Was ist ein Pareto Diagramm und wie läuft eine Pareto Analyse ab?

Häufig wird die Pareto Analyse mit der 80/20 Regel gleichgesetzt und grafisch im Pareto Diagramm dargestellt. Wer kennt diese Situation nicht? Wir tun und machen – und am Ende kommt deprimierend wenig dabei heraus! Die Ursache liegt typischerweise darin, dass Zeitdiebe am Werke sind, die uns von unseren eigentlichen Aufgaben ablenken. Leider können wir diesen Zeitdiebstahl, der sich im Tagesgeschäft zum Beispiel ganz trivial durch die Frage eines Arbeitskollegen „Können Sie mir mal schnell zeigen, wie ich den Report im SAP konfigurieren kann?“ anbahnt, nicht einfach so vermeiden. Was wir jedoch tun können ist, die Schwerpunkte des Zeitdiebstahls zu erkennen und die Gründe nachhaltig zu beseitigen.

Das Pareto-Denken besagt, dass 80 % unseres Zeitverlustes durch 20 % der Zeitdiebe verursacht werden, denen wir nun den Kampf ansagen können. Warum es für den Erfolg eines Unternehmens dabei sehr vorteilhaft ist, die Pareto-Analyse als eine Methode des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ins Qualitätsmanagement zu übertragen, wo die Ansatzpunkte im Betrieb zu finden sind und welchen Nutzen ein Pareto-Diagramm mit sich bringt, wird nachfolgend deutlich.

So priorisieren Sie nach dem Pareto Prinzip

Die nach Vilfredo Pareto (1848 – 1929) benannte Pareto Analyse wird häufig mit der 80/20 Regel, dem sogenannten Pareto-Prinzip gleichgesetzt. Dieses besagt, dass in vielen Situationen 80% der Wirkung durch nur 20% der beteiligten Faktoren verursacht werden. Das Pareto Prinzip steht dafür, dass zwischen Ursache und Wirkung ein großes nichtlineares Ungleichgewicht vorhanden ist. An vielen Verteilungen in der Natur und in Unternehmen lässt sich diese Gesetzmäßigkeit beobachten. Diese pragmatische Erkenntnis widerspricht einer verbreiteten Sichtweise, die nur vollständige und perfekte Lösungen akzeptieren will und leider oft übersieht, dass diese in der Praxis nicht erreicht werden können. Wer dies berücksichtigt, kann mit weniger Aufwand einfach mehr Erfolg haben. Der Sinn dieser Denkweise wurde einmal sehr treffend mit dem Satz umschrieben: „First things first, second things never!“

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In diesen Bereichen sollten Sie die Pareto Analyse anwenden

Im Grundsatz der „Faktengestützten Entscheidungsfindung“ gibt uns die Qualitätsmanagement Norm ISO 9001 den Hinweis, dass Entscheidungen auf Grundlage der Analyse und Auswertung von Daten und Informationen wahrscheinlich eher zu den gewünschten Ergebnissen führen werden. Ein paar Zeilen weiter wird darauf hingewiesen, dass es wichtig ist, die Zusammenhänge von Ursachen und Auswirkungen zu verstehen. Die Vorteile werden anschließend in der Aufzählung zusammengefasst:

Bessere Prozesse der Entscheidungsfindung;
Verbesserte Bewertung der Prozessleistung sowie der Fähigkeit, Ziele zu erreichen;
Optimierte betriebliche Wirksamkeit und Effizienz;
Verbesserte Fähigkeit, Meinungen sowie Entscheidungen zu überprüfen, in Frage zu stellen und zu ändern;
Verbesserte Fähigkeit, die Wirksamkeit früherer Entscheidungen aufzuzeigen.

Genauer könnte man die Pareto Analyse dabei kaum beschreiben. Nicht umsonst wurde die Pareto Analyse von japanischen Qualitätsfachleuten ebenfalls zum Bestandteil der „Sieben Qualitätswerkzeuge“ (Seven Tools) auserkoren. Die Ansatzpunkte im Qualitätsmanagement sind zudem sehr vielfältig. Die Tabelle auf dieser Seite gibt Ihnen für die Hauptabschnitte der ISO 9001 Anregungen, auf welche Kriterien Sie den Fokus legen sollten, um die 20 % der vitalen Problemquellen herauszufinden. Alle Einträge in dieser Tabelle verbindet die Voraussetzung, dass die Problembereiche mit dem Pareto Prinzip nur erfassbar sind, wenn deren Wirkung quantifizierbar ist. Weiterhin gibt es keine Einschränkung. Weder hinsichtlich der Branche, noch hinsichtlich der Art der Organisation. Da der kontinuierliche Verbesserungsprozess in jedem Unternehmen seinen Platz einnimmt, kann die Pareto Analyse als KVP Methode in einem produzierenden Unternehmen ebenso angewendet werden, wie im Dienstleistungsbereich.

Diese Prioritäten sind aus der Sicht der ISO 9001 relevant

In dieser Tabelle finden Sie Anregungen, welche Kriterien schließlich fokussiert werden sollten, um gemäß der Pareto Analyse die 20 % der Problemquellen zu identifizieren.

ISO 9001	Nach Pareto, Fokus auf die wichtigsten 20%, d.h. die ...
4. Kontext der Organisation	… relevanten externen und internen Themen, relevanten interessierten Parteien, erfolgsrelevanten Prozesse des Managementsystems, …
5. Führung	… erfolgswirksamen Managementaufgaben und Führungskräfte, für die Entscheidungen relevanten E-Mails und Besprechungen, …
6. Planung	… hochkritischen Risiken, Chancen mit großer Umsetzungswahrscheinlichkeit, strategierelevanten Zielsetzungen, …
7. Unterstützung	… effektivsten Ressourcen, prozessrelevanten Wissensumfänge, QM-relevanten Mitarbeiter(innen), systemrelevante Kommunikation, …
8. Betrieb	… kritischen Engpassmaschinen, wenig beherrschten Verfahren, umsatzstarken Kunden, umsatzstarken Artikel, gängigen Produkte, zukunftsträchtigen Produkte, zielgruppenrelevanten Entwicklungseingaben, meistverwendeten Beschaffungsumfänge, qualitätsrelevanten Lieferanten, steuerungsbedürftigsten ausgegliederten Prozesse, ausschussverursachenden Leistungsprozesse, fehlerträchtigen Tätigkeiten, großen Fehlerkosten, hohen Wertschöpfungsanteile, großen Verschwendungspotenziale, maximalen Ausfallzeiten, hohen Folgekosten, …
9. Bewertung der Leistung	… aussagefähigen Kenngrößen, wirksamen Messmethoden, repräsentativen Kundengruppen, vielbenutzen Auditkriterien, bedeutsamen Prozesse, dynamischen Unternehmensbereiche, strategierelevanten Kenngrößen, …
10. Verbesserung	… großen Verbesserungsbedarfe, einflussreichen Ursachen, wirkungsstarken Maßnahmen, schnellen Ergebnisse, …

Sinn und Zweck eines Pareto Diagramms

Die Pareto Analyse dient als eine Methode des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses dazu, Ihre Prioritäten zu finden und diese zu dokumentieren und darzustellen. Für diese Darstellung bietet das Pareto Diagramm die perfekte Grundlage. In solch einem Diagramm werden die häufigsten Problemursachen grafisch aufgezeigt und somit der größte Engpass visualisiert oder aber auch erwünschte Effekte analysiert. Dabei liegt der eigentliche Nutzen des Pareto Diagramms in der Konzentration auf das Wesentliche. Man fokussiert die Probleme, welche das größte Verbesserungspotenzial haben sowie die Faktoren, welche den größten Einfluss auf die gewünschte Wirkung nehmen. Dies hilft bei der Entscheidung, an welchem Punkt Sie gezielt ansetzen müssen.

Video: Wie funktioniert das Pareto Diagramm?

Video: Was sind die 7 Qualitätswerkzeuge Q7?

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Das Pareto Diagramm – Merkmale und Anwendung

Ein Pareto Diagramm wird durch Balken bzw. Säulen dargestellt und oftmals um eine Summenkurve ergänzt. Merkmale eines Pareto Diagramms sind:

Nach Kategorien geordnete Daten
Die Höhe der Balken steht für die relative Bedeutung des jeweiligen Faktors.
Die Balken sind in absteigender Reihenfolge von links nach rechts angeordnet.
Der Balken mit dem höchsten Wert befindet sich ganz links und benennt das größte Problem.
Die vertikale Achse gibt schließlich die Summe sämtlicher Ergebnisse an (und nicht die Höhe des höchsten Wertes!).

Ein Pareto Diagramm wird dort eingesetzt wo es gilt, Datengruppen visuell anzuzeigen. Dabei liefert die Anordnung der entstandenen Säulen Hinweise darauf, welche Datengruppe den höchsten Anteil an Problemen verursacht und so vorrangig betrachtet werden kann. Dabei gibt es keine Einschränkungen bezüglich der Branche, in der ein Pareto Diagramm zum Einsatz kommen kann. Das Paretodiagramm wird dabei als Säulendiagramm dargestellt. Die einzige Voraussetzung sind in Gruppen aufteilbare Daten, um die entsprechende Häufigkeit darzustellen. Nachfolgend sehen Sie ein Pareto Diagramm Beispiel.

So führen Sie die Pareto Analyse im Qualitätsmanagement durch

Wie bereits beschrieben, verwenden Sie die Pareto Analyse für quantifizierbare Analysekriterien, um beispielsweise mengen-, wert- oder qualitätsbezogene Einteilungen vorzunehmen. Nachfolgend zeigen wir Ihnen ein Pareto Analyse Beispiel aus dem Bereich Qualitätssicherung mit dem Ziel der Fehlerreduzierung in vier Schritten:

1. Schritt:
Schaffen Sie zuerst die Datenbasis für Ihre Pareto Analyse. Die Daten für das Fehleraufkommen in einem Wertschöpfungsprozess lassen sich dabei sehr gut mit einer Fehlersammelkarte ermitteln, auf der die bekannten Fehlerarten aufgelistet sind. Auf dieser Fehlersammelkarte notieren Sie dann in einer ersten Runde für einen bestimmten Zeitraum die Anzahl der Fehler je Fehlerart. Zudem sollte für noch nicht gelistete Fehlerarten zusätzlich eine Kategorie „Sonstiges“ aufgenommen werden.

2. Schritt:
Legen Sie fest, welche Untersuchungsgegenstände Sie analysieren und welche Aspekte zu optimieren sind. Haben Sie beispielsweise festgestellt, dass der Kostenblock „Nacharbeit“ überproportional wächst, ist hier ein Ansatzpunkt gegeben. Nun bewerten Sie für jede Fehlerart die ermittelten Häufigkeiten mit den entsprechenden Kosten.

3. Schritt:
Nun können Sie die Kostensumme je Fehlerart absteigend nach ihrer Bedeutung sortieren sowie den Prozentanteil an den gesamten Fehlerkosten berechnen. Beginnend mit der Fehlerart mit der höchsten Summe werden die Daten dann in einem Diagramm auf der waagerechten Achse von links nach rechts abgetragen. Unter der Linie steht die Fehlerart, über der Linie werden die Balken mit der Höhe des prozentualen Anteils der Fehlerkosten relativ zur senkrechten Achse visualisiert. Ergänzend können Sie an einer zweiten senkrechten Achse auch einen Maßstab für die absoluten Kosten abbilden.

4. Schritt:
Identifizieren Sie schließlich, von links ausgehend, die Fehlerarten, die etwa 70 % bis 80 % der gesamten Fehlerkosten bedeuten. Für diese Fehlerarten beginnt nun der eigentliche Verbesserungsprozess, indem Sie die Grundursachen für deren Auftreten ermitteln. Das Angenehme an der Erstellung des eigentlichen Pareto Diagramms ist, dass uns Software die Visualisierung weitgehend abnimmt.