Erfahren Sie in diesem Fachbeitrag der VOREST AG, wie Sie als interner Auditor zielführend Auditfeststellungen treffen können. Das Wesen eines internen Audits ist es Auditfeststellungen zu treffen. In der Wahrnehmung des auditierten Prozesses ist es die „Abweichung“, die man zumindest nicht gerne empfängt. Ja, was ist denn die Aufgabe eines internen Audits? Das wollen wir einmal genauer betrachten. Also, was gibt die Norm ISO 9001 her. Da schauen wir in Kapitel 9, dem PDCA-Zyklus folgend in das „Check“; also der normativ geforderten „Bewertung der Leistung“ und dort speziell Kapitel 9.2 „Internes Audit“. Unter 9.2.1 heißt es „Die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durchführen, um Informationen darüber zu erhalten, ob das Qualitätsmanagementsystem die Anforderungen der Organisation an ihr Qualitätsmanagementsystem und dieser Internationalen Norm, erfüllt; und wirksam verwirklicht und Aufrechterhalten wird. Das ist die Aufgabe eines internen Audits – nicht mehr, aber auch nicht weniger.
ISO 9001 Internes Audit
Weiter beschreibt Kapitel 9.2.2, unterteilt in Absatz a) – f), was zur Umsetzung erforderlich ist: bei a) gibt es u.a. Anforderungen an die Berichterstattung; bei d) sind die Ergebnisse der Audits gegenüber der zuständigen Leitung zu berichten; bei e) sind geeignete Korrekturen und Korrekturmaßnahmen ohne ungerechtfertigte Verzögerung umzusetzen und bei f) Ergebnisse der Audits aufzubewahren. Als Anmerkung wird auf die ISO 19011 zur Orientierung verwiesen.
Dann findet sich unter Kapitel 9.3 „Managementbewertung“ speziell unter Kapitel 9.3.2 „Eingaben für die Managementbewertung“ unter c) „Informationen über die Leistung und Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems, einschließlich Entwicklungen bei: Auditergebnissen;“ Hierbei steht immer das Wort im Raum, das nicht erwähnt wird – die „Auditfeststellung“. Weitere Handlungen, die daraus gefordert werden sind
sogar Auditfeststellungen, die wir landläufig als „Abweichung“ bezeichnen. Kümmern wir uns um die Auditfeststellung.
Video: Was ist ein Audit – Das Audit einfach erklärt
Das Video der VOREST AG vermittelt einen anschaulichen Überblick darüber, was unter einem Audit zu verstehen ist, woher der Begriff ursprünglich stammt und welche Rolle Audits im Unternehmensumfeld spielen. In vielen Organisationen sind Audits ein wesentliches Instrument, um Managementsysteme – beispielsweise ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 oder andere Managementsysteme – strukturiert zu überprüfen und gezielt weiterzuentwickeln.
Im Video wird erläutert, wie der Begriff „Audit“ definiert ist, welchen historischen Ursprung er hat und was ein Audit im Sinne der ISO 9001 bedeutet. Darüber hinaus wird aufgezeigt, weshalb Audits nach einem klaren, systematischen Ablauf durchgeführt werden und welchen Nutzen sie für Organisationen haben – etwa bei der Beurteilung von Prozessen, der Überprüfung der Normkonformität sowie der Förderung der kontinuierlichen Verbesserung.
ISO 19011 zur Auditierung von Managementsystemen
Der „Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen“ bietet konkrete Handlungshilfen an. So unverbindlich „zur Orientierung“ wie es in der Anmerkung in der ISO 9001 heißt, ist es aber nicht gemeint. Denn ganz so unverbindlich ist es nicht. Es ist die Beschreibung der guten Auditpraxis, die beschreibt, wie man die Auditierung wirksam umsetzt.
In der Einleitung heißt es: „Dieses Dokument beabsichtigt einen breiten Nutzerkreis anzusprechen, einschließlich Auditoren, Organisationen, die Managementsysteme verwirklichen, sowie Organisationen, die aus vertraglichen oder behördlichen Gründen Audits von Managementsystemen durchführen müssen.
Nutzer dieses Dokumentes können diese Anleitung auch bei der Erarbeitung ihrer eigenen, auditbezogenen Anforderungen benutzen.“ Ganz so wie bei einer „Technische Regel“ (TR) gilt sie als allgemein anerkannte Regel der technischen Umsetzung zu unserem Thema. Man kann es so machen, aber auch anders – Hauptsache es wird
wirksam gehandelt.
Grundlegende Begriffe im Rahmen der Auditfeststellungen
Die ISO 9001 erläutert unter Kapitel 3 keine Begriffe, da die ISO 9000 diese ausführlich abhandelt. In der ISO 19011 werden die auditspezifischen Begriffe konkretisiert. Dort finden wir auch unter 3.10 den Begriff der Auditfeststellung als: „Ergebnis der Beurteilung der zusammengestellten Auditnachweise gegen Auditkriterien“ ausgeführt. In der Anmerkung 1 zum Begriff heißt es: „Auditfeststellungen zeigen Konformität oder Nicht-Konformität auf.“ Im deutschsprachigen Raum sprechen wir in dem Zusammenhang auch von Übereinstimmung oder Abweichung (eingedeutscht bisweilen auch „Finding“ genannt), andere Begrife sind möglich.
Wir möchten auch gerne Anmerkung 2 erwähnen: „Auditfeststellungen können dazu führen, dass Risiken identifiziert, Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt oder bewährte Praktiken aufgezeichnet werden.“ Das ist die goldene Brücke der Hinweise oder Empfehlungen, eben keine Nicht-Konformitäten, die Audits aber gerne, ob ihrer Unverbindlichkeit, einer Gefahr aussetzen. Zum einen lösen Hinweise und Empfehlungen keine Handlungen aus und zum anderen können Hinweise und Empfehlungen ja auch Nicht-Konformitäten sein. Für die Audits bedeutet ersteres, das das Audit ineffizient sein könnte (die Zeit wird an der Aufgabenstellung vorbei verzehrt) und das zweite, dass es ineffektiv ist, eine Nicht-Konformität wird nicht erkannt oder nicht ausgesprochen. Aus diesen Gründen ist man als externer Auditor mit entsprechenden Anmerkungen zurückhaltend, im internen Audit ist es eher üblich – mit den ausgeführten Nachteilen.
Begrifflichkeiten im Einzelnen
In den Begriffen finden sich weitere erhellende Ausführungen. Der Begriff des Audits, Fundstelle ist der Leitfaden ISO 19011 Kap. 3.1 (Memo: dies ist anders nummeriert als in der ISO 9000), lautet: „ Audit: systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zum Erlangen von objektiven Nachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu
bestimmen, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind.“ Der Satz beinhaltet jetzt wahrscheinlich mehr Fragen, als er Antworten bereithält. Deshalb zur Erläuterung: Ein Audit ist ein systematischer Prozess, weil er wiederkehrend stattfindet. Ein Audit ist ein unabhängiger Prozess, weil Auditoren unabhängig in Bezug auf den zu betrachtenden Prozess agieren.
Ein Audit ist ein dokumentierter Prozess, weil die Inhalte des gesamten Auditprozesses in schriftlicher Form festgehalten werden (Auditkriterien, Auditplan, Auditbericht mit Auditfeststellungen, insbesondere Non-Konformitäten (=Abweichungen)). Die erwähnten objektiven Nachweise sind wiederum definiert (unter ISO 19011 Kap. 3.8) als: „Daten, welche die Existenz oder Wahrheit von etwas bestätigen“. Zur Verstärkung dient der Auditnachweis (ISO 19011 Kap. 3.9) mit: „Aufzeichnungen, Tatsachenfeststellungen oder andere Informationen, die für die Auditkriterien zutreffen und verifizierbar sind“. D.h. dokumentierte Informationen, Beobachtung von Tätigkeiten, Zeuge des Gesehenen erforderlich oder das gesprochene Wort, ebenfalls ein Zeuge des gesprochenen Wortes erforderlich.
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Vom Auditkriterium zur Auditfeststellung
Zuletzt noch das Auditkriterium (ISO 19011 Kap. 3.7) als: „Satz von Anforderungen, die als Bezugsgrundlage
(Referenz) verwendet werden, anhand derer ein Vergleich mit dem objektiven Nachweis erfolgt“. D.h. Normanforderung oder interne Festlegung oder kundenbezogene Anforderung oder rechtliche Anforderung, die als Referenz für den Soll/Ist Vergleich mit einem Auditnachweis herangezogen werden kann/muss. Das führt uns zu der
Auditfeststellung, der in ISO 19011 Kap. 3.10 wie folgt definiert wird, als: „Ergebnisse der Beurteilung der zusammengestellten Auditnachweise gegen Auditkriterien“. Hierzu möchten wir gerne die Anmerkung 1 erwähnen, die da lautet: „Auditfeststellungen zeigen Konformität oder Nichtkonformität auf. Zuletzt: ISO 19011 Kap. 3.20 Konformität: „Erfüllung einer Anforderung“ und ISO 19011 Kap. 3.21 Nichtkonformität „Fehler – Nichterfüllung einer Anforderung“ und zuallerletzt die gerade erwähnte Anforderung (ISO 19011 Kap. 3.23) als „Erfordernis oder Erwartung, das oder die festgelegt, üblicherweise vorausgesetzt oder verpflichtend ist“.
Wenn man diesen Absatz noch einmal in Ruhe Revue passieren lässt, dann sollte der Sachverhalt und das dazugehörige Vokabular klarer werden. Diese kurzen Erläuterungen treffen genau den Punkt. Wir haben oder erheben einen IST-Zustand und fragen oder bitten um den Vergleich mit einem SOLL-Zustand, und das Ergebnis dieser Betrachtung ist die Auditfeststellung – Konformität (Übereinstimmung) oder Nicht-Konformität (Abweichung).
Resumée
Nun ist es nicht immer so offensichtlich und ggf. führen erst Nachfragen zu einem abschließenden Bild. Eines sollte jedoch klar sein, dass Hinweise oder Empfehlungen vor dem ausgeführten Hintergrund nicht das Wesen eines internen Audits ausmachen.
Beispiele für Auditfeststellungen
1. Sie stellen in einem internen Audit fest, dass die jährliche Lieferantenbewertung (noch) nicht durchgeführt wurde. Die Aussage, dass sie gerade (Monat Mai) erst gemacht wird, kann jedoch nicht weiter dargelegt werden. Die vorletzte Lieferantenbewertung fand im Februar des letzten Jahres statt.
Was ist Ihre Auditfeststellung zu dem Zeitpunkt?
Konformität / Nicht-Konformität / Empfehlung /weitere Frage stellen? Nicht-Konformität zu ISO 9001 Kap. 8.4.1: Die Organisation muss Kriterien für die … Leistungsüberwachung … externer Anbieter bestimmen und anwenden (ISO 9001 Kap. 8.4.1. Am Beispiel der Lieferantenbewertung des letzten Jahres konnte das Kriterium des festgelegten Zeitpunkts nicht nachvollzogen werden.
2. Sie stellen Sie in einem internen Audit fest, dass die jährliche Lieferantenbewertung aufgrund einer anstehenden Softwareänderung nicht durchgeführt werden kann?
Was ist Ihre Auditfeststellung zu dem Zeitpunkt?
Konformität / Nicht-Konformität / Empfehlung/ weitere Frage stellen? Weitere Frage stellen zu ISO 9001 Kap. 6.1.1.a): Inwiefern wurden bei Planung der Änderung am QMS das Thema Lieferantenbewertung und seine Anforderungen berücksichtigt, sowie die Risiken und Chancen bestimmt, die behandelt werden müssen, um: a) zusichern zu können, dass das QMS seine beabsichtigten Ergebnisse erzielen kann.
3. Sie stellen in einem internen Audit fest, dass die Lieferantenbewertung auf Basis der 12 mit dem größten Umsatz ermittelten Lieferanten bestimmt sind und anwendet werden, und auf deren Fähigkeit beruhen, Prozesse oder Produkte und Dienstleistungen in Übereinstimmung mit den Anforderungen bereitzustellen.
Was ist ihre Auditfeststellung zu dem Zeitpunkt?
Konformität / Nicht-Konformität / Empfehlung /weitere Frage stellen? Empfehlung ISO 9001 Kap. 8.4.1: Die Auswahl zur Leistungsüberwachung auch auf Lieferanten mit geringerem Umsatz, aber kritischen Merkmalen auszuweiten.
Video: 7 Wege, ein besserer Auditor zu werden
In diesem Video der VOREST AG zeigen wir Ihnen sieben Wege, wie Sie ein besserer Auditor werden können. Egal, ob Sie noch am Anfang Ihrer Karriere stehen oder bereits erste Erfahrungen gesammelt haben: Mit der richtigen Mischung aus Fachwissen, Reflexion und Soft Skills können Sie Ihre Auditleistung gezielt weiterentwickeln.
Inhalte des Videos:
- 7 Wege für eine erfolgreiche Auditleistung – Was einen guten Auditor ausmacht
- Ausbildung und Fortbildung
- Praktische Erfahrung sammeln
- Feedback einholen und reflektieren
- Methoden und Techniken verbessern
- Soft Skills entwickeln
- Netzwerken und Austauschen
- Analyse von Audit-Ergebnissen
Einordnung der Ergebnisse und Bewertung im internen Audit
Die drei Beispiele sollen plakativ aufzeigen, was das Resultat einer Auditsequenz ist. Im ersten Beispiel ist die Nicht-Konformität (mehr oder weniger) offensichtlich und muss dann auch dokumentiert werden.
Im zweiten Beispiel drängt sich im Rahmen der Managementsystemlogik auf einmal der Bezug zu einem anderen Normelement auf, dem wir mit einer weiteren Frage folgen. Ein abschließendes Urteil ist zum gegenwärtigen Zeitpunkt also noch nicht möglich. Im dritten Beispiel stellen wir Normkonformität fest. Mangels Nachweises, dass diese Vorgehensweise ineffektiv sein könnte, empfehlen wir etwas Sachlogisches, geben einen Ratschlag. Im internen Audit durchaus erlaubt, im externen geht es tendenziell Richtung Beratung und gehört da nicht hin. In beiden Fällen, intern, wie extern, kostet es aber Zeit, die zur Umsetzung der Auditaufgabe verloren geht. Und denken Sie daran, Ratschläge sind auch Schläge.
Fazit zur Auditfeststellung:
Die Aufgabe eines Auditors ist der Soll-/Ist-Vergleich mit dem Ergebnis einer Auditfeststellung. Das Ergebnis der Auditfeststellung, die Konformität oder Nicht-Konformität dient dem Leistungsnachweis in den Prozessen die Normanforderungen betrachtet zu haben. Die Nicht-Konformität hat dabei noch eine Folgegeschichte, die wir in einem separaten Artikel betrachten.
FAQ – Wichtige Fragen zu Auditfeststellungen
Was ist eine Auditfeststellung?
Eine Auditfeststellung ist das Ergebnis der Bewertung der gesammelten Auditnachweise im Vergleich zu den Auditkriterien. Sie zeigt auf, ob Anforderungen erfüllt (Konformität) oder nicht erfüllt (Nicht-Konformität) wurden und kann auch Verbesserungsmöglichkeiten oder positive Aspekte umfassen.
Woraus besteht eine Auditfeststellung?
Eine aussagekräftige Auditfeststellung enthält in der Regel:
- eine klare Beschreibung des Sachverhalts
- Bezug auf die geprüften Kriterien (z. B. Normabschnitt)
- objektive Nachweise (z. B. Dokumente, Prüfungen, Beobachtungen)
- ggf. Korrektur- oder Verbesserungsempfehlungen.
Welche Arten von Auditfeststellungen gibt es?
Auditfeststellungen lassen sich grob in drei Kategorien einteilen: Konformität (die Anforderungen sind erfüllt), Nicht-Konformität (Abweichung – die Anforderungen sind nicht erfüllt) und Beobachtung/Verbesserungspotenzial (Hinweise auf mögliche Optimierungen ohne direkte Abweichung).
Wie unterscheidet sich eine Beobachtung von einer Nicht-Konformität?
Eine Beobachtung weist auf potenzielle Risiken oder Chancen hin, ohne dass eine konkrete Norm- oder Vorgabeverletzung vorliegt. Eine Nicht-Konformität bedeutet, dass eine tatsächliche Anforderung nicht erfüllt wird.
Muss jede Auditfeststellung eine Maßnahme auslösen?
Nicht alle Feststellungen lösen zwingend Maßnahmen aus. Während Nicht-Konformitäten zwingend korrigiert werden müssen, sind Empfehlungen oder Beobachtungen eher als Anregung zur Verbesserung gedacht.
Wie entsteht eine Auditfeststellung im internen Audit?
Während der Auditdurchführung sammelt der Auditor objektive Nachweise (z. B. Dokumente, Interviews, Beobachtungen). Diese werden systematisch mit den zuvor festgelegten Kriterien abgeglichen. Der daraus resultierende Befund wird als Auditfeststellung dokumentiert.
In welchem Dokument werden Auditfeststellungen festgehalten?
Auditfeststellungen werden im Auditbericht dokumentiert. Dieser Bericht dient als schriftliche Grundlage für die Nachverfolgung, Bewertung und Umsetzung von Maßnahmen.
Was ist der Unterschied zwischen Auditfeststellung und Auditschlussfolgerung?
Die Auditfeststellung ist das konkrete Ergebnis der Bewertung einzelner Kriterien. Die Auditschlussfolgerung fasst alle Feststellungen und das Erreichen der Auditziele zusammen und bildet die Grundlage für übergeordnete Aussagen zum Audit insgesamt.
Herausgeber: VOREST AG
Die Inhalte dieser Seite wurden vom Redaktionsteam der VOREST AG verfasst, welches aus Trainern und Berater für ISO Management Systeme mit großer Expertise hierzu besteht.
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