Der Energiemanagementbeauftragte (auch Energiebeauftragter oder kurz EMB) ist ein Verantwortlicher / ein Koordinator für das Energiemanagementsystem (EnMS). Er verwaltet viele Aspekte des Managementsystems, ist für die normkonforme Einführung und Aufrechterhaltung des Systems verantwortlich und unterstützt zusätzlich die oberste Leitung. Ein Energiemanagementbeauftragter ist in der aktuellen Fassung der Norm DIN ISO 50001:2018 nicht mehr vorgesehen - in der Norm Version von 2011 wurde ein Energiebeauftragter noch explizit gefordert. Viele Unternehmen behalten die Position allerdings bei. Es ist in jedem Fall ratsam, einen Verantwortlichen für ein Energiemanagementsystem zu bestimmen - ob Sie ihn Energiemanagementbeauftragten oder Verantwortlichen für das EnMS nennen, ist dabei unerheblich.
Der Energiemanagementbeauftragte bei der Einführung eines EnMS
Wenn das Energiemanagementsystem neu eingeführt wird, dann ist der spätere Energiemanagementbeauftragte typischerweise bereits der Projektleiter zur Einführung des Energiemanagementsystems. Wenn ein Managementsystem bereits besteht, dann ist der Energiemanagementbeauftragte derjenige, der zum Beispiel die Anpassung des Managementsystems an geänderte Normen, aber eben auch seine Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung im Unternehmen begleitet.
Typischerweise erfüllt der EmB diese Aufgaben in den meisten Fällen nicht selbst und sollte das auch nicht tun. Ein Energiemanagementsystem sollte in der kompletten Linie des Unternehmens verankert sein und nicht in den alleinigen Aufgabenbereich einer einzelnen Person fallen.
Interessierte Kreise - Stakeholder
Der Energiebeauftragte kann am besten als Koordinator des EnMS bezeichnet werden. Er muss dafür sorgen, dass die oberste Leitung die aus dem Kontext für das Energiemanagementsystem relevanten internen und externen Themen, sowie die Anforderungen der interessierten Kreise ermittelt.
In der Regel wird der Energiemanagementbeauftragte dafür nicht nur sorgen, sondern er wird an dieser Ermittlung auch mitwirken. Für Energiefragen sollte er ein fachlich kompetenter Ansprechpartner sein, der z.B. auch einen Teil der interessierten Kreise kennen sollte.
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Energetische Bewertung
Der Energiemanagementbeauftragte ist auch derjenige, der bei neuen Managementsystemen die Durchführung der energetischen Bewertung anleitet und unterstützt. Bei bestehenden Managementsystemen kümmert er sich um die regelmäßige Aktualisierung des EnMS.
Mit der energetischen Bewertung beschäftigt sich ein Unternehmen mit den eigenen Energieflüssen, der aktuellen energiebezogenen Leistung, der wesentlichen Energie, deren Einsatzbereiche und der Ermittlung von Verbesserungspotenzial. Typischerweise sorgt der Energiemanagementbeauftragte hier dafür, dass alles richtig, fristgerecht und termingerecht abläuft. Genauso wird er, wenn er es nicht selbst macht, zumindest dafür sorgen müssen, dass ein Kataster vorhanden ist. Darin enthalten sind Aufzeichnungen über die für das Unternehmen relevanten rechtlichen Verpflichtungen in Bezug auf Energieeinsatz, Energieverbrauch und Energieeffizienz. Zusätzlich unterstützt er die Unternehmensleitung dabei, passende Energieziele festzulegen und wird typischerweise auch sehr intensiv an der Überwachung der Zielerreichung / Umsetzung von Maßnahmen mitwirken.
Der Energiebeauftragte begleitet alle Prozesse, die in der Norm den Durchführungsschritten in den Abschnitten 7 - Unterstützung und 8 - Betrieb zugeteilt sind. Somit läuft die interne und externe Kommunikation über das Energiemanagementsystem also maßgeblich über den Energiebeauftragten.
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Verbesserung & Prozesse
Der EMB ist in der Regel der Ansprechpartner für Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter. Auch die Dokumentation des Energiemanagementsystems, zumindest auf der allgemeinen Ebene, wird vom Energiebeauftragten gepflegt. Dazu gehört das Energiemanagement Handbuch oder Teile aus dem übergeordneten Handbuch, die das Energiemanagementsystem betreffen.
Eventuelle Prozessbeschreibungen für energierelevante Abläufe sollten natürlich die Prozessverantwortlichen pflegen. Der Energiemanagementbeauftragte fungiert hier nur als Berater und behält den Aktualisierungszyklus im Auge. Zusätzlich überwacht er die normkonforme Planung und Steuerung von energierelevanten Abläufen und Tätigkeiten.
Interne Audits, Managementbewertung & Korrekturmaßnahmen - Aufgaben des EMB
Zu den Aufgaben des EMB gehört auch die Planung von internen Audits. Der Energiemanagementbeauftragte erstellt hier typischerweise das Auditprogramm und wählt die Auditoren aus. Zusätzlich begleitet er 3rd-Party Audits (Audits zur Zertifizierung). Ein weiterer wichtiger Aspekt im Aufgabenbereich des EMB ist die Managementbewertung - er sorgt dafür, dass die notwendigen Informationen vorhanden sind.
Zu guter Letzt ist der Energiemanagementbeauftragte auch für die Korrekturmaßnahmen zuständig. Er überwacht die als Reaktion auf aufgetretene Nichtkonformitäten festgelegten Korrekturmaßnahmen. Dazu gehört die Überprüfung, ob überhaupt Korrekturmaßnahmen festgelegt sind, ob diese wirksam sind und ob sie die Ursache des Problems beheben und nicht nur die Symptome abschwächen.
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Festlegung des Aufgabenbereichs des Energiebeauftragten
Viele der oben genannten Aufgaben des EMB sind mit dem Wort "typischerweise" umschrieben. Das liegt daran, dass der Energiebeauftragte nicht mehr von der Norm DIN ISO 50001:2018 gefordert ist - dementsprechend gibt es keine festgelegten Aufgabenbereiche. Die wesentlichen Aufgabengebiete legt ein Unternehmen selbst fest. Die Aufgabenbereiche sind dann zum Beispiel in der Stellenbeschreibung des EMB oder im Energiemanagementhandbuch verankert.
Ich helfe Ihnen gerne weiter!
Kati Schäfer
Produktmanagement Training & PRO SYS
Tel.: 07231 92 23 91 - 29
E-Mail: kschaefer@vorest-ag.de
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