Wir erläutern Ihnen auf dieser Seite die geänderten Anforderungen in der neuen Fassung des IFS Broker. Zwischenhändler und Importeure müssen nun den erweiterten Anforderungen des IFS Broker entsprechen. Dabei sind aber nicht nur reine Handelsunternehmen betroffen. Verstärkt fordern die Handelskunden auch die Zertifizierung nach IFS Broker zusätzlich zum IFS Food-Zertifikat von herstellenden Unternehmen, die aber auch Handelsware vertreiben. Was ist neu in der Version 3? Die einschneidenden Änderungen sind sicher unangekündigte Audits und Food Fraud.
Der IFS Broker Version 3 ist im Juni 2019 veröffentlicht worden und kann von der IFS-Homepage (International Featured Standard) heruntergeladen werden. Die neue Version trat am 02. Januar 2020 in Kraft. Allerdings gibt es eine Übergangsphase bis zum 30. Juni 2020. Von Januar bis Juni können die Betriebe wählen, ob sie noch nach der Version 2 oder schon nach der Version 3 auditiert werden möchten. Ab 01. Juli 2020 werden dann alle anstehenden Audits nach der Version 3 des IFS Broker durchgeführt. Lassen Sie sich hier über die wichtigsten Änderungen des aktualisierten Standards informieren.
Gibt es nun mehr IFS Broker Anforderungen?
Die Anzahl der einzelnen Anforderungen ist erhöht worden. Während in der Version 2 des IFS Broker noch 84 Anforderungen zu bewerten waren, sind es in der Version 3 nun 101 Anforderungen. Das kommt größtenteils dadurch zustande, dass einige Anforderungen, wie z.B. Food Fraud, ganz neu hinzugefügt, andere stark erweitert wurden. Ziel ist es dabei immer, dass Maßnahmen in die Prozesse implementiert werden, um die Lebensmittelsicherheits- und Qualitätsanforderungen bei Lieferanten zu hinterlegen.
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Auch im IFS Broker gibt es unangekündigte Audits
Wie bei herstellenden Betrieben schon länger in Kraft, wird jetzt auch für Broker ein Verfahren der unangekündigten Audits angeboten. Als Unternehmen können Sie wählen, ob der Auditor bzw. die Auditoren angekündigt oder unangekündigt auditieren. Kunden werden aber vermutlich häufiger die unangekündigten Audits fordern.
Betroffene Audits
Grundsätzlich kann der IFS Auditor alle Audits unangekündigt durchgeführen. Der IFS Broker sagt aber, dass dieses Verfahren "bevorzugt für Überwachungsaudits", also nicht bei einer Erstzertifizierung, angewendet werden soll. Sie müssen für jedes Audit wieder neu die Zertifizierungsstelle informieren, in welcher Form Sie Ihr Audit wünschen.
Fristen
Der Zeitraum, in dem ein unangekündigtes Audit stattfinden kann, richtet sich nach dem sogenannten Fälligkeitsdatum. Das ist der (bei mehrtägigen Audits) letzte Tag des Erstaudits. Von diesem Tag aus werden 16 Wochen zurück- und 2 Wochen vorgerechnet. Die gesamte Frist, in der ein unangekündigtes Audit gemäß den geänderten IFS Broker Anforderungen stattfinden kann, beträgt also 18 Wochen. Die Anmeldung des unangekündigten Audits bei der Zertifizierungsstelle muss mindestens vor diesem Zeitraum von -16 Wochen erfolgen.
Sperrzeiten
Grundsätzlich dürfen Sie innerhalb dieser 18 Wochen 10 Tage nennen, an denen das Audit nicht stattfinden soll. Diese 10 Tage dürfen Sie max. in 3 Abschnitte aufteilen (also nicht z.B. jeden Freitag). Zusätzlich dürfen Sie Zeiten angeben, an denen Ihr Unternehmen nicht arbeitet, wie z.B. die Tage zwischen Weihnachten und Silvester, wenn Sie dann Betriebsurlaub haben. Diese Sperrzeiten müssen schon bei der Anmeldung des unangekündigten Audits für Ihre IFS Broker Zertifizierung angegeben werden.
Informationen an die Zertifizierungsstelle
Bei unangekündigten Audits bekommen sie von der Zertifizierungsstelle keine weiteren Infos über den Audittermin, auch keinen Auditplan. Aber Sie müssen im Vorfeld der Zertifizierungsstelle einige Informationen geben:
- Namen der Ansprechpartner
- Unternehmensstruktur (z.B. gibt es eine zentrale Betriebsstätte und mehrere Standorte?)
- Dokumente, die von der Zertifizierungsstelle gefordert werden (z.B. Organigramm, Lageplan, Managementreview, HACCP-System).
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Was passiert bei Nichteinhaltung?
Sollte der Auditor nicht wie von ihm vorgesehen das Audit durchführen können (die Einhaltung der Vorgaben nicht überwachen), also ihm der Zutritt verweigert werden, wird dem Unternehmen innerhalb von 2 Werktagen das IFS Broker Zertifikat entzogen und dies im Auditportal (Auditdatenbank des IFS) eingetragen. Alle freigeschalteten Kunden können diesen Eintrag einsehen oder erhalten eine Info per E-Mail, wenn sie Ihr Unternehmen als Favorit angelegt haben.
Was ist gleich geblieben?
Alle anderen Regeln sind gleich geblieben, z.B. Auditplanung und -durchführung, Auditzeitberechnung, Bewertung der Feststellungen (A, B, C, D, Major, KO). Anders als bei der neuen Draft-Version des IFS Food werden die KO-Kriterien entweder mit A oder B oder D=KO bewertet. Eine C-Bewertung ist bei KO-Kriterien nicht zugelassen.
Auch die 8 KO-Kriterien sind geblieben, nur teilweise etwas anders benannt:
- 1.2.2 – Verantwortung der Unternehmensleitung
- 2.3.1 – Produktsicherheitsmanagement
- 4.2.2 – Produktspezifikationen
- 4.6.1 – Rückverfolgbarkeitssystem
- 5.1.1 – Interne Audits
- 5.5.2 – Verfahren zur Rücknahme und Rückruf
- 5.7.2 – Korrekturmaßnahmen
Unternehmensverantwortung im IFS Broker
Wie in allen aktuellen Versionen der Standards für Lebensmittelsicherheit wird der Verpflichtung der Unternehmensleitung eine verstärkte Bedeutung zugewiesen. Das geht schon damit los, dass in der Unternehmenspolitik ein „Engagement zur Produktsicherheitskultur“ gefordert ist. Diese Sicherheitskultur wird von der Unternehmensleitung vorgegeben und gesteuert. Darüber hinaus fordert der IFS Broker, dass Sie aus der Unternehmenspolitik messbare Ziele ableiten und diese auch im Managementreview bewerten. Hier ist nicht nur ein Ziel gemeint (z.B. Senkung der Reklamationsquote). Es sollen zu allen Forderungen der Politik und in allen relevanten Bereichen Ziele formuliert und nachhaltig umgesetzt und auf Wirksamkeit hin geprüft werden. Daraus abgeleitet ist das KO-Kriterium in der Unternehmensverantwortung völlig neu formuliert.
KO-Unternehmensverantwortung
Die Unternehmensleitung ist für die Unternehmenspolitik und -ziele verantwortlich. Die erforderlichen Ressourcen und Investitionen zur Absicherung der spezifikationsgemäßen bzw. in Kundenverträgen vereinbarten Produktsicherheit, -legalität und -qualität sind bereitgestellt.
Der IFS Broker möchte somit erreichen, dass sich die Geschäftsführung viel stärker als bisher steuernd im Managementsystem engagiert und die nötigen Mittel auch zur Verfügung stellt. Die Unternehmensleitung wird auch in einer neuen Anforderung dafür verantwortlich gemacht, dass die Zertifizierungsstelle innerhalb von 3 Tagen über Änderungen informiert wird, wie z.B.
- Wechsel der juristischen Person
- Standortwechsel
- Produktrückrufe
HACCP-System
Während in der vorigen Version des IFS Broker nur 4 Anforderungen zum Risikomanagementsystem gestellt wurden, sind es jetzt 9 Anforderungen. Dabei ist das KO-Kriterium so formuliert, dass es ein „vollständig umgesetztes, systematisches und umfassendes Risikomanagementsystem“ geben muss. Dabei muss beim Handel mit Lebensmitteln dieses Risikomanagementsystem ein HACCP-System sein. Dementsprechend werden auch alle Schritte eines HACCP-Systems gefordert. Es müssen alle Produktarten und Dienstleistungsstufen in der Risikobewertung berücksichtigt sein.
Am Ende muss es eine mindestens jährliche Überprüfung (Verifizierung) des Systems mit bedarfsgerechten Änderungen geben.
Ressourcenmanagement
In Bezug auf die Schulungs- und/oder Unterweisungsprogramme müssen Sie eine Übersicht (Matrix) erstellen, in der Sie alle erforderlichen Schulungen planen. Neu ist gem. IFS Broker Version 3, dass diese Planung auf der Basis von Arbeitsplatzbeschreibungen durchgeführt werden soll. Das heißt für die meisten Unternehmen, dass sie Arbeitsplatzbeschreibungen neu erstellen müssen. Diese sind dann die Grundlage für eine Schulungsbedarfsermittlung. Auch neu in diesem Abschnitt ist es, dass Sie ganz explizite Aufzeichnungen zu den Schulungen führen müssen, die mindestens folgendes beinhalten:
- Teilnehmerliste mit Unterschriften
- Datum
- Dauer
- Inhalte
- Name des Trainers.
Auch die regelmäßige Überprüfung der Schulungsinhalte ist neu in den Anforderungskatalog aufgenommen worden.
GFSI-anerkannte Zertifikate
Während in früheren Versionen immer IFS Zertifizierungen von Lieferanten, Dienstleistern oder Logistikern (z.B. IFS logistics) gefordert wurden, wird jetzt zwar auch das IFS-Zertifikat gefordert, alternativ ist aber auch ein anderes GFSI-anerkanntes Zertifikat zugelassen.
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Verminderung von Lebensmittelbetrug (Food Fraud)
Die wohl aufwändigste Änderung im IFS Broker Standard sind die Vorgaben zur Umsetzung eines Food Fraud-Systems mit 5 Anforderungen. Schon während der Produktentwicklung soll bei der Zulassung neuer Lieferanten, also bei der Lieferantenauswahl oder neuer Produkte eine Risikoanalyse bezüglich Food Fraud mit entsprechend notwendigen Maßnahmen durchgeführt werden. Zusätzlich zum eigenen Food Fraud-System müssen Sie gewährleisten, dass alle Lieferanten, also die gesamte Lieferkette, ebenfalls eine Schwachstellenanalyse mit einem Plan zur Verminderung des Lebensmittelbetrugs umgesetzt haben.
Fazit
Neben den beschriebenen wesentlichen und teilweise in der Umsetzung zeitaufwendigen Änderungen in der Version 3 des IFS Broker gibt es noch eine Vielzahl von einzelnen Änderungen. Sie sollten sich bei der Umsetzung mit allen Formulierungen noch einmal genau auseinandersetzen, um im Audit leidvolle Überraschungen zu vermeiden. Verwenden Sie hierzu auch die auf der IFS-Seite vorhanden Vergleichsliste zwischen den beiden Versionen. Auf jeden Fall sollten Sie Ihr nächstes internes Audit bereits anhand der Anforderungen der Version 3 des Standards durchführen, um sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen vor dem Zertifizierungsaudit auch selbst auditiert haben.
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Ich helfe Ihnen gerne weiter!
Kati Brehmer
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Tel.: 07231 92 23 91 - 29
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