Lesen Sie in diesem Fachbeitrag der VOREST AG mehr zur dokumentierten Information sowie zur betrieblichen Planung und Steuerung im Energiemanagementsystem (EnMS). Im Rahmen der ISO 50001 spielt die Dokumentation eine zentrale Rolle für den Betrieb des Energiemanagementsystems. Sie gewährleistet, dass relevante Abläufe, Verantwortlichkeiten und energiebezogene Anforderungen systematisch festgelegt und eingehalten werden. In der Sprache der Norm heißt diese „dokumentierte Information“ und umfasst Vorgabe- und Nachweisdokumente. Danach folgen in Abschnitt 8 die Anforderungen an den „Betrieb“. Hier geht es um die Anforderungen an die Prozesse und Tätigkeiten im Unternehmen, die letztendlich die energiebezogene Leistung bestimmen. Also die – im weiteren Sinne – energierelevanten Prozesse und Tätigkeiten.
Definition und Verständnis dokumentierter Information
„Dokumentierte Information“ ist in Abschnitt 3.3.5 der ISO 50001 als „Information, die von einer Organisation gelenkt und aufrechterhalten werden muss, und das Medium, auf dem sie enthalten ist“ definiert. In den Anmerkungen zu dieser Dokumentation wird erläutert, dass sich dokumentierte Information auf das Managementsystem einschl. der mit diesem verbundenen Prozesse (z.B. Handbuch, Prozessbeschreibungen), auf für den Betrieb der Organisation geschaffene Informationen (z.B. Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen) oder auf Nachweise erreichter Ergebnisse (Aufzeichnungen, z.B. Messergebnisse oder Besprechungsprotokolle) beziehen kann (die genannten Beispiele stammen vom Autor, nicht aus der Norm).
Wie in den Erläuterungen zur in der Norm verwendeten Terminologie in Abschnitt A.3 im informativen Anhang A der Norm dargestellt wird, wird in der Norm das Verb „aufbewahren“ im Zusammenhang mit Aufzeichnungen verwendet. Das heißt im Klartext, wenn die Norm fordert, dass dokumentierte Information aufbewahrt werden muss, fordert sie Aufzeichnungen. Das Verb „aufrechterhalten" gilt für andere Dokumente, also solche im Zusammenhang mit dem Managementsystem und für den Betrieb der Organisation geschaffene Dokumente. Nicht ausdrücklich gesagt, aber aus der Definition abzuleiten ist, dass mündlich weitergegebene Informationen nicht zu den dokumentierten Informationen gehören, da diese nicht auf einem Medium enthalten ist.
Formen, Medien und Herkunft dokumentierter Information im Energiemanagementsystem
Eine abgespeicherte Sprachnachricht wäre aber als dokumentierte Information anzusehen. Texte sind vermutlich die häufigste Form der dokumentierten Information, aber Zeichnungen (z.B. Konstruktionszeichnungen) oder Bilder (Piktogramme …) sind ebenfalls häufig vorkommende Formen. Das Medium ist beliebig, am häufigsten dürfte es Papier oder ein elektronisches Medium sein.
Laut Begriffsdefinition der ISO 50001, Abschnitt 3.3.5 kann dokumentierte Information zudem aus jeglicher Quelle stammen. In Abschnitt 7.5 wird ausdrücklich auch dokumentierte Information externer Herkunft erwähnt (laut A.7.5 im informativen Anhang z.B. Gesetze, Normen, Gerätehandbücher, Wetterdaten und andere Daten, die relevante Variablen umfassen).
Video: Was ist ein Energiemanagementsystem ISO 50001?
In diesem Video beantworten wir Ihnen die Frage, was ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001 ist und wie dieses in Ihrem Unternehmen erfolgreich angewendet werden kann. Abgeleitet vom Qualitätsmanagementsystem folgt auch das Energiemanagementsystem ISO 50001 dem bewährten PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act). Dieser kontinuierliche Verbesserungsprozess bildet die Grundlage für den strukturierten Aufbau und die Weiterentwicklung Ihres Energiemanagementsystems.
Anhand einer anschaulichen Grafik zeigen wir Ihnen, wie die Anforderungen der Norm ISO 50001 mit den einzelnen Phasen des PDCA-Zyklus zusammenhängen. Dabei erläutern wir Schritt für Schritt, wie der Zyklus in der Praxis angewendet wird – von der energetischen Planung über die Umsetzung und Überprüfung der Maßnahmen bis hin zur kontinuierlichen Verbesserung und letztlich zur erfolgreichen Zertifizierung Ihres Energiemanagementsystems.
Umfang und Angemessenheit der dokumentierten Information
Die Normanforderungen zur dokumentierten Information im Unterabschnitt 7.5 umfassen sowohl die von der ISO 50001 geforderte dokumentierte Information als auch solche Dokumente und Aufzeichnungen, die von der Organisation selbst als notwendig für die Wirksamkeit des EnMS und zum Nachweis der Verbesserung der energiebezogenen Leistung festgelegt wurden. Dabei gibt es keine „Standarddokumentation“ für ein Energiemanagementsystem. In der ersten Anmerkung im Unterabschnitt 7.5 wird darauf hingewiesen, dass der Umgang der dokumentierten Information sich von Organisation zu Organisation unterscheiden kann. Abhängig etwa von der Größe der Organisation, Art der Tätigkeiten, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen, Komplexität der Prozesse und ihrer Wechselwirkungen und der Kompetenz der Personen in der Organisation.
Typische Probleme und Empfehlungen zur Dokumentation
Tatsächlich ist es ein häufiges Problem, dass Unternehmen Anforderungen aus anderen Managementsystemen auf ihr Energiemanagementsystem übertragen. Dabei erstellen sie eine Dokumentation, die wesentlich umfangreicher ist als notwendig. So werden im Glauben, die ISO 50001 fordere dies, Prozessbeschreibungen für alle energierelevanten Prozesse erstellt, ohne dass das Unternehmen darin einen Nutzen sieht.
Hilfreich ist hier ein Blick in den Leitfaden ISO 50004: dort wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die ISO 50001 nicht verlangt, dass eine Organisation dokumentierte Information über die Kernprozesse des EnMS und deren Interaktion führt (7.5 ISO 50004). Wie wir in Abschnitt 8.1, ISO 50001 sehen werden, ist dort zur betrieblichen Planung und Steuerung dokumentierte Information „im notwendigen Umfang“ gefordert – und welcher Umfang notwendig ist, muss von der Organisation selbst festgelegt werden, da die Norm dies nicht tut (und auch nicht kann, da sie ja die Organisation nicht kennt).
Generell ist im Leitfaden ISO 50004 zudem die Empfehlung zu finden, „die dokumentierten Informationen einfach zu halten, damit sie leicht zu verstehen und zu pflegen sind (7.5 ISO 50001). Prüfen Sie am besten, ob ein zu erstellendes Dokument einen Nutzen bringt, der den Aufwand für Erstellung und Pflege rechtfertigt. Nur wenn dies der Fall ist, sollten Unternehmen das Dokument erstellen.
Erstellen und Aktualisieren der Dokumentation
Die Anforderungen an das Erstellen und Aktualisieren der dokumentierten Information in Abschnitt 7.5.2 der ISO 50001 betreffen die „angemessene Kennzeichnung und Beschreibung“ (z.B. durch Titel und Datum), das „angemessene Format … und Medium“ und die „angemessene Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit. Ziel der Kennzeichnung und Beschreibung ist eine eindeutige Benennung der im Energiemanagementsystem relevanten Dokumente, die z.B. für eine Übersicht, welche dokumentierte Information zum EnMS gehört, erforderlich ist.
Die Organisation legt den Format und das Medium von Dokumenten fest – also z. B., ob sie Texte oder Grafiken nutzt und ob sie Dokumente auf Papier oder elektronisch erstellt. (Sinnvollerweise berücksichtigt sie dabei den Nutzer des Dokuments.)
Eine Überprüfung und Genehmigung kann auch für wichtige Aufzeichnungen (etwa Besprechungsprotokolle) festgelegt werden und ist insbesondere aber für Management- und Betriebsdokumente erforderlich: ein eventuell erstelltes Handbuch oder eine Verfahrens- oder Arbeitsanweisung ist ja eine verbindliche Vorgabe, die von den Beschäftigten zu beachten ist, und muss daher von einer weisungsbefugten Führungskraft freigegeben werden.
In vielen Unternehmen prüft der Managementbeauftragte solche Dokumente vor der Freigabe auf Normkonformität. Vor allem aber gilt – darauf verweist das „Aktualisieren“ im Titel des Unterabschnitts – dass das Unternehmen Management- und Betriebsdokumente regelmäßig auf Aktualität prüfen muss. Vorgehensweisen im Betrieb können sich ändern, und dann muss das Unternehmen die entsprechenden Dokumente anpassen. Dazu sollte es festlegen, wer in welcher Häufigkeit welches Management- und Vorgabedokument prüft und gegebenenfalls eine Aktualisierung veranlasst. (Einmal erstellte und ggf. geprüfte Aufzeichnungen ändern sich dabei nicht.)
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Lenkung dokumentierter Information
Unterabschnitt 7.5.2 enthält die Anforderungen an den Umgang mit der erstellten dokumentierten Information. Dabei geht es um zwei Ziele:
- Dokumentierte Information muss verfüg- und nutzbar („für die Verwendung geeignet“ – z.B. in passender Form) sein, wo (relevante Bereiche, Abteilungen, Mitarbeiter, …) und wann Beschäftigte sie brauchen,
- sie muss hinreichend geschützt sein (z.B. vor unbefugter Veränderung oder Verlust der Vertraulichkeit).
Dazu sind die Verteilung, der Zugriff, die Auffindung und die Verwendung zu regeln. Wer braucht welches Dokument, wie bekommt er es oder wie kann der darauf zugreifen. Zu regeln sind weiter Ablage, Speicherung und Erhalt von Dokumenten. Dieses ist insb. für Aufzeichnungen relevant, für die eine Aufbewahrungsfrist und Regelungen zum Schutz von unbefugten/unbeabsichtigten Veränderungen (z.B. über eingeschränkten Zugang) festgelegt werden sollte. Zum Erhalt gehört das Aufrechterhalten der Lesbarkeit, was bei elektronisch gespeicherten Dokumenten ggf. das Vorhalten einer geeigneten Software beinhalten kann. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, sollten ggf. Regelungen zur datenschutzkonformen Vernichtung bestehen.
Die Pflicht zur Lenkung dokumentierter Information bezieht ausdrücklich auch dokumentierte Information externer Herkunft, die von der Organisation als notwendig für das Energiemanagementsystem bestimmt wurde, ein. Auch hier sollte also festgelegt werden, welche externen Dokumente für das EnMS gebraucht werden. Ein Beispiel hierfür wäre die ISO 50001 selbst. Zudem sollten Sie festlegen, welche Beschäftigten einen Zugang zur aktuellen Fassung brauchen und wie dieser sichergestellt wird. Gleichzeitig müssen die Dokumente aber vor Missbrauch (im Fall der Norm z.B.: unbefugtem Kopieren) geschützt werden können.
Betriebliche Planung und Steuerung
Im Unterabschnitt 8.1 der ISO 50001 geht es um die Planung und Verwirklichung geplanter Maßnahmen. Außerdem geht es um die Steuerung der mit den in der energetischen Bewertung ermittelten SEUs verbundenen Prozesse. Diese Prozesse sind für die Umsetzung der gemäß Abschnitt 6.2 ISO 50001 festgelegten Maßnahmen erforderlich. Dabei handelt es sich um energierelevante Prozesse.
Hierzu fordert die ISO 50001 das Festlegen von Kriterien. Diese Kriterien umfassen auch Betrieb und Instandhaltung relevanter Anlagen, Standorte, Einrichtungen und Systeme. Fehlende Kriterien können zu signifikanten Abweichungen von der vorgesehenen energiebezogenen Leistung führen. Die Kriterien sind relevanten Personen zu vermitteln. Die Prozesse sind in Übereinstimmung mit diesen Kriterien zu steuern. Im „notwendigen Umfang“ (der vom Unternehmen selbst festzulegen ist, siehe „Dokumentierte Information“ oben) muss hierzu dokumentierte Information bereitgehalten werden.
Bedeutung des Begriffs „Kriterium“ gem. ISO 50001
Der Begriff „Kriterium“ ist in ISO 50001 nicht definiert, laut Wikipedia handelt es sich bei einem Kriterium (abgeleitet von gr. Κριτήριον, „Richtmaß“) um ein Merkmal, das relevant für eine Bewertung oder Entscheidung ist. Auch der Duden definiert Kriterium als „unterscheidendes Merkmal als Bedingung für einen Sachverhalt, ein Urteil, eine Entscheidung“. Damit bedeutet die Normanforderung also, dass für energierelevante Prozesse bzw. Tätigkeiten Merkmale für ihre energieeffiziente Ausführung festgelegt werden müssen – und diese ggf. – wenn als notwendig eingeschätzt – als dokumentierte Information festzuhalten sind.
Video: Was ist die Energiemanagement-Norm ISO 50001?
In diesem Video erhalten Sie einen verständlichen Überblick über die Energiemanagementnorm ISO 50001 und lernen die Ziele der aktuellen Fassung ISO 50001:2018 kennen. Zudem zeigen wir Ihnen, wie die Anforderungen der einzelnen Normabschnitte mit dem PDCA-Zyklus verknüpft sind und wie dieser im Energiemanagementsystem angewendet wird.
Sind Sie bereits mit der Energiemanagementnorm ISO 50001 in Berührung gekommen und möchten wissen, welche Anforderungen die aktuelle Normversion stellt? Mit unseren praxisnahen Tipps verschaffen Sie sich einen klaren Überblick und erfahren, was sich konkret hinter der DIN ISO 50001 für Energiemanagementsysteme verbirgt.
Umsetzung der Anforderungen in der betrieblichen Praxis
Viel allgemeiner kann man es kaum sagen – aber die Autoren der Norm hatten angesichts der Vielzahl energierelevanter Abläufe in Organisationen auch kaum eine Möglichkeit, konkrete Anforderungen festzulegen, die für alle Organisationen relevant gewesen wären. Im Wesentlichen bedeutet die Anforderung für Unternehmen, die Energiemanagement nach ISO 50001 einführen, die energierelevanten Prozesse bzw. Tätigkeiten daraufhin zu überprüfen, ob die relevanten Merkmale für ihren energieeffizienten Betrieb festgelegt sind, dem in der Energiepolitik festgelegten Anspruch genügen (und in der betrieblichen Praxis auch umgesetzt werden). Ist das nicht der Fall, müssen Merkmale festgelegt, gegenüber dem Betriebspersonal kommuniziert und ihre Beachtung sichergestellt werden.
Änderungsmanagement und ausgelagerte Prozesse
Daneben werden im Zusammenhang mit der betrieblichen Planung und Steuerung zwei weitere Anforderungen aufgeführt: das Änderungsmanagement und die Steuerung ausgegliederter SEUs bzw. mit den SEUs in Zusammenhang stehende ausgegliederte Prozesse. Im Zusammenhang mit dem Änderungsmanagement fordert ISO 50001, das geplante Änderungen überwacht und die Folgen unbeabsichtigter Änderungen beurteilt und ggf. Maßnahmen ergriffen werden, um negative Auswirkungen von Änderungen (auf das EnMS oder die energiebezogene Leistung) zu vermindern. Das kann z.B. durch die Entwicklung von Notfallplänen erfolgen. Die Forderung nach der Steuerung ausgegliederter SEUs bzw. der mit ihnen im Zusammenhang stehenden Prozesse bedeutet, dass deren energiebezogene Leistung in jedem Fall in der Verantwortung der Organisation bleibt. „Ausgliedern“ bedeutet nach Abschnitt 3.3.9, ISO 50001 „eine Vereinbarung treffen, bei der eine externe Organisation einen Teil einer Funktion oder eines Prozesses einer Organisation wahrnimmt bzw. durchführt“.
Aus dieser Definition wird nicht ganz deutlich, was einen ausgegliederten Prozess von einer beschafften Dienstleistung unterscheidet. Wenn beispielsweise die Instandhaltung der Druckluftanlage von einem Dienstleister durchgeführt wird, wäre das nach der oben dargestellten Definition ein ausgegliederter Prozess. In der Praxis versteht man darunter aber zumeist, abgeleitet aus dem QM, einen von einer externen Organisation durchgeführten Schritt aus der Wertschöpfungskette. Beispielsweise kann dies die von einem Externen durchgeführte Logistik sein.
Im Energiemanagementsystem könnte man analog von Externen ausgeführte energierelevante Prozesse als ausgegliederte Prozesse ansehen. Da nach ISO 50001 aber energierelevante Beschaffungsaktivitäten ohnehin ebenfalls gesteuert werden müssen spielt der Unterschied in der Praxis keine Rolle. Gesteuert werden muss ohnehin beides, und für die Ausführung energierelevanter Dienstleistungen werden Kriterien festgelegt, die gesteuert werden.
Wichtige Fragen zu dokumentierter Information im EnMS
Warum ist dokumentierte Information im Betrieb eines EnMS wichtig?
Sie dient dazu, Nachweise über die Umsetzung des Energiemanagementsystems, Energiemonitoring und Betriebskontrollen zu erbringen. Ohne dokumentierte Information lässt sich die Wirksamkeit des Systems nicht belegen oder verbessern.
Welche dokumentierte Informationen sind nach ISO 50001 zwingend erforderlich?
ISO 50001 fordert z. B. folgende dokumentierte Informationen: Energiepolitik und Energieziele, Energieanalyse und Energiebaselines, Energieleistungskennzahlen (EnPI), Ergebnisse von internen Audits und Management-Reviews sowie Nachweise über Betriebskontrollen und Maßnahmen. Die Norm erlaubt zusätzlich weitere dokumentierte Informationen, wenn sie zur Systemwirksamkeit nötig sind.
Wie oft müssen dokumentierte Informationen aktualisiert werden?
Dokumentierte Information sollte regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden, z. B. nach Änderungen im Betrieb, bei Anpassungen von Energiezielen oder nach Audits.
Was bedeutet „Lenkung dokumentierter Information“?
Dies umfasst die Erstellung, Änderung, Freigabe und Kontrolle der dokumentierten Informationen. Ziel ist, dass nur gültige Versionen verwendet werden und ältere Versionen nachvollziehbar bleiben.
Muss jede Abteilung ihre eigene dokumentierte Information führen?
Nicht zwingend. Die ISO 50001 schreibt nicht vor, dass jede Abteilung separate Dokumente erstellen muss. Vielmehr kann die Organisation selbst festlegen, welche Bereiche welche dokumentierten Informationen benötigen und pflegen. Entscheidend ist dabei, dass die Informationen für die relevanten Prozesse verfügbar, aktuell und nachvollziehbar sind. Im Fokus steht also die Wirksamkeit des Energiemanagementsystems, nicht die Menge oder der Umfang der Dokumentation.
Muss dokumentierte Information im Betrieb immer schriftlich sein?
Nein. Die Norm ISO 50001 schreibt kein spezifisches Format vor. Dokumentierte Information kann in Papierform oder elektronisch vorliegen, solange sie verständlich, abrufbar und kontrolliert ist.
Können bestehende Dokumenten- oder QM-Systeme genutzt werden?
Ja. Wenn bereits Systeme zur Dokumentenlenkung, etwa aus ISO 9001 oder ISO 14001, im Einsatz sind, können diese in der Regel auch für das Energiemanagementsystem genutzt und angepasst werden. Dadurch lassen sich Doppelstrukturen vermeiden und bestehende Prozesse effizient weiterverwenden. Wichtig ist lediglich, dass die Anforderungen der ISO 50001 vollständig abgedeckt sind.
Wie unterstützt dokumentierte Information den Zertifizierungsprozess?
Dokumentierte Information liefert wichtige Audit-Nachweise und zeigt dem Auditor, dass Prozesse geplant, umgesetzt und kontrolliert werden. Sie macht die Anforderungen der ISO 50001 nachvollziehbar und belegt die Wirksamkeit des Energiemanagementsystems. Damit ist sie eine zentrale Grundlage für eine erfolgreiche Zertifizierung.
Herausgeber: VOREST AG
Die Inhalte dieser Seite wurden vom Redaktionsteam der VOREST AG verfasst, welches aus Trainern und Berater für ISO Management Systeme mit großer Expertise hierzu besteht.
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