Wie funktioniert die 5S Methode im Lean Management?

Mit der 5S Methode bezeichnet man eine strukturierte Vorgehensweise zur Arbeitsplatzorganisation. Durch die Anwendung der 5S Methode eliminieren bzw. reduzieren Sie nicht wertschöpfende Tätigkeiten stark. Als Basis-Methode des Lean Management soll somit Verschwendung vermieden werden. Mit den 5S Können Sie Effizienz, Qualität, Ordnung und Sauberkeit sowie Sicherheit gleichzeitig verbessern. Durch die gesteigerte Effizienz und Ordnung können Sie sich durch 5 S auf die wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren. Die 5S sind …

1. Sortieren
2. Setzen und anordnen
3. Standardisierung
4. Sauberkeit
5. Selbstdisziplin

Den Ursprung hat die 5S-Methode in der Produktion von Toyota. Im japanischen Original heißen die Punkte: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Es sollen sich beispielsweise nur die Gegenstände am Arbeitsplatz befinden, die man wirklich braucht. Dabei gibt genau einen Platz für jeden Gegenstand. Die 5 S Methode besagt, dass alle Vorgänge am Arbeitsplatz standardisiert sind, zudem müssen alle Mitarbeiter soviel Selbstdisziplin aufbringen, um den geschaffenen Zustand zu erhalten und zu verbessern.

Ihre Arbeitsplatzgestaltung mit 5S - 1. Sortieren

Im ersten Schritt müssen Sie sich entscheiden: Was wird gebraucht, was wird nicht gebraucht. Sortieren Sie alle Gegenstände, von denen Sie wissen, dass Sie sie ständig brauchen. Danach diejenigen von denen Sie wissen, dass Sie sie ab und zu benötigen. Anschließend diejenigen von denen Sie glauben, Sie könnten Sie noch brauchen und diejenigen, die Sie wahrscheinlich nicht mehr benötigen. Die letzten zwei Gruppen werden diskutiert. Am Ende soll es keine Vermutungen mehr geben, stellen Sie sicher, dass sich alle einig sind.

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Das 2. S - Setzen und Anordnen

Für einen typischen Arbeitsplatz gemäß der 5S-Methode gilt Folgendes: Alles bekommt einen Platz – alles ist an seinem Platz. Die hat den großen Vorteil, dass Suchzeiten entfallen, wodurch mehr Zeit für die eigentliche Arbeit sowie die Kundenbetreuung bleibt. Anders formuliert: die unproduktive Zeit wird auf ein Minimum reduziert. Die Anordnung wird dabei entsprechend der Häufigkeit des Einsatzes vorgenommen. Sie sollen alle Gegenstände so organisieren, dass sich ihre Funktion sowie der Aufbewahrungsort intuitiv erkennen lassen. Zudem sollen sie schnell auffindbar sein, womit man sie zum einen schnell verfügbar hat und sie auch zügig wieder aufräumen kann.

Auch die farbliche Kennzeichnung von Werkzeugen und deren Aufbewahrungsort dient dem einfachen Auffinden und der schnellen Einsatzbereitschaft. Nach 5S ist auch festgelegt wie der Aufbewahrungsort der Ausrüstung und des Materials und die Gänge gekennzeichnet werden müssen.

Für dieses "S" sollten Sie die nachfolgenden Aspekte beachten:

• Wie viele Teile einer Ausrüstung benötigen Sie?
• Fehlt etwas?
• Jeder bewegliche Gegenstand, der nach dem Aussortieren bleibt, muss gekennzeichnet werden.
• Wo ist der Aufbewahrungsort idealerweise?
• Wie sollen Gegenstände gelagert werden?
• Entfernung entsprechend der Nutzungshäufigkeit festlegen.
• Alle notwendigen Arbeitsmittel sollen einfach und schnell zu finden sowie direkt einsatzbereit sein.

Sauberkeit als 3. Punkt der 5S Methode

Ihren 5S Arbeitsplatz müssen Sie in regelmäßigen Abständen reinigen. Hierbei können Sie gleichzeitig eine Kontrolle vornehmen, ob Abweichungen aufgetreten sind. Zudem können Sie die Ursachen für typische Verunreinigungen feststellen und diese idealerweise abstellen.

Schaffen Sie Standards am Arbeitsplatz - 4. Standardisieren

Durch die Standardisierung werden die ersten 3S zur Regel. Ein Standard kann z.B. die Nutzung eines einheitlichen Farbcodes für verschiedene Bodenmarkierung sein. Zur Standardisierung sollten Sie wie folgt vorgehen:

• Legen Sie Verantwortliche für die Einhaltung der ersten 3S fest. Visualisieren Sie die Verantwortlichkeiten, etwa auf dem „schwarzen Brett“ der entsprechenden Arbeitsbereiche. Hierauf vermerken Sie wer, wann, welche Aufgaben zu erledigen hat.
• Integrieren Sie 5S in Ihre tägliche Arbeit. Mithilfe von Schildern, Markierungen u.ä. wird 5S in Ihre tägliche Arbeit aufgenommen. Auch Reinigungspläne zählen hierzu.
• Nutzen Sie 5S Audits zur Kontrolle und Optimierung der 5S Anwendung in Ihrem Unternehmen. Erstellen Sie hierfür am besten Auditchecklisten zur Bewertung der Anwendung der 5S Methode in den einzelnen Bereichen.
• Probieren Sie Abweichungen vom Standard von Beginn an unmöglich zu machen. Teile, die nicht zu einem Arbeitsplatz gehören bzw. dort nicht benötigt werden, dürfen nicht auf diesen gelangen. Die Devise für die Anlieferung neuer Teile sollte lauten: „Just in time“. Verbinden Sie zudem Arbeitsschritte mit benötigten Werkzeugen oder Teilen, sodass diese einem festen Platz zugeordnet sind.

Gehen Sie immer direkt auf die Suche nach den Ursachen! Finden Sie z.B. die Ursachen von Verschmutzungen heraus, haben Sie auch die Möglichkeit diese abzustellen. Dabei können etwa Vorrichtungen helfen, die Schmutz oder Späne auffangen, damit diese sich nicht überall verteilen können. Abschließend sollten Sie beachten, dass es sehr hilfreich ist 5x „Warum“ zu fragen, um Problemursachen zu hinterfragen und anschließend „Wie“, um eine Lösung zu finden.

Selbstdisziplin als 5. S

Ohne Selbstdisziplin werden Sie es nicht schaffen, diese Lean Methode dauerhaft in Ihrem Unternehmen zu integrieren. Denn nur wenn Sie geschaffene Standards auch diszipliniert einhalten, machen diese auch Sinn. 5S soll dabei zum Arbeitsmotto werden. Entwickeln Sie beispielsweise die wichtigsten Schlagwörter gemeinsam mit den Mitarbeitern und machen Sie diese für alle sichtbar. Oder machen Sie „vorher/nachher Fotos“ und dokumentieren Sie die Ergebnisse der 5S Anwendung in Ihrem Betrieb.

Welche Ziele verfolgt die 5S Methode?

Die primären Ziele der 5S-Methode sind es Ordnung und Sauberkeit zu schaffen, um somit die Voraussetzung zur Verbesserung der Prozesse im Unternehmen zu schaffen. Gleichzeitig hat die Lean Management Methode auch einen sehr positiven Effekt auf die Sicherheit am Arbeitsplatz. Denn Ordnung + Sauberkeit schafft Sicherheit! Mit einer geordneten Arbeitsplatzgestaltung kann die Arbeit störungsfrei ablaufen. Suchen, lange Transportwege und damit verbundene Wartezeiten werden somit vermieden. Ein sauberer und ordentlicher Arbeitsplatz gilt zudem als Basis dafür Produkte in bester Qualität herzustellen.

Diese Vision von 5 S kommt besonders bei den folgenden Forderungen zum Ausdruck:

• Was nicht benötigt wird, kommt weg
• Ein ordentlicher und sauberer Arbeitsplatz
• Abfall ist klar erkennbar
• Papierkram wurde auf ein Minimum reduziert
• Informationen können schnell und einfach abgerufen werden
• Standardisierte Abläufe sind leicht verständlich und visuell nachvollziehbar
• Abweichungen vom Standard sind sofort erkennbar
• Der Arbeitsplatz besitzt eine Wohlfühl-Atmosphäre

Welche Vorteile und Nutzen hat die 5S Methode?

Mit der 5S Methode profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, nachfolgend haben wir einige für Sie zusammengestellt:

• Es wird bestenfalls verschwendungsfrei gearbeitet
• Arbeitsplätze werden ergonomischer sowie sicherer
• Durch die optimale Anordnung der Arbeitsmaterialien werden Wegezeiten minimiert
• Suchzeiten für das Auffinden von Werkzeugen etc. entfallen
• Die Produktivität wird gesteigert
• Störungen sowie Ausfälle werden verringert
• Mitarbeiter fühlen sich wohler am Arbeitsplatz
• Vorbereitungs- und Rüstzeiten werden reduziert
• Gesteigerte Qualität der Produkte
• Weniger Reklamationen, somit steigt auch das Kundenvertrauen
• Optimale Nutzung der zur Verfügung stehenden Arbeitsfläche
• das Unternehmen ist jederzeit vorzeigbar
• Erfolge werden visualisiert und verbessern das Gemeinschaftsgefühl

Erfolgsfaktoren der 5S Methode

Bei der Umsetzung dieser LEAN Management Methode gibt es einige Faktoren, mit den Sie schneller vorankommen. Beachtet man die nachfolgenden Erfolgsfaktoren der 5 S Methode, können Sie die damit einhergehenden Erfolge früher feiern:

• Geschwindigkeit: Bei zu zögerlichem Vorgehen – Rückfall in Ist-Zustand.
• Einzelne Bereiche als Pilot vollständig fertigstellen, dann Rollout.
• Kapazitätsbedarf für die ersten 2S (Sortieren und Setzen) sollten nicht unterschätzt werden!
• Optimale Vorbereitung: z.B. Abfallbehälter und Beschriftungsgeräte bereitstellen.
• 5 S Auditierung durch Vorgesetzte oder Bereichsfremde.
• Vorgesetzte sollen als Vorbild dienen.
• Vorgehen (Sortieren, Kennzeichnen, Audits, …) sind verbindlich, aber Mitarbeiter bestimmen Ort und Kennzeichnung der Gegenstände selbst.

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Wie steigert 5S dabei die Arbeitssicherheit?

5S dient nicht nur dazu Produktionskosten zu senken, sondern auch um die Arbeitssicherheit im Betrieb sowie am Arbeitsplatz zu steigern. Somit erhöht sich auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter im Unternehmen. Dabei können Sie mit der LEAN 5S Methode auch Verletzungen der Mitarbeiter vorbeugen. Bei der Gestaltung sicherer Arbeitsplätze ist 5S anzuwenden, um auf potenzielle Gefahren aufmerksam zu machen, bevor diese zu einer realen Gefahr werden. Verletzungen und wiederkehrende Belastungen können folgende Ursachen haben:

• Rutschiger Boden
• Schwer handhabbare Gegenstände
• Anordnung von Gegenständen auf hohen Regalebenen
• Kraftanstrengungen oder mechanischen Druck
• Harte und scharfe Kanten
• Vibrationen oder aber langes Arbeiten in ungünstiger Haltung

5 S Methode zur effizienten Nutzung der Standflächen

Eine effiziente Nutzung der Standflächen und ausgewiesenen Lagerflächen gewährleistet, dass alles gut sichtbar und leicht zu finden ist. Abfall wird durch verbessertes Handling sowie verbesserte Lagerung reduziert. Durch festgelegte Aufbewahrungsorte gehen keine Teile verloren. Engpässe werden reduziert und der Produktionsfluss läuft reibungsloser ab. Bessere Verfahren für den Lagerbestand sowie ein geringstmöglicher Lagerbestand reduzieren außerdem die Lagerkosten und Übersichtlichkeit des Lagers verbessert werden.

Verkürzung der Einrichtungszeit mithilfe der 5S Methode

Wenn Sie mit der 5S Methode sicherstellen, dass Sie die erforderlichen Werkzeuge in der Nähe des Gebrauchsortes aufbewahren, gewährleisten Sie dadurch kurze Wege und reduzieren damit das Hin- und Herlaufen im Unternehmen. Wartezeiten entfallen mit LEAN 5S ebenfalls, da Sie alle Werkzeuge, Spannvorrichtungen und Materialien korrekt aufbewahren und diese leicht zugänglich sind.

5S Schulung und 5S Seminar

Mit unserer 5S Schulung zu den Grundlagen der 5S Methode sowie des 5S Audits lernen Sie alles, um diese Lean Methode in Ihrem Unternehmen erfolgreich einzuführen. In unserer Ausbildungsgrafik sehen Sie das 5S Seminar in unser Lean Management Programm integriert und erfahren zudem, welche Ausbildungen wir Ihnen in diesem Bereich zusätzlich anbieten.

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Kati Schäfer
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