Revisionssicherheit - So geht elektronische Archivierung

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Die elektronische Archivierung stellt sicher, dass die Revisionssicherheit bei Daten und Dokumenten eingehalten wird. Auch wenn es komisch klingt – die Grundsätze guter Buchhaltung (GoBD) haben einiges mit dem Qualitätsmanagement zu tun. Der falsche Umgang mit sensiblen Daten, Fehler bei der (digitalen / elektronischen) Archivierung und unklare Prozessvorgaben sind häufig die Ursache für Komplikationen. Schon der Verlust von einem einzelnen Dokument oder das Überspringen von Prozessschritten kann im Bereich der Buchhaltung aber auch im Qualitätsmanagement unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen. Betriebsprüfer der Finanzbehörde können bei Verstößen gegen die GoBD zum Beispiel steuerliche Hinzuschätzungen vornehmen oder die Buchführung sogar vollständig verwerfen. Die Anforderungen an das Dokumentenmanagement der ISO 9001 decken sich in einigen Teilen mit dem Prozess der revisionssicheren Archivierung, welche die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung fordern. Dieser Beitrag zeigt auf, worauf bei der elektronischen Archivierung von einem Dokument zu achten ist, so dass Ihnen diese die notwendige Revisionssicherheit bringt.

Was bedeutet Revisionssicherheit im Detail?

Der Begriff „revisionssichere Archivierung“ wurde von dem Unternehmensberater Ulrich Kampffmeyer im Jahr 1992 geprägt und 1996 in einem „Code of Practice“ vom VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) allgemeingültig veröffentlicht. Ein Dokumentenmanagementsystem ist sehr komplex – hierum geht es bei der revisionssicheren Archivierung. Die Revisionssicherheit ist zweifellos einer dieser Komplexitätsfaktoren. Im deutschen Recht sind an unterschiedlichen Stellen Anforderungen / Kriterien an die Vorgaben für die Aufbewahrung und Verfügbarmachung von Dokumenten festgelegt, damit diese revisionssicher verwaltet werden können. Dazu gehören z.B. folgende Gesetze:

Abgabenordnung – AO
Handelsgesetzbuch – HGB
Umsatzsteuergesetz – UstG

Zusätzlich konkretisieren die am 14. November 2014 vom Bundesfinanzministerium festgelegten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ die Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem. Die deutschen Finanzbehörden verlangen darin vor allem eine verfälschungssichere langzeitige und damit auch die revisionssichere Archivierung elektronischer Informationen.

Vorgaben zur Revisionssicherheit durch Gesetze

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Welche Anforderungen stellen Gesetze an die elektronische Archivierung und die Revisionssicherheit?

Auf Basis der Mengenlehre betrachtet, überschneiden sich die gesetzlichen Anforderungen, die aus unterschiedlichen Richtungen kommen und für ein Dokumentenmanagement relevant sind. Neben den Grundsätzen guter Buchhaltung (GoBD) müssen wir noch den Datenschutz im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) betrachten und auch die DIN EN ISO 9001 berücksichtigen. Die Einhaltung all dieser Gesetze stellt eine revisionssichere Archivierung sicher.

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass alle Unterlagen GoBD-konform archiviert werden müssen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Beispielhaft sind hier Buchungsbelege zu nennen, wie z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine sowie jegliche Korrespondenz zur Vorbereitung, Abwicklung, zum Abschluss oder Widerruf eines Rechtsgeschäfts. Auch lt. Abschnitt 8.2.3.2 der ISO 9001 muss darüber dokumentierte Information aufbewahrt werden – und die Revisionssicherheit sichergestellt sein. Falls wir mit Konsumenten Geschäfte machen, findet sofort auch eine Berührung mit den Anforderungen der DSGVO statt. Denn dabei verarbeiten wir mit Sicherheit auch personenbezogene Daten, welche ebenfalls korrekt – revisionssicher – archiviert werden müssen. Orientieren wir uns bei der Aufbewahrungsfrist an den Vorgaben der AO bzw. am HGB (entweder 6 oder 10 Jahre), dann machen wir auch in Hinsicht der beiden anderen Perspektiven nichts grundlegend falsch.

Einen signifikanten Unterschied gibt es jedoch: Ein Verstoß gegen die Anforderungen der ISO 9001 an die revisionssichere Archivierung kann zu einer Abweichung und ggf. zum Nichtbestehen der Zertifizierung bzw. zum Entzug des Zertifikats führen und evtl. auch ins Geld gehen. Verstoßen wir jedoch gegen die GoBD bzw. DSGVO, dann kann dies zusätzlich steuerstrafrechtliche und ordnungswidrigkeitsrechtliche Tatbestände zur Folge haben.

Anforderungen von Normen und Gesetzen an ein Dokumentenmanagementsystem

Denken Sie auch an die Verfahrensdokumentation

Die GoBD fordern eine Verfahrensdokumentation für elektronische Archivsysteme, die den Aufbewahrungs- und Archivierungsprozess nachvollziehbar beschreibt und die Revisionssicherheit sicherstellt. Auch hier kann das QM-System bei der Lenkung helfen. Nur diesmal eben aus der Perspektive „Vorgabedokumente“.

Video: Aufgaben Datenschutzbeauftragter nach der DSGVO

Video: Was ist ein Qualitätsmanagement System nach ISO 9001?

Warum braucht man überhaupt ein Dokumentenmanagement?

Kurzfristig gedacht, ist das preiswerteste Archivieren das „Abheften“. Die Papierablage ist natürlich aus Sicht der reinen Anschaffungskosten eine unschlagbare Aufbewahrung für Dokumente. Wir müssen uns nur die Ordner beschaffen und nach und nach wächst unser Archiv. Nur, darin steckt bereits unser größtes Problem. Irgendwann ist der Punkt erreicht, an dem das Sprichwort zutrifft: „Ein Griff und die Sucherei beginnt“. Das Finden von einem Dokument im Papierarchiv kann dann so richtig zeit- und damit kostenintensiv werden. Mit der Größe des Archivs wächst der Aufwand überproportional an. Ein Papierarchiv hat jedoch noch weitere signifikante Nachteile – vor allem gegenüber der elektronischen Archivierung und der damit verbundenen Revisionssicherheit:

Es können Dokumente quasi „verloren“ gehen, wenn sie im falschen Ordner abgeheftet werden.
Ein Archivraum für die Dokumente kostet jede Menge Platz.
Papierakten sind nicht überall im Zugriff und müssen häufig von einem Ort zum anderen transportiert werden.
Ein „Backup“ von Papierakten / Dokumenten kann nur mit großen Kopieraufwand erstellt werden (Verlustgefahr bei einem Brand).
Die Umschichtung oder Umgruppierung einzelner Inhalte ist sehr aufwändig.

Diese Liste könnte man noch um einige Einträge ergänzen. Deshalb stellen die meisten Organisationen auf die digitale Archivierung der Dokumente um. Diese sollte jedoch der Revisionssicherheit entsprechen.