Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl professionell durchführen

Die Lieferantenauswahl und Lieferantenbewertung sind heute aus Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Daher blicken wir für Sie auf die professionelle Vorgehensweise, um die zum Unternehmen passenden Lieferanten zu finden. Dabei zahlen sich langfristige und vertrauensvolle Beziehungen zu Lieferanten für beide Vertragspartner aus. Dies ist das Ergebnis einer Studie der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft Ernst & Young. Laut Studie sind für mehr als 90% der befragten Unternehmen der Schutz ihrer Marken, ihres Rufs und die Einhaltung von definierten Standards durch die Lieferanten von großer Bedeutung für ihre Beurteilung. Dies ist der Auslöser dafür, dass sich die Beschaffung in den letzten Jahrzehnten von einer „verwaltungstechnisch geprägten Funktion der Bestellannahme“ zu einer „strategischen Rolle zur Sicherung der Nachhaltigkeit“ weiterentwickelt hat. Dies spiegelt sich auch bei der Lieferantenauswahl und Lieferantenbewertungen wider.

Am Anfang einer Zusammenarbeit steht die Lieferantenauswahl. Dabei erfolgt diese in vielen Unternehmen noch sehr oberflächlich und historisch bedingt insbesondere nach den subjektiven Auswahlkriterien des jeweiligen Einkäufers. Dass sich ein beschaffendes Unternehmen ein für sich optimales Portfolio an Zulieferern zusammenstellt ist jedoch zunehmend ein wichtiges Kriterium für den Unternehmenserfolg.

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Darum sind die Lieferantenbewertung und die Lieferantenauswahl heutzutage so wichtig

Die Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens sind bei der sich immer weiter reduzierenden Wertschöpfungsquote von Herstellern nur so gut, wie die Umfänge, die ihre Lieferanten dazu beisteuern. Die Auswahl des richtigen Lieferanten ist mittlerweile in fast allen Branchen ein wichtiger Erfolgsfaktor. Deshalb ist es notwendig das Risiko, einen „falschen“ Lieferanten auszuwählen, zu minimieren. Zur Suche und Auswahl von Lieferanten benötigt ein Unternehmen daher systematische, qualitative Verfahren. Doch, was macht einen guten Lieferanten überhaupt aus? Wie gehen Sie bei der Lieferantenbewertung vor? Dies ist weitgehend davon abhängig, inwieweit der Lieferant zu der strategischen Ausrichtung des jeweiligen suchenden Unternehmens passt sowie von einigen grundsätzlichen Tugenden eines vertrauenswürdigen Lieferanten. In den nachfolgenden Übersichten finden Sie beispielhafte Kriterien der Lieferantenauswahl und Lieferantenbewertung dargestellt.

Diese beispielhaften Fragen sind, ebenso wie die nachfolgenden von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Vor allem die Gewichtung der einzelnen Kriterien kann stark abweichen, je nach dem, in welchen Bereich Ihre Organisation tätig ist.

Diese Kriterien zur Bewertung der Lieferanten sind stark vom individuellen Unternehmen abhängig. So kann beispielsweise in einem Unternehmen die Liefertreue, also der Umgang der Lieferanten mit Terminen, Falschlieferungen usw. die größte Rolle spielen, während ein anderes Unternehmen die Finanzen eines Lieferanten als maßgebliches Bewertungskriterium für die Lieferantenauswahl betrachtet.

Anforderungen an die Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

Seitens des suchenden Unternehmens sind die persönlichen und fachlichen Kompetenzen entscheidende Kriterien bei der Suche und Auswahl von Lieferanten. Für ein bestmögliches Ergebnis sollen bei der Lieferantenauswahl deshalb folgende Anforderungen berücksichtigt werden:

Bildung eines interdisziplinären Auswahlteams (Qualitätsmanagement, Entwicklung, AV, Fertigung, …)
Berücksichtigung der Unternehmensstrategie sowie konkreten Beschaffungssituation
Angemessener Kosten- und Zeitaufwand
Festlegung von qualitativen und quantitativen Kriterien bei der Lieferantenauswahl
Transparente sowie nachvollziehbare Gewichtung und Lieferantenbeurteilung
Vergleichbarkeit durch einheitliche Bewertungskriterien und -verfahren

Diese Anforderungen sind universell und können sowohl bei der Auswahl der inländischen als auch ausländischen Zulieferer angewendet werden.

Tipp: Denken Sie auch an Ersatzlieferanten

Bei Produkten oder Dienstleistungen, die für Ihr Unternehmen extrem wichtig sind, ist es schließlich fahrlässig, sich nur auf einen Lieferanten zu verlassen. Die Bündelung von Bestellungen an einen Lieferanten führt zwar zu günstigeren Konditionen, aber was passiert, wenn dieser Anbieter Insolvenz anmeldet oder aus anderen Gründen nicht mehr liefern kann oder will? Ohne Alternative ist die Gefahr groß, dass neue Lieferanten unter Umständen diese Notlage ausnutzen wollen.

Auch die besten Lieferantenbeziehungen beherbergen Risiken

Besonders im Rahmen einer weltweiten Versorgung durch externe Anbieter ist zudem ein breites Spektrum an Risiken zu identifizieren und abzuwenden. Neben geografischen Risiken (z.B. Naturkatastrophen) an den Standorten der Lieferanten oder auf den Lieferwegen, müssen finanzielle Risiken (z.B. Zölle, Wechselkursschwankungen) sowie technische Risiken (z.B. Abhängigkeit von Fertigungstechnologien) im Lieferantenmanagement bewertet werden. Eine einfach anwendbare Methode zur Risikobewertung ist dabei die Risikomatrix. Das Expertenteam stuft dafür die Risiken individuell ein und ein sich ergebender Mittelwert drückt durch Kennzahlen das Gesamtrisiko aus, welches wiederum einen wichtigen Faktor für den Auswahlprozess darstellt. Vor der Zusammenarbeit gilt es ggf. Maßnahmen zur Risikobehandlung (Begrenzung, Verteilung, Verlagerung, Überwälzung, usw.) zu treffen.

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Überblick über die wesentlichen Schritte bei der Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

Nachfolgennd finden Sie wichtige Lieferantenauswahl Kriterien, die anschließend auch für Ihre Lieferantenbewertung genutzt werden können. Hierfür ist zudem eine Checkliste zur Lieferantenbewertung sehr hilfreich.

Beschaffungsbedarf bestimmen

Der perfekte Lieferant kann dabei immer nur im Hinblick auf die Unternehmensstrategie gefunden werden:

Schutz von Unternehmens-Know-how?
Kapazitätsauslastung des eigenen Unternehmens?
Differenzierung des Unternehmens vom Mitbewerber?
Was können Lieferanten besser? Abhängigkeit vom Zulieferer?
Kostenvergleich „Eigen- oder Fremdbezug“?
usw.

Auswahlfaktoren und K.O.-Kriterien festlegen

Welche Kriterien für die Lieferantenauswahl wichtig sind, hängt dabei von den (strategischen) Anforderungen des Unternehmens ab. Der Lieferant muss schließlich zu Ihren Unternehmenszielen und -strategien passen.

Lieferantenauswahl Kriterien	K.O.-Kriterien
Referenzen (Qualität, Liefertreue, …) Synergie-Effekte (Produkte, Prozesse) Innovationspotenzial Technologieportfolio Infrastruktur Preisgarantien usw.	Schlechte Bonitätsbewertung Schlechtes Image (Q-Probleme) Fehlende Zertifikate Zu geringe Kapazität Konkurrenzprodukte am Markt Standortrisiken usw.

Lieferanten identifizieren

Zunächst muss die Lieferantenauswahl der potenziellen Lieferanten stattfinden. Diese müssen dafür grundsätzlich in der Lage sein, den festgelegten Bedarf zu erfüllen. Die Informationen über Anbieter lassen sich dabei aus primären oder sekundären Quellen gewinnen:

Primäre Quellen	Sekundäre Quellen
Messen bzw. Ausstellungen Initiativ-Angebote Kontakte mit Verkäufern Betriebsbesichtigung Lieferantenbefragung bzw. Selbstauskunft Lieferantenbewertung Erfahrungsaustausch Innerbetriebliche Quellen Fachtagungen Marktforschungsinstitute usw.	Internetrecherche Fachpublikationen Firmenverzeichnisse Publikationen der Lieferanten Datenbanken Werbung Börsen- sowie Marktberichte Tageszeitungen Amtliche Statistiken usw.

Lieferantenbewertung potenzieller Lieferanten

Für die relevanten Lieferantenauswahl Kriterien muss die Vorgehensweise der Bewertung festgelegt werden und welche Fachbereiche die Auswahl sowie Bewertung durchführen sollten. Die Auswahlkriterien sollten dabei unterschiedlich gewichtet werden. Verteilen Sie dafür 100 Prozent auf die einzelnen Kriterien und gewichten Sie die Aspekte höher, die Ihnen bei einem Lieferanten besonders wichtig erscheinen.

Ihr Lieferantenmanagement Vorlagen Paket

Vorlagen / Musterdokumente: Nutzen Sie unser Lieferantenmanagement Vorlagen Paket mit allen notwendigen, direkt einsetzbaren Vorlagen und Musterdokumenten zur Lieferantenauswahl, für das Lieferantenaudit, für Ihre Qualitätssicherungsvereinbarungen und Verträge.

Verträge mit den Lieferanten schließen

Neue Beziehungen mit Lieferanten sind immer mit Unsicherheiten behaftet, weil Sie noch keine Erfahrungswerte in der Zusammenarbeit besitzen. Hier sollten Sie ggf. befristete Aufträge erteilen bzw. Verträge mit Kündigungsklauseln abschließen, um Erfahrungen zu sammeln. Bewährt sich ein neuer Lieferant, können Sie die Geschäftsbeziehung schließlich intensivieren, andernfalls kurzfristig beenden.

Zusammenarbeit organisieren

Qualitätssicherungsvereinbarungen haben für den Kunden sowie den Lieferanten positive Effekte, sie schaffen Verlässlichkeit. Beide Seiten verpflichten sich zur Einhaltung von Regeln, Rechten und Pflichten, damit Mängel erst gar nicht entstehen:

Ziele und Perspektiven der Zusammenarbeit
Schnittstellen der QM-Systeme
Regelmäßiger sowie situativer Informationsaustausch
Regelungen zur Freigabe als auch Sicherstellung der Herstellbarkeit
Konsequenzen bei Fehlverhalten
Maßnahmen bei Qualitätsmängeln
Gemeinsame Verbesserungsaktivitäten

Eine effektive Lieferantenbewertung kommt auch dem Lieferanten selbst zu Gute, denn dieser kann so erfahren, wo seine direkten Kunden mögliche Stärken und Schwächen sehen und seine Unternehmensprozesse entsprechend anpassen und eventuell notwendige Gegenmaßnahmen einleiten.