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Musterdokumente: Dokumentenmatrix - Vorlage zur Lenkung von Dokumenten
Die Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen ist für jedes Managementsystem, aber auch für die Erbringung von Nachweisen unerlässlich. Nur so können die Dokumente immer aktuell vom Anwender genutzt werden. Auch zur Rückverfolgbarkeit, welches Dokument an welchem Zeitpunkt gültig war, müssen Dokumente eindeutig gelenkt werden. Ebenso müssen Aufzeichnungen, die oftmals als Nachweis dienen, wie etwas durchgeführt wurde, eindeutig gelenkt und entsprechend der definierten Vorgaben archiviert werden. Theoretisch ist dies für jedes Unternehmen machbar, trotzdem stellt diese Tätigkeit in der Praxis viele mit dieser Aufgabe betrauten Mitarbeiter vor eine große Herausforderung.
Um Ihnen die Dokumentenlenkung im Unternehmen zu erleichtern, haben unsere Experten eine Dokumentenmatrix als Vorlage für die Lenkung von Dokumenten erstellt. In dieser Dokumentenmatrix können Sie die zu lenkenden Dokumente eintragen und unter anderem folgende Informationen festhalten:
- Dokumentennummer
- Dokumentenart
- Archivierungsort und -dauer
- Betroffene Abteilung
- Revisionsstand
- Weitere wichtige Informationen
Außerdem beinhaltet diese Dokumentenmatrix zur Dokumentenlenkung eine automatische \"Ampelfunktion\", um den Bearbeiter bei Bedarf darauf aufmerksam zu machen, dass ein bestimmtes Dokument auf seine Aktualität hin geprüft werden sollte. Durch die Farben Grün, Gelb und Rot kann jederzeit im Blick gehalten werden, ob demnächst wieder die Prüfung eines Dokumentes ansteht.
Diese sollte mindestens jährlich erfolgen. Des Weiteren enthält die Vorlage zur Lenkung von Dokumenten Hinweise zur Nutzung der Dokumentenmatrix sowie ein Verfahrensschaubild zur Dokumentenlenkung und Überwachung - somit wird eine korrekte Vorgehensweise gesichert!
Zusätzlich zu dieser Dokumentenmatrix zur Dokumentenlenkung erhalten Sie zudem einen Fachartikel von unseren Experten zum Thema Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen mit vielen praktischen Tipps und Hinweisen zum Thema!
