Was ist ein Qualitätszirkel & wie wird er durch KVP gesteuert?

Ein Qualitätszirkel ist gemäß Definition eine kleine freiwillige Gruppe von Personen, die in regelmäßigen Abständen auf ein bestimmtes Thema bezogen zusammenarbeitet. Die Teilnehmer sollten dabei aus demselben Arbeitsbereich stammen, außer wenn es sich um ein Schnittstellenproblem handelt. Dann sollten alle betroffenen Abteilungen vertreten sein. Der Grundgedanke des Qualitätszirkels ist einfach: Die betroffenen Mitarbeiter sind selbst am besten in der Lage, Probleme im Arbeitsprozess zu erkennen und die passenden Lösungen zu entwickeln. Sie wählen die Themen also selbst aus. Denn nur sie verfügen über das dafür notwendige Wissen. Mit der Einrichtung von Qualitätszirkeln wird also angestrebt, die Eigeninitiative und das gemeinsame Überlegen der Kollegen für die Verbesserung der Arbeitsergebnisse zu nutzen. Die Moderation der QZ-Arbeit übernimmt dabei ein geschulter Moderator. Es wird von unten nach oben gearbeitet. Praktiker erarbeiten Lösungsvorschläge, die die Leitungsebene umsetzten sollte, soweit das möglich ist. Hier werden also keine Entscheidungen getroffen, sondern es werden lediglich Empfehlungen präsentiert.

JISHU KANRIS – Das japanische Original des Qualitätszirkels wurde in den 50er Jahren, inspiriert durch das dort ausgeprägte Gruppen- und Familienbewusstsein, entwickelt. In den sechziger Jahren wurden sie auch in den USA und erst in den achtziger Jahren in Deutschland eingeführt. Ein Qualitätszirkel ist nach der reinen Lehre eine moderierte Form der Teamarbeit. Die Q-Zirkel-Teams haben das Ziel und die Aufgabe, alltägliche Probleme zu lösen, indem die Qualität der Prozesse und Produkte gesteigert wird. Quasi als „Nebenwirkung“ wird das Leistungspotenzial der Mitarbeiter besser ausgeschöpft und das Betriebsklima verbessert sich.

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Was bedeutet die Einführung von Qualitätszirkeln für Ihren Betrieb?

Die Einführung von Qualitätszirkeln ist der Ausdruck einer neuen Sicht auf den Arbeitnehmer im Betrieb. Dies steht in direktem Gegensatz zu den lange akzeptierten Grundsätzen der wissenschaftlichen Betriebsführung, die unter anderem die interpersonelle Teilung von ausführenden Teilen der Aufgaben einerseits und planenden und kontrollierenden Elementen andererseits vorsah. Qualitätszirkel fördern dagegen bewusst die Einbeziehung des ausführend tätigen Arbeitnehmers in die Planung und Kontrolle seiner eigenen Tätigkeit. In dieser Konsequenz unterstellt dieser Ansatz, dass

aufgrund ihrer jahrelangen praktischen Erfahrungen an ihrem Arbeitsplatz die Mitarbeiter für ihre Arbeitsaufgabe und ihren Arbeitsplatz die höchste Kompetenz erworben haben.
in vielen Kollegen in allen Ebenen der Hierarchie ein Kreativitäts- und Problemlösungspotenzial schlummert und bisher in traditionellen Führungsstilen kaum genutzt wird.
die Einbindung von Mitarbeitern hilft das „Not-invented-here-Syndrom“ zu vermeiden, das eine Ablehnung gegenüber Entscheidungen und Konzepten mit sich bringt, an denen man nicht selbst beteiligt war.
das positive Erleben der Selbstwirksamkeit durch die Möglichkeit der Mitsprache und Beteiligung der Mitarbeiter deren Arbeitszufriedenheit erhöht und als Folge ebenfalls die Produktqualität und auch die Produktivität.

Qualitätszirkel als Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

Qualitätszirkel sind ein wesentlicher Bestandteil des KVP / KAIZEN Konzeptes, wobei dieses Konzept noch weit darüber hinausgeht. KAIZEN steht für: Kontinuierliche Verbesserungsaktivitäten, unter Einbeziehung aller Betroffenen und Beteiligten in allen Unternehmensbereichen in Form kleiner Verbesserungsschritte als Plan-Do-Check-Act-Zyklus und ganz nach dem Motto: „Der Weg ist das Ziel“. Dabei ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) durch die Einbindung der Mitarbeiter das ideale Werkzeug, um dem Verbesserungsgedanken wirkliches Leben einzuhauchen.

Die Zielsetzungen, die in der Anfangsphase eines Qualitätszirkels definiert werden, sind im Allgemeinen mit der Problemlösung stark vernetzt und dient ebenfalls der Qualitätssicherung. Der Bedarf an Korrekturmaßnahmen aufgrund akuter Probleme oder ständigem Leidensdruck wegen kleiner Ärgernisse stößt die Qualitätszirkelarbeit in diesem Stadium an. Der intensive Einblick in die konkreten eigenen Arbeitsabläufe oder in die anderer Fachbereiche erweitert die Sensibilität der Mitglieder im Qualitätszirkel häufig in so erheblichem Maße, sodass das Ziel von diesem Instrument als solches nicht mehr einfach „Problemlösung“ lautet, sondern vielmehr vermehrt die Problemvermeidung und Prozessverbesserung umfasst, wie z.B.:

Verbesserung der Arbeitsergebnisse (Produkt- bzw. DL-Qualität)
Erhöhung der Prozessqualität (Zuverlässigkeit, Durchlaufzeiten, …)
Optimierung der Organisationsqualität (Arbeitsabläufe, Verschwendung, Identifikation mit der Arbeit, Verantwortungsbewusstsein)
Verbesserung der Arbeitsbedingungen (Beanspruchung, Belastung)

Die Erkenntnis, ungünstigen Arbeitssituationen nicht ausgeliefert zu sein, erhöht die Sensibilität der Mitarbeiter und ermutigt sie, sich aktiv an der Verbesserung der Situation zu beteiligen – nur so gelingt ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess!

Welche Rollen und Aufgaben gibt es im Qualitätszirkel?

Die Steuerungsgruppe
… sollte aus drei bis vier Verantwortlichen entsprechender Bereiche sowie einem Mitglied des Betriebsrats des Unternehmens bestehen. Sie vertritt den Willen der Unternehmensleitung, nämlich das Qualitätszirkelkonzept zum Erfolg zu führen. Die Steuerungsgruppe wählt die Pilotbereiche aus und sichert die finanzielle Basis. Sie lässt sich regelmäßig über die Situation informieren und steuert bzw. korrigiert den Gesamtprozess. Wird die Umsetzung sinnvoller Lösungsideen von anderen Abteilungen abgelehnt, oder werden Umsetzungen blockiert, greift sie unterstützend ein.

Die QZ-Koordinatoren
…haben die Aufgaben den Qualitätszirkel Gruppen den Weg zu ebnen, Blockaden und Widerstände zu überwinden sowie die Motivation der Teilnehmer hoch zu halten. Die Koordination der verschiedenen Zirkel umfasst weiterhin die Beschaffung von Hilfsmitteln und sonstige Unterstützung der Qualitätszirkel. Außerdem gehört die Organisation von Schulungen zu den Aufgaben der Koordinatoren.

Die QZ-Gruppen
…sind das Herzstück der Qualitätszirkelorganisation. Ein interner Moderator aus dem Qualitätszirkel kommuniziert mit dem QZ-Koordinator. Die QZ-Gruppe leistet die eigentliche Problemlösung. Sie präsentiert ihre Vorschläge dem QZ-Koordinator, setzt nach Genehmigung die Maßnahmen um und erstattet Bericht über den Stand der Umsetzung.

Machen Sie Ihrem Qualitätszirkel den Weg frei – durch Schulungen

Die Voraussetzung für den Erfolg Ihrer Qualitätszirkel, ist die vorbereitende und flankierende Schulung der Führungskräfte und Mitarbeiter. Zu diesem Zweck sollten Sie ein Ausbildungskonzept entwickeln:

Vorbereitende Schulung der mittleren Führungskräfte
Der Führungsstil der Führungskräfte muss sich in Richtung eines am Mitarbeiter orientierten Stils verändern. Der Vorgesetzte lernt seine „zukünftige“ Rolle des Integrators und Moderators: Ziel ist die Übertragung von Verantwortung an die Mitarbeiter, im Vertrauen darauf, dass diese selbst fähig sind, Probleme zu lösen.
Pilotbereiche auswählen, QZ-Mitglieder und -Leiter trainieren
Alle Beteiligten des Pilotbereichs sollten eine einführende Schulung bezüglich Qualitätszirkelkonzept und Gruppenbildung erhalten. Broschüren und Informationsveranstaltungen für die Gesamtorganisation helfen dabei die Gerüchteküche nicht überkochen zu lassen. Die Qualitätszirkelleiter benötigen eine weitergehende Ausbildung, die sich zum Beispiel auf gruppendynamische Prozesse, Präsentations- sowie Moderationstechnik, Qualitätsmethoden und Ähnliches erstreckt.
Den kontinuierlichen Erfahrungsaustausch der QZ-Leiter sichern
Die Leiter der Qualitätszirkel sollten sich bezüglich schwieriger Situationen oder Teilnehmer in der Pilotphase kontinuierlich austauschen. So können im Rahmen des „Probelaufs“ Erfolgskontrollen stattfinden und bei Bedarf Korrekturen am Konzept (Einführungsprozess und Modell) vorgenommen werden.

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Wie wird die Qualitätszirkelarbeit erfolgreich?

Mitarbeiter-Gruppen können nicht installiert werden wie eine neue Fertigungseinrichtung. In der Praxis haben sich Faktoren herauskristallisiert, die als „Erfolgsbedingungen“ der QZ-Arbeit gelten:

Unterstützung „von oben“: Verständnis und Unterstützung müssen auf allen hierarchischen Ebenen bestehen und ständig gezeigt werden (aktive Teilnahme der Leitung an Präsentationen, Nachfragen, persönliches Interesse zeigen).
Anerkennung: Die Leitung muss die Zusatzarbeit auf freiwilliger Basis aller Beteiligten anerkennen. Nur durch engagierte Mitarbeit und persönlichen Einsatz erzielen Sie Gruppenergebnisse.
Qualitätszirkel haben hohe Priorität: Koordinatoren müssen eingereichte Ideen bzw. Vorschläge schnell beantworten. Eine Ablehnung muss nachvollziehbar begründet erfolgen.
Kein äußerer Druck: Auch wenn sich die Sache nach einem halben Jahr noch nicht rechnet muss der Prozess unterstützt werden.
Geeignetes Umfeld: Q-Zirkel benötigen ein geeignetes räumliches Umfeld. Ein Pausenraum ist z.B. als Gruppenraum völlig ungeeignet.
Schulung der Akteure: Vor dem Start der Q-Zirkel müssen sich die Koordinatoren und Moderatoren in einem gemeinsamen Training auf die anstehenden Aufgaben vorbereiten.

Die Qualitätszirkelarbeit auf der Sach- und Inhaltsebene

Die Arbeit auf dieser Ebene erfordert von den Qualitätszirkel-Mitgliedern vor allem fachliches Wissen und fachspezifische Kompetenzen:

Die Q-Zirkelgruppe greift im ersten Schritt Probleme aus ihrem Arbeitsumfeld auf und wählt dann eines der Themen zur Bearbeitung aus (Schritt I).
Nun beginnt die Problembearbeitung und die Entwicklung von alternativen, kreativen Lösungskonzepten, die möglicherweise mehrerer Sitzungen bedarf (Schritt II).
Schließlich plant die Gruppe Maßnahmen, um das Problem einer Lösung zuzuführen (Schritt III).
Die Maßnahmen setzt die Gruppe meist eigenverantwortlich um. Gegebenenfalls beinhaltet die Planung der Gruppe eine Ergebnispräsentation und eine nachfassende Erfolgskontrolle (Schritt IV).

Die Qualitätszirkelarbeit auf der Ebene systematischer Problemlösungsmethoden

Auf dieser Ebenen zählt der Erwerb bzw. Besitz von Fähigkeiten, Probleme zu erkennen, zu hinterfragen und lösen zu können zu den Kompetenzanforderungen an die Qualitätszirkel-Gruppe. Grundlage dieser Kompetenzen ist die Anwendung von Methoden zur

Problemerkennung,
Ursachenanalyse,
Zielbestimmung,
Ideen- sowie Lösungsfindung,
Lösungsbewertung und -Auswahl,
Realisierung und Kontrolle.

Video: Was ist ein Qualitätszirkel?

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Die Arbeit der Qualitätszirkel auf der Ebene der Gruppenarbeitsprozesse

Zu Beginn der Qualitätszirkel-Arbeit sollten die Teilnehmer ihre Erwartungen an die Gruppenarbeit formulieren und Regeln für die Zusammenarbeit in den Gruppensitzungen vereinbaren. Der Begriff der „sozialen Kompetenz bzw. Fähigkeiten“, beschreibt die grundsätzliche Voraussetzung gemeinsam im QZ-Team zu arbeiten. Diese soziale Kompetenz umfasst z.B.

Gedanken, Gefühle, Einstellungen wahrnehmen zu können,
sich situations- und personenbezogenverständigen zu können und
bereit zur Verständigung und Veränderung zu sein.

Tipps für den Ablauf einer Qualitätszirkelsitzung

Zur Q-Zirkel Vorbereitung sollten Sie als Moderator folgende Fragen klären:

Was wollen wir in der heutigen Sitzung erreichen (Aufgaben/Ziele)?
Soll die Gruppe die Ziele (noch einmal) diskutieren?
Wie viel Zeit steht zur Verfügung?
Welche möglichen Hürden könnte es dabei für die Sitzung geben?
Welche Methoden wählen Sie für die Sitzung aus (soweit planbar)?

Für die Durchführung einer QZ-Sitzung hat sich der Einsatz von Moderationstechniken bewährt. Dabei sollte die Gruppe zum Abschluss gemeinsam reflektieren, ob alle mit dem Ergebnis zufrieden sind und ob allen klar ist, was bis zur nächsten Sitzung erledigt werden muss und wie der Ablauf der Sitzung war, bzw. was man ggf. ändern/verbessern könnte.