Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, steht vor der Herausforderung, die komplexen Anforderungen der DSGVO rechtskonform umzusetzen. Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) spielt dabei eine zentrale Rolle und hilft Unternehmen bei der Einhaltung der Regeln, Vermeidung von Bußgeldern und Optimierung von Prozessen. In diesem Fachartikel der VOREST AG erfahren Sie alles wichtige über die Aufgaben und Pflichten eines Datenschutzbeauftragten gemäß DSGVO.
Berufsbild Datenschutzbeauftragter - Aufgaben, Gehalt und Zukunft
Zu den Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 39 gehören vor allem die Beratung zum Datenschutz sowie die Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften. Die DSGVO (Art. 39 Abs. 1) teilt die Datenschutzbeauftragter Aufgaben in zwei Bereiche ein: beratende Aufgaben und überwachende Aufgaben. Kernaufgabe ist die Kontrolle, ob das Unternehmen die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhält (Art. 39 Abs. 1b DSGVO). Dabei müssen nicht nur die DSGVO, sondern auch nationale Regeln wie das BDSG sowie relevante internationale Datenschutzvorschriften berücksichtigt werden.
Zu den zentralen DSB-Aufgaben gehören außerdem die Unterrichtung und Beratung der Geschäftsleitung, der Auftragsverarbeiter und der Mitarbeitenden in Datenschutzfragen. Der Datenschutzbeauftragte ist die erste Anlaufstelle im Unternehmen und führt in der Praxis häufig auch Datenschutzschulungen durch, um Beschäftigte im Umgang mit personenbezogenen Daten zu sensibilisieren. Ebenfalls Aufgabe des DSB ist die Unterstützung und Überwachung der Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO. Diese ist erforderlich, wenn eine Verarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte betroffener Personen birgt. Zusätzlich fungiert der Datenschutzbeauftragte als Kontaktstelle für Aufsichtsbehörden und begleitet deren Anfragen.
Die Stellung des Datenschutzbeauftragten ist als unabhängige Stabsstelle ausgestaltet. Interessenkonflikte sind unzulässig. Zwar erlaubt Art. 38 Abs. 6 DSGVO die Übernahme weiterer Aufgaben, diese dürfen jedoch nicht im Widerspruch zu den Hauptaufgaben des Datenschutzbeauftragten stehen.
Was sind die Aufgaben im Datenschutzmanagementsystem?
Zu den Aufgaben im Datenschutzmanagementsystem gehört es, datenschutzrelevante Strategien und Richtlinien zu entwickeln oder deren Erstellung zu begleiten sowie Mitarbeitende über die richtigen Verhaltensweisen im Umgang mit personenbezogenen Daten zu informieren. Der Datenschutzbeauftragte überwacht dabei die Umsetzung im betrieblichen Datenschutzmanagementsystem und unterstützt bei Bedarf fachlich. Die Überwachung kann auch anhand von internen Audits verfolgen.
Ein wichtiger Bestandteil des Datenschutzmanagementsystems ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Betroffene Fachbereiche müssen dieses Verzeichnis selbst erstellen, während der DSB beratend tätig ist, Hinweise gibt und die Schlüssigkeit überprüft. Die eigentliche Erstellung liegt jedoch beim Verantwortlichen und zählt nicht zu den operativen Aufgaben des Datenschutzbeauftragten. Hier ist besondere Vorsicht geboten: Nimmt der Datenschutzbeauftragte Einfluss auf operative Tätigkeiten, kann dies im Haftungsfall zu Problemen führen, da Sie im Haftungsfall einen Teil der Haftung auf sich nehmen.
Video: Welche Aufgaben hat ein Datenschutzbeauftragter?
In diesem Video der VOREST AG erfahren Sie, welche Aufgaben ein Datenschutzbeauftragter gemäß DSGVO erfüllen muss und wie die Aufgaben in den PDCA-Zyklus eingebettet werden. Dabei werden im Video die Aufgaben nach beratenden und überwachenden Tätigkeiten unterschieden. Unser Experte gibt Ihnen einen ersten umfangreichen Überblick über die spannenden Aufgabenfelder des DSB.
Inhalte des Videos:
- Aufgaben des DSB
- Aufgaben des DSB nach dem PDCA-Zyklus
Technisches Verständnis & Rolle bei Datenschutzvorfällen
Datenschutzvorfälle müssen gemäß Art. 33 DSGVO innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Aufsichtsbehörde gemeldet werden, vorausgesetzt, es besteht ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen. Damit das gelingt, erstellt der Datenschutzbeauftragte ein internes Meldeverfahren, schult Mitarbeitende und sorgt dafür, dass Vorfälle schnell erkannt und an ihn weitergeleitet werden. Der DSB prüft den Vorfall und empfiehlt dem Verantwortlichen, ob eine Meldung an die Aufsichtsbehörde notwendig ist.
Ein weiteres Ziel des Datenschutzbeauftragten ist es, Datenschutzverletzungen präventiv zu vermeiden. Dazu muss er frühzeitig in neue Prozesse oder Softwareeinführungen eingebunden werden (Art. 38 Abs. 1 DSGVO). Er benötigt ein grundlegendes technisches Verständnis, um Risiken einschätzen und technische Maßnahmen bewerten zu können. Das Unternehmen setzt die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen um, während der DSB die Umsetzung überwacht, bewertet und Empfehlungen ausspricht.
Aufgaben des Datenschutzbeauftragten im PDCA-Zyklus
Wie bei modernen Managementsystemen üblich, folgen auch die Datenschutzbeauftragter Aufgaben dem PDCA Zyklus. Der PDCA Kreislauf sieht dabei den Problemlösungsprozess in den vier Schritten „Plan – Do – Check – Act“ vor. Wie dies im Falle des DSB aussehen kann, sehen Sie in dem nachfolgenden Bild grafisch dargestellt.
Tipps & Tricks zu den täglichen Datenschutzbeauftragter Aufgaben
Zu den täglichen Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten gehören insbesondere die Beratung des Verantwortlichen, die Überwachung der Datenverarbeitung sowie die Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde. Damit Sie diese Aufgaben effizient und rechtssicher erfüllen können, helfen folgende praktische Tipps:
- Rollenbeschreibung schriftlich fixieren: Halten Sie Ihre Kernaufgaben, Verantwortlichkeiten und Abgrenzungen zur operativen Umsetzung klar fest, um spätere Konflikte und Haftungsrisiken zu vermeiden.
- Risiko-basierte Priorisierung nutzen: Bewerten Sie Vorgänge nach Kritikalität und Datenrisiko – so priorisieren Sie Ihre Zeit auf die wirklich wichtigen Themen.
- Wissensstand der Mitarbeitenden im Blick behalten: Planen Sie wiederkehrende Schulungen oder Awareness-Impulse ein, statt einmaliger Großschulungen.
- Aktuell bleiben: Reservieren Sie feste Zeiten für Weiterbildung und Updates zu Rechtsprechung und Aufsichtsbehörden.
- Saubere Dokumentation führen: Notieren Sie alle Beratungen, Hinweise und Entscheidungen
Gehalt eines Datenschutzbeauftragten: Was verdient ein DSB?
Das Gehalt eines Datenschutzbeauftragten richtet sich stark nach Erfahrung, Verantwortung, Unternehmensgröße und Branche. Laut der StepStone Gehaltsangaben für Datenschutzbeauftragte in Deutschland liegt der typische Einstiegsbereich bei etwa 50.000 € brutto im Jahr und das Mediangehalt bei 56.000 €. Mit wachsender Erfahrung und zunehmender Verantwortung sind 64.000 € und mehr realistisch (Stand Dezember 2025). In Konzernen oder stark regulierten Branchen (z. B. Gesundheitswesen, Finanzen, IT) sind auch noch höhere Gehälter durchaus möglich, vor allem wenn der DSB mehrere Standorte betreut oder komplexe Datenschutzprojekte verantwortet.
Karrierechancen & Zukunftsaussichten als DSB
Wer sich heute für eine Laufbahn als Datenschutzbeauftragter entscheidet, wählt einen der krisensichersten Berufe unserer Zeit. Die Bedeutung des Datenschutzes wächst parallel zur digitalen Transformation der Wirtschaft. Das Aufgabenfeld entwickelt sich dabei stetig weiter: Weg vom reinen „Gesetze-Einhalten“, hin zum strategischen Qualitätsmanagement von Daten.
Das macht den Beruf zukunftssicher:
- Gesetzliche Garantie: Durch die Bestellpflicht nach DSGVO und BDSG ist der Bedarf an Fachkräften gesetzlich verankert und konjunkturunabhängig.
- Wachsender Bedarf durch neue Technologien: Themen wie Cloud-Computing, Künstliche Intelligenz (KI) und vernetztes Arbeiten erfordern immer komplexere Datenschutzkonzepte. Experten sind hier unverzichtbar.
- Branchenunabhängigkeit: Ob Gesundheitswesen, Automotive, E-Commerce oder öffentlicher Dienst – Daten werden überall verarbeitet. Das gibt Ihnen maximale Flexibilität bei der Arbeitgeberwahl.
- Aufstiegsmöglichkeiten: Mit zunehmender Erfahrung entwickeln sich Datenschutzbeauftragte oft zu gefragten Senior-Beratern oder übernehmen als Chief Privacy Officer (CPO) leitende Managementfunktionen im Konzernumfeld.
Wann muss ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen?
Ein Unternehmen muss gemäß Art. 37 DSGVO einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
- Mindestens 20 Mitarbeiter sind ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt (auch Teilzeitkräfte zählen mit)
- Die Verarbeitung erfolgt durch eine Behörde oder öffentliche Stelle, mit Ausnahmen von Gerichten, soweit sie im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit handeln
- Die Kerntätigkeit des Verantwortlichen besteht in einer umfangreichen, regelmäßigen und systematischen Überwachung von Personen.
- Es werden umfangreich besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) oder Daten zu Straftaten (Art. 10 DSGVO) verarbeitet.
Unternehmen mit mehreren Standorten können einen gemeinsamen DSB benennen, sofern dieser für alle Niederlassungen gut erreichbar ist. Die Rolle kann durch einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten übernommen werden. Entscheidend ist, dass die Person über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügt, um die Aufgaben eines DSB ordnungsgemäß wahrzunehmen.
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Stellung des Datenschutzbeauftragten: Rechte & Pflichten nach DSGVO Art. 38
Ein Datenschutzbeauftragter muss gemäß Art. 37 Abs. 5 DSGVO über die erforderliche berufliche Qualifikation und umfassende Kenntnisse im Datenschutzrecht und in der Datenschutzpraxis verfügen. Nach Art. 38 Abs. 6 DSGVO darf ein interner DSB weitere Aufgaben übernehmen, jedoch nur, wenn kein Interessenkonflikt entsteht. Je größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger ist diese Vereinbarkeit, insbesondere im Hinblick auf die Rechenschaftspflicht.
Der Datenschutzbeauftragte ist weisungsfrei. Die Unternehmensleitung darf also nicht bestimmen, wie der DSB seine Aufgaben erfüllt. Grundlage seines Handelns sind die Vorgaben der DSGVO sowie der risikoorientierte Ansatz. Zudem verfügt der DSB über Abberufungsschutz, ein Benachteiligungsverbot und berichtet direkt an die oberste Managementebene. Darüber hinaus ist der Datenschutzbeauftragte im Rahmen seiner Tätigkeit zur Verschwiegenheit verpflichtet. Im Kontakt mit Betroffenen muss deren Identität geschützt werden; ist dies in kleinen Unternehmen kaum möglich, wird eine Einwilligung eingeholt.
Damit der DSB seine Aufgaben wirksam erfüllen kann, hat das Unternehmen eine Unterstützungspflicht: Es muss ausreichende Ressourcen, Zugänge zu relevanten Informationen und Möglichkeiten zur fortlaufenden Weiterbildung bereitstellen. Klären Sie Budget und Zeitressourcen frühzeitig, um spätere Engpässe zu vermeiden.
Video: Welche Stellung hat ein DSB nach der DSGVO im Unternehmen?
In diesem Video der VOREST AG geht es um die Stellung und die Funktion des Datenschutzbeauftragten im Unternehmen. Unternehmen müssen viele Änderungen beachten, wenn sie Bußgelder und andere Strafen durch Datenschutzverletzungen vermeiden wollen. Wir zeigen Ihnen, welche Funktion der Datenschutzbeauftrage hierbei übernimmt, angefangen bei der notwendigen beruflichen Qualifikation bis hin zur Unterrichtungs- und Beratungspflicht seinerseits.
Inhalte des Videos:
- Notwendige Qualifikation
- Stellung des Datenschutzbeauftragten
- Pflichten im alltäglichen Betrieb
Tipps zur Stellung des Datenschutzbeauftragten
Die Stellung des Datenschutzbeauftragten sollte in einer klaren Rollen- und Stellenbeschreibung schriftlich festgehalten werden, idealerweise direkt im Arbeitsvertrag. So lassen sich Überschneidungen mit anderen Aufgaben und mögliche Interessenkonflikte vermeiden. Empfehlenswert sind außerdem regelmäßige Jour-fixe-Termine zwischen DSB und Geschäftsleitung. Die Häufigkeit richtet sich nach Unternehmensgröße und der Kritikalität der Datenverarbeitung.
Welche Rechtsfolgen bzw. Haftungsrisiken bestehen als DSB?
Bei Verstößen gegen die DSGVO können erhebliche Konsequenzen entstehen. Datenschutzbeauftragte haften jedoch nicht gegenüber Betroffenen, denn gemäß Art. 82 Abs. 1 DSGVO sind ausschließlich der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter schadensersatzpflichtig. Theoretisch sind Bußgelder bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes möglich. In der Praxis müssen Aufsichtsbehörden jedoch verhältnismäßig entscheiden und berücksichtigen, ob das Unternehmen risikobasiert und nachvollziehbar gehandelt hat.
Welche unternehmerischen Kernaufgaben gibt es zum Datenschutz?
Die unternehmerischen Kernaufgaben im Datenschutz orientieren sich direkt an den Vorgaben der DSGVO.
Dazu gehören:
- Dokumentation aller Verarbeitungstätigkeiten mit personenbezogenen Daten
- Prüfung und ggf. Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen
- Aktualisierung aller datenschutzrechtlichen Rechtstexte (z. B. Datenschutzerklärung, interne Richtlinien)
- Überprüfung von Rechtsgrundlagen und Einwilligungsprozessen inkl. Nachweisführung
- Kontrolle und Anpassung von Auftragsverarbeitungsverträgen und sonstigen Vereinbarungen
- Überprüfung interner Prozesse zu Meldepflichten, Betroffenenrechten und Compliance
- Löschung nicht mehr benötigter personenbezogener Daten
- Pflege einer vollständigen internen Dokumentation als Nachweis gegenüber Behörden
- Aufbau und Sicherstellung einer datenschutzbewussten Unternehmenskultur („Awareness & Skills“)
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Whitepaper kostenlos herunterladenFAQ – Wichtige Fragen zu den Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten
Was macht ein Datenschutzbeauftragter genau?
Ein Datenschutzbeauftragter überwacht die Einhaltung der DSGVO, berät Unternehmen zu datenschutzrechtlichen Fragen, schult Mitarbeitende und dient als Ansprechpartner für Betroffene und Aufsichtsbehörden.
Welche Aufgaben hat ein Datenschutzbeauftragter nach DSGVO?
Zu den Kernaufgaben nach Art. 39 DSGVO gehören die Beratung, die Überwachung der Datenschutzmaßnahmen, die Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, die Kontrolle von Verarbeitungstätigkeiten und die Sensibilisierung der Beschäftigten.
Wann muss ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen?
Ein Unternehmen muss gemäß Art. 37 DSGVO einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
- Wenn mindestens 20 Mitarbeiter ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (auch Teilzeitkräfte zählen mit)
- Die Verarbeitung erfolgt durch eine Behörde oder öffentliche Stelle, mit Ausnahmen von Gerichten, soweit sie im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit handeln
- Die Kerntätigkeit des Verantwortlichen besteht in einer umfangreichen, regelmäßigen und systematischen Überwachung von Personen.
- Es werden umfangreich besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) oder Daten zu Straftaten (Art. 10 DSGVO) verarbeitet.
Was verdient ein Datenschutzbeauftragter?
Je nach Erfahrung und Unternehmensgröße liegt das Gehalt meist zwischen 50.000 und 65.000 Euro pro Jahr. In Konzernen und regulierten Branchen sind auch höhere Gehälter durchaus möglich.
Welche Qualifikation benötigt ein Datenschutzbeauftragter?
Die DSGVO verlangt gemäß Art. 37 Abs. 5 ausdrücklich, dass ein Datenschutzbeauftragter über die notwendigen Fachkenntnisse und praktischen Erfahrungen im Datenschutzrecht verfügt. Er braucht fundierte Kenntnisse im Datenschutzrecht, praktische Erfahrung im Umgang mit personenbezogenen Daten und ein gutes technisches Verständnis. Zertifizierungen und regelmäßige Weiterbildung sind üblich.
Wofür haftet ein Datenschutzbeauftragter?
Ein DSB haftet nicht gegenüber Betroffenen. Für Verstöße haften der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter (Art. 82 DSGVO). Ein DSB haftet nur innerhalb seines Betriebs, wenn er vorsätzlich oder grob fahrlässig gegen seine Pflichten verstößt.
Welche Stellung hat ein DSB im Unternehmen?
Der Datenschutzbeauftragte ist weisungsfrei, berichtet direkt an die Geschäftsleitung und darf nicht benachteiligt oder aufgrund seiner Aufgaben abberufen werden. Er benötigt volle Unterstützung und Zugriff auf notwendige Informationen und Ressourcen.
Was ist der Unterschied zwischen einem internen und externen Datenschutzbeauftragten?
Der wesentliche Unterschied liegt in der Anstellung und den damit verbundenen rechtlichen Rahmenbedingungen:
- Ein interner Datenschutzbeauftragter ist ein Angestellter des Unternehmens. Er unterliegt dem Weisungsrecht des Arbeitgebers, genießt jedoch einen besonderen Kündigungsschutz und ist im Unternehmen fest verankert.
- Ein externer Datenschutzbeauftragter ist ein unabhängiger Dienstleister (z. B. ein spezialisiertes Beratungsunternehmen oder eine Einzelperson). Er unterliegt keinen internen Weisungen bezüglich seiner Fachaufgaben und es besteht kein besonderer Kündigungsschutz.
Herausgeber: VOREST AG
Die Inhalte dieser Seite wurden vom Redaktionsteam der VOREST AG verfasst, welches aus Trainern und Berater für ISO Management Systeme mit großer Expertise hierzu besteht.
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