Kostenloser Download: Prozessbeschreibung Lenkung dokumentierter Information ISO 9001

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  • Mit unserer Prozessbeschreibung Lenkung dokumentierte Information ISO 9001 können Sie die Vorgehensweise und Zuständigkeiten der Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Änderung, Archivierung und Vernichtung von systembezogenen Vorgabedokumenten beschreiben und gleichzeitig dokumentierte Informationen externer Herkunft lenken. Zudem unterstützt Sie unsere Prozessbeschreibung Vorlage bei der Sicherstellung der Umsetzung von Aufbewahrungspflichten und weist nach, dass die Normanforderungen an die dokumentierte Information im Rahmen Ihres Qualitätsmanagementsystems erfüllt wurden. Unter diesem Oberbegriff \"Dokumentierte Information\" werden Daten mit Bedeutung zusammengefasst, die von einer Organisation gelenkt und aufrechterhalten werden müssen. Der Begriff schließt das Format oder Medium ein. Dokumentierte Information kann als „Dokument“ (Information einschließlich des Trägermediums) oder „Aufzeichnung“ (Nachweis, der erreichte Ergebnisse angibt oder ausgeführter Tätigkeiten belegt) verstanden werden. Eine Prozessbeschreibung auch Verfahrensanweisung genannt (VA/PB), dokumentiert verbindlich Abläufe im Unternehmen und hat zumeist den Zweck der Prozessoptimierung und selbstverständlich der Standardisierung. Verfahrensanweisungen sind z.B. im Rahmen eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 zwingend erforderliche Vorgabedokumente. Mit dieser Mustervorlage Prozessbeschreibung - Dokumentierte Information nach ISO 9001:2015 erhalten Sie eine detaillierte Beschreibung der Vorgehensweise und Zuständigkeiten bei der Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Änderung, Archivierung und Vernichtung von systembezogenen Vorgabedokumenten und Nachweisdokumenten. Zusätzlich dazu erhalten Sie eine beispielhafte Darstellung dieses Prozesses inklusive aller Tätigkeitsschritte, welche Ihnen im Anschluss nochmals gesondert erläutert werden. 

    Die Vorlage enthält jeweils einen beispielhaften Prozessablauf für die Lenkung von Dokumenten sowie für die Lenkung von Aufzeichnungen. Wird in dieser Prozessbeschreibung der Begriff „Dokument“ genutzt bezieht sich dieser immer auf Vorgabedokumente. Vorgabedokumente haben im Qualitätsmanagementsystem die Aufgabe der Vermittlung von Informationen, die als Anweisungen zum Handeln dienen. Diese Dokumentenart hat einen anweisenden bzw. lehrenden Charakter. Die DIN EN ISO 9001 legt insbesondere Anforderungen zur „Aufrechterhaltung“ von Vorgabedokumenten fest. Wird in dieser Prozessbeschreibung der Begriff „Aufzeichnung“ genutzt bezieht sich dieser immer auf Nachweisdokumente. Im Rahmen eines Qualitätsmanagements ist es notwendig zu erkennen bzw. nachzuweisen, dass Tätigkeiten entsprechend den Vorgaben umgesetzt wurden. Diese sogenannten Nachweisdokumente haben Urkundencharakter. Die DIN EN ISO 9001 legt insbesondere Anforderungen zur „Aufbewahrung“ von Nachweisdokumenten fest. Mit dieser Vorlage kann direkt gearbeitet werden, indem die beispielhaften Inhalte durch die in Ihrem Unternehmen Zutreffenden ausgetauscht werden.

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