Checks vorbereiten?
Was sollten Sie grundsätzlich vorbereiten beziehungsweise bereit halten? Das Audit wird auf jeden Fall durchgeführt, auch wenn verantwortliche Personen, wie etwa Geschäftsführung, IFS-Beauftragter oder andere Führungskräfte nicht anwesend sind. Einige grundsätzliche Dokumente müssen daher zu jedem Zeitpunkt aktuell vorliegen und im unangekündigten FSC-Audit auch verfügbar sein:
- Lageplan mit Angaben zu Wegen für Personal, Rohstoffe, Halb- und Fertigwaren
- aktueller Produktionsplan des Tages/der Woche
- Flussdiagramm der Prozesse mit Einzeichnung der CCPs sowie Liste der CPs und CCPs
- Unterlagen zum Schädlingsmonitoring von der IFS Webseite
Diese Dokumente wird der Auditor bereits im Einführungsgespräch anfordern. Insbesondere anhand der Lagepläne und der Fließdiagramme wird er sein Audit durchführen.
Auditcheckliste für Food Safety Audits
Als Grundlage für das Audit verwendet der jeweilige Auditor eine „abgespeckte“ Liste aus dem IFS Food Version 6.1. Dabei werden die ursprünglichen Nummerierungen der einzelnen Anforderungen beibehalten. Im Gegensatz zu den 281 Anforderungen des IFS Food 6.1 gibt es in der Checkliste zu IFS Food Safety Checks 90 Anforderungen. Grundsätzlich werden Fragestellungen zu folgenden Themen überprüft:
- Verantwortung der Leitung
- HACCP-System
- Personalhygiene/Sozialbereiche
- Verpackung
- Betriebsumgebung/Außenbereiche
- Bauliche Anforderungen
- Reinigung und Desinfektion
- Abfallentsorgung
- Fremdmaterialmanagement
- Schädlingsbekämpfung
- Lagerung
- Anlagen- und Ausrüstungen
- Prozesslenkung
- Mengenkontrollen
- Lenkung fehlerhafter Produkte
- Produktschutz
Wie funktioniert die Bewertung im IFS Food Safety Check?
Es wird nicht wie im IFS Audit mit A, B, C, D, Major und KO bewertet. Die Anforderungen werden mit „bestanden“ oder „nicht bestanden“ gewertet. Wenn Ihr Unternehmen den Food Safety Check besteht, erhalten Sie die Bestätigung, dass Sie den jeweiligen IFS Standard in der täglichen Arbeit umsetzen. Wurde der FSC bestanden, allerdings unter Feststellung von noch deutlichen Mängeln, erhält das Unternehmen ebenfalls eine Bestätigung. Der Auditor leitet die festgestellten Mängel an die Zertifizierungsstelle weiter. Sie müssen diese bis zum nächsten Überwachungsaudit beheben. Nicht bestanden ist das Audit, „wenn ein Risiko für die Lebensmittel- bzw. Produktsicherheit identifiziert wurde und/oder gravierende Hygienemängel vorliegen und/oder deutliche Abweichungen bezüglich der Konformität mit den geprüften IFS Standardanforderungen bestehen“.
Was passiert, wenn wir den FSC nicht bestehen?
Der Auditor fertigt grundsätzlich nach dem Food Safety Audit einen Besuchsbericht an. Wenn Sie das Audit nicht bestehen, prüft die IFS den Besuchsbericht. Die Zertifizierungsstelle des regulären IFS-Audits wird benachrichtigt und muss eine Stellungnahme dazu abgeben. Dazu äußert sich in der Regel auch der letzte Auditor. Die Zertifizierungsstelle entscheidet dann in Abstimmung mit dem IFS über den Entzug des IFS-Zertifikates. Parallel lädt der Auditor den Besuchsbericht des nicht bestandenen Audits in die Datenbank des IFS Audit Portals hoch. Von dort bekommen alle Kunden, die vom Unternehmen freigeschaltet sind und das Unternehmen als Favoriten angelegt haben, eine E-Mail mit der Information über das nicht bestandene Audit. Jedes freigeschaltete Unternehmen kann den Besuchsbericht einsehen.
Daher empfiehlt die IFS im Falle des Nicht-Bestehens die Kunden über Fakten, Hintergründe und Ergebnis der Überprüfung selbst zu informieren, bevor diese es im Portal selbst entdecken. Überraschenderweise hat sich in der Vergangenheit gezeigt, dass Food Check Audits häufiger nicht bestanden werden als IFS-Audits.
Korrekturmaßnahmen zeitnah umsetzen
Wenn Ihr Auditor während des IFS FSC-Audits einzelne Anforderungen oder den gesamten Food Check als nicht bestanden bewertet, müssen Sie als Unternehmen selbstverständlich Korrekturmaßnahmen durchführen. Diese Korrekturmaßnahmen überprüft der Auditor spätestens beim nächsten regulären IFS-Audit auf ihre Wirksamkeit hin. Die Zertifizierungsstelle kann aber auch, je nach Schwere der Abweichungen, ein kurzfristiges Überwachungsaudit ansetzen.
Ich helfe Ihnen gerne weiter!
Kati Schäfer
Produktmanagement Training & PRO SYS
Tel.: 07231 92 23 91 - 29
E-Mail: kschaefer@vorest-ag.de
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