Was müssen Sie zur dokumentierten Information beachten? - ein UMB erzählt aus der Praxis

Als UMB in unserem Unternehmen weiß ich, dass ein Managementsystem immer nur so gut ist, wie es die zugehörige dokumentierte Information ISO 14001 zulässt. Wichtig ist dabei, dass alle Umsetzer des Systems sich darauf verlassen können, dass die für sie relevanten und notwendigen Informationen zur rechten Zeit am rechten Ort zur Verfügung stehen. Nur so können die dokumentierten Informationen immer aktuell vom Mitarbeiter genutzt und angewendet werden. Auch welche dokumentierten Informationen zu welchem Zeitpunkt gültig waren und angewendet wurden, muss im Managementsystem rückvollziehbar sein – nur so kann reproduziert werden, wie ein positives oder negatives Ergebnis erzeugt wurde. Die Lenkung der Dokumente ist jedoch umfangreicher als es aussieht, so stehe ich als Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 in unserem Unternehmen vor den unterschiedlichsten Herausforderungen, um dies sicherzustellen. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, worauf es hierbei als UMB zu achten gilt.


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Dokumentierte Informationen ISO 14001 - welche Herausforderungen gibt es?

In unserem Unternehmen sind die Zugriffsmöglichkeiten auf die dokumentierten Informationen zu unserem Managementsystem sehr unterschiedlich. Manche Mitarbeiter sitzen regelmäßig vor einem Rechner und haben diesen jederzeit bei der Arbeit im Einsatz (z.B. Verwaltung), manche Mitarbeiter haben keine Zugriffsmöglichkeiten auf unser IT-System und müssen deshalb mit Papierausdrucken arbeiten. Für mich als UMB ist es natürlich sehr einfach, alle Managementdokumente zentral über das IT-System zu führen. Dies trifft jedoch nicht auf alle Mitarbeiter zu. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter sich die Dokumente oft ausdrucken und mit diesen arbeiten.

Oftmals wird so nicht bemerkt, dass die Mitarbeiter nicht merken, dass es neue Dokumente gibt und so arbeiten Mitarbeiter dann mit veralteten Dokumentenvorgaben, welches selbstverständlich nicht akzeptabel ist. Eine zweite Herausforderung ist es zu erfahren, ob es neue bzw. angepasste Prozesse gibt, welche dann ins Managementsystem eingebunden werden müssen. Dabei muss ich mich um die Prozesseigner bzw. die für die jeweilige Tätigkeit verantwortlichen Mitarbeitern kümmern, dies klappt manchmal sehr gut, einzelne Mitarbeiter identifizieren sich jedoch nicht vollständig mit unserem System und informieren nicht, wenn sich Änderungen in den Abläufen bzw. Prozessen ergeben. Als UMB bin ich dabei sehr stark von den Inputs und der Mitwirkung der Mitarbeiter abhängig. Ich muss also allen Mitarbeitern verdeutlichen, dass dies nicht mein, sondern unser System ist und ich als Koordinator lediglich unterstütze.

Was sind dokumentierte Informationen überhaupt?

Sucht man eine Definition, beschreibt die ISO 14001 im Kapitel 3 „Begriffe“ den Ausdruck „dokumentierte Information“ wie folgt: Es handelt sich um eine dokumentierte Information, wenn sie von einer Organisation gelenkt und aufrechterhalten wird ihr Trägermedium einschließt. Gemäß Anmerkung 1 sind sowohl das Format, das Medium sowie die Quelle frei wählbar. Das heißt, das Medium kann Papier, eine magnetische, elektronische oder optische Rechnerdiskette, eine Fotografie, ein Bezugsmuster oder eine Kombination daraus sein. Gemäß Anmerkung 2 unterscheidet man inhaltlich drei Arten von dokumentierter Information. Dokumentierte Informationen,

  1. bezogen auf das Umweltmanagementsystem ISO 14001, einschließlich der damit verbundenen Prozesse;
  2. welche für den Betrieb der Organisation erstellt sind;
  3. welche als Nachweis erzielter Ergebnisse (Bezeichnung als Aufzeichnungen) angewandt werden.

Verwendet eine Organisation anstelle des Begriffes „dokumentierte Information“ für sie passende Begriffe, wie z.B., „Aufzeichnungen“, „Dokumentation“ oder „Protokolle“, so ist es ihr freigestellt, dies beizubehalten.

Was fordert die Norm in Bezug auf dokumentierte Information?

Das Thema „dokumentierte Information“ wird im Abschnitt 7.5 der ISO 14001:2015 beschrieben. Hier werden alle Bereiche thematisiert, welche der „Unterstützung“ des Umweltmanagements dienen. Hierbei ist es für die Organisation unerlässlich folgendes vorzuweisen:

  • die dokumentierte Information, welche die ISO 14001 verlangt
  • die dokumentierte Information, die von der Organisation festgelegt wird, um die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems sicherzustellen.

Betrachtet man den Umfang dokumentierter Information, so lässt sich feststellen, dass er in Abhängigkeit zu folgenden Kriterien steht:

  • der Größe der Organisation
  • der Art ihrer Tätigkeiten, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen
  • dem Ausmaß der Nachweispflicht, die bindenden Verpflichtungen zu erfüllen
  • der Kompetenz der Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten ausführen.

 

 

Erstellung & Aktualisierung dokumentierte Information ISO 14001

Für ein wirksames Umweltmanagementsystem ISO 14001 ist es notwendig, dokumentierte Informationen angemessen zu erstellen und aufrechtzuerhalten, wobei ein aufwändiges Lenkungssystem vermieden werden sollte. Es steht jeder Organisation frei, neben den von der ISO 14001:2015 geforderten dokumentierten Informationen weitere zu erstellen, um Abläufe transparenter zu machen, Verantwortlichkeiten festzulegen, Kontinuität und Konsistenz deutlicher vorzuweisen, Schulungen zu dokumentieren und Audits besser vorbereiten zu können. Hierbei darf man auch auf dokumentierte Informationen zurückgreifen, die unabhängig vom Umweltmanagement in der Organisation erstellt worden sind und genutzt werden. Auch Informationen aus dem Bereich des Umweltmanagementsystems dürfen im Rahmen von weiteren Informationsmanagementsystemen genutzt werden. Dies muss nicht in einem Handbuch erfolgen. Abschnitt 7.5.2 „Erstellung und Aktualisierung“ beschreibt, dass die Organisation wie folgt vorgehen soll:

  • Die dokumentierte Information muss eine eindeutige Kennzeichnung (bspw. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer) aufweisen.
  • Sie muss in Sprache, Softwareversion, Grafiken ein angemessenes Format aufweisen. Als Medium kann entweder Papier oder elektronische Speicherform dienen.
  • Es muss sichergestellt sein, dass dokumentierte Informationen auf ihre Eignung und Angemessenheit hin überprüft und genehmigt werden.

Die Lenkung der dokumentierten Information wird in Abschnitt 7.5.3 gefordert. Dabei ist folgendes sicherzustellen:

  • Sicherstellung der Verfügbarkeit und Eignung bei Bedarf am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt;
  • Gewährleistung eines angemessenen Schutzes. Hiermit ist die Wahrung der Vertraulichkeit, des sachgemäßen Gebrauchs sowie der Integrität gemeint.

Um die Forderung der Norm zu erfüllen, müssen in der Organisation folgende Vorgänge geregelt sein:

  • Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwendung;
  • Ablage/Speicherung und Erhaltung, einschließlich Erhaltung der Lesbarkeit;
  • Überwachung von Änderungen (z.B. Versionskontrolle);
  • Aufbewahrung und Verfügung über den weiteren Verbleib.

Auch die angemessene Kennzeichnung und Lenkung dokumentierter Informationen externer Herkunft ist unerlässlich, wenn sie von der Organisation als erforderlich für die Planung und Aufrechterhaltung des Umweltmanagementsystems eingestuft wurden. Die Erlaubnis zum Lesen sowie die Befugnis zum Ändern sollten erteilt und festgelegt werden.

Lösungsansatz für die Praxis - Dokumentierte Information ISO 14001

Für die Praxis und die richtige Anwendung müssen mehrere Festlegungen getroffen werden:

Archivierungszeiträume

Die gesetzliche Vorgabe handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Aufzeichnungen für min. 10 Jahre vorzuhalten, ist für viele Unternehmen schwer durchführbar. Die Langzeitarchivierung in Form von Papier und Akten wird durch die Zunahme an digitalen Daten nicht zwingend erleichtert. Die elektronische Archivierung gewinnt zunehmend an Bedeutung. Dabei müssen Sie die Lesbarkeit und Auffindbarkeit berücksichtigen. Auch alte Dateien, wenn relevant, müssen so gespeichert und abgelegt sein, dass die Einsichtnahme der Inhalte möglich ist. Abgesehen von den gesetzlichen Archivierungsfristen sind auch spezielle Kundenvereinbarungen besonders zu berücksichtigen. Dies können Verträge oder Abkommen sein, zu welchen sich die Organisation verpflichtet und welche somit bindend sind.

Dokumentenübersicht

Eine aktuelle Übersicht, welche dokumentierten Informationen wie lange wo archiviert werden, wird in vielen Unternehmen in einem speziellen Vorgabedokument geregelt. Bereichs- oder abteilungsspezifische Unterteilungen vereinfachen hier oftmals die Lesbarkeit. Auch über alle Managementdokumente muss ein eindeutiges Verzeichnis geführt werden, welche Informationen wann wo gültig waren bzw. sind. Je einfacher und übersichtlicher dies abgebildet wird, desto anwenderfreundlicher gestaltet sich dies für den Mitarbeiter. Eine praxisnahe Lösung bietet hier die Führung und Abbildung über eine „Dokumentenmatrix“. Dabei handelt es sich um eine einfache Excel-Datei, welche je Reiter alle Arten von dokumentierten Informationen abbildet. Neben dem Revisionsstand und dem Gültigkeitsdatum werden dort auch der Archivierungsort und die Archivierungszeit festgelegt. Die Festlegung der dokumentierten Informationen erfolgt in abteilungs- oder themenspezifischen Gruppen. Sollten gesetzliche Forderungen an die Archivierungszeiten bestehen, so können diese auch neben der Archivierungsart und dem Archivierungsort mit dargestellt werden.

 


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Formen der Archivierung

Vorgaben zur Archivierung ergeben sich z.B. aus dem HGB, welches vorgibt, Unterlagen geordnet aufzubewahren. Es macht aber keine Vorgaben zum Ablage-System, weshalb in vielen Firmen nach wie vor in Papier- und Aktenform archiviert wird. Doch der Trend geht eindeutig zur elektronischen Archivierung z.B. mittels Scan. Dabei sollte sichergestellt werden, dass die digitalen Dokumente unveränderbar, reproduzierbar und jederzeit verfügbar sind. Sollte es zu einem Reklamationsfall oder einem Verdacht eines Umweltschadens kommen, so müssen die unveränderten Daten reproduzierbar sein. Sie können sie so oftmals als Beweismittel nutzen. Automatische Messsysteme erzeugen im Umweltbereich gelegentlich große Datenmengen. Es sollte eindeutig festgelegt werden, welche Daten gesetzlich verpflichtend wie lange archiviert werden müssen und welche nur der zusätzlichen internen Absicherung dienen. Die für die Datensicherung zuständigen Mitarbeiter oder Dienstleister sollten dies aufgrund der Komplexität so abgebildet bekommen, dass sie eindeutig wissen, welche Daten zur langfristigen Archivierung relevant sind.

Elektronische Datensicherung

Die elektronische Archivierung bietet gegenüber der Ablage in Papierform zahlreiche Vorteile:

  • schnelle Archivierung per Mausklick, einfache Suche nach Dokumenten
  • verringerter Platzbedarf durch papierlose Archivierung
  • automatische Verteilung, Information und Weiterleitung von Dokumenten und Aufzeichnungen
  • zusammenhängende Ablage von Aufzeichnungen und zugehörigen Dateien
  • Schutz vor äußeren Einflüssen.

Verantwortlichkeiten

Die Lenkung von Dokumenten obliegt oftmals dem Aufgabengebiet des benannten Managementbeauftragten, da dieser oftmals auch für die Aktualisierung und Verteilung bzw. Veröffentlichung der dokumentierten Informationen zuständig ist. Generell können Sie diese Tätigkeiten jedoch auch weiter delegieren, so dass in jeder Abteilung oder jedem Unternehmensstandort Mitarbeiter mit der Verteilung bzw. dem Austausch der Dokumente beauftragt sind. In jedem Fall sollte dies schriftlich festgelegt werden, damit es zu keinen Verwechselungen oder Fehlern kommt.

Welches Fazit ziehe ich für mich als UMB ISO 14001 zu der dokumentierten Information?

Die grundsätzlichen Forderungen hören sich zunächst logisch, sinnvoll und einfach an, der Teufel steckt hier dennoch im Detail. Alle Mitarbeiter müssen nur auf aktuelle und überwachte dokumentierte Informationen zugreifen und diese anwenden können. Wie bei den meisten anderen Aufgaben des Managementbeauftragten macht es auch hier nur Sinn, alle Prozesseigner eigenständig in das System so einzubinden, dass diese eigenverantwortlich die Aktualität der dokumentierten Informationen führen und überwachen. Ich als Managementbeauftragter sehe mich hier als Koordinator und Überwacher, welcher die Inhalte und Vorgaben hinsichtlich der Normkonformität überprüft und diese je nach Lenkungssystem auch veröffentlicht. Alle Mitarbeiter sind dabei in der Bring-Pflicht mich auf Nichtkonformitäten der dokumentierten Informationen aufmerksam zu machen.

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