Die oberste Leitung eines Unternehmens (bei einer GmbH also die Geschäftsführung) trägt nicht nur die Verantwortung für grundlegende strategische Entscheidungen, sondern auch für die Sicherstellung eines wirksamen Arbeitsschutzes im Unternehmen. In diesem Zusammenhang kommt ihr eine zentrale Rolle bei der Gestaltung, Umsetzung und Weiterentwicklung eines Arbeitsschutzmanagementsystems (auch: SGA-MS oder SGA-Managementsystem) zu. Entsprechende Anforderungen ergeben sich aus einschlägigen Normen und Regelwerken. Warum dies so ist, welche konkreten Aufgaben damit verbunden sind und wie die oberste Leitung diesen gerecht werden kann, wird in diesem Beitrag näher beleuchtet.
Dieser Fachartikel der VOREST AG basiert auf langjähriger Praxiserfahrung aus zahlreichen Schulungen, Audits und Umsetzungsprojekten im Bereich Arbeitsschutzmanagement.
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Anforderungen an die Führung im Arbeitsschutzmanagementsystem
Die zentralen Normanforderungen an die Rolle der obersten Leitung im Arbeitsschutzmanagementsystem finden sich im Abschnitt 5 „Führung und Beteiligung der Beschäftigten“ der ISO 45001. Dabei beschäftigen sich die Unterabschnitte 5.1 bis 5.3 mit den Aufgaben der obersten Leitung, 5.4. mit „Konsultation und Beteiligung der Beschäftigten“. Bevor wir uns mit den konkreten Normanforderungen beschäftigen, wollen wir zunächst einen Blick auf den im Abschnittstitel stehenden Begriff „Führung“ werfen. Der ist in der Norm selbst nicht definiert. In der Fachliteratur zum Thema Führung in Unternehmen wird Führung meist so verstanden, dass das Verhalten anderer Menschen beeinflusst wird. Im Unternehmen sind damit die Beschäftigten gemeint. Ziel ist es, dass sie zum Erreichen gemeinsamer Ziele, also der Unternehmensziele, beitragen.
Veränderungen, Aufmerksamkeit und Verhalten im Arbeitsalltag
Wenn ein Unternehmen sich für die Einführung eines SGA-MS entscheidet, sind ja nicht automatisch alle Beschäftigten von dieser Initiative begeistert. Im Gegenteil, Veränderungen stoßen in der Regel bei vielen Mitarbeitern eher auf verhaltene Skepsis. Dafür gibt es auch einen guten Grund: die Beschäftigten wissen, dass sie jetzt einen Teil ihrer Aufmerksamkeit auf Dinge richten müssen, die bisher keine besondere Aufmerksamkeit (mehr) erfordert haben, weil man sich im Verlaufe der Zeit an Abläufe und Vorgehensweisen gewöhnt hat. Diese wurde praktisch automatisiert, ihre Ausführung erfordert kein Nachdenken mehr. Das ist angenehm, denn Aufmerksamkeit ist ein knappes und wichtiges Gut. Auf den Menschen strömen jederzeit derartig viele Informationen ein, dass wir nur einen kleinen Teil davon bewusst wahrnehmen können. In die bewusste Wahrnehmung gelangen diese Informationen erst, wenn sie potenziell bedeutsam sind.
Beispiel: Wie geht es Ihrem Magen gerade? Vermutlich war Ihnen dieses bis zu dieser Frage gar nicht bewusst. Nur wenn er gerade grummelt, rückt er ins Bewusstsein. Ihnen ist auch ohne Nachdenken klar, dass sich ein Problem anbahnt. Ähnlich ist es auch im Arbeitsleben. Die Arbeitslast ist nur dadurch zu bewältigen, dass wir viele Routineaufgaben im Routinemodus ohne großes Nachdenken bewältigen. Unsere Aufmerksamkeit konzentrieren wir auf die Aufgaben, die sie wirklich erfordern. Und das ist der Grund für die Skepsis gegen über Veränderungen. Jetzt sollen wir Aufmerksamkeit auf Themen richten, die jemand anderes als wichtig identifiziert hat.
Rolle und Vorbildfunktion der obersten Leitung
Damit dieses gelingt, kommt die Führung ins Spiel. Der Mensch ist bekanntlich ja ein soziales Wesen, der bei seinen Entscheidungen gerne auch schaut, was die an deren denn so machen. Und im Unternehmen auch, was den Chefs wirklich wichtig ist. Dafür gibt es gute Gründe. Wir Menschen sind ja nicht so erfolgreich geworden, weil wir so beeindruckende Individuen sind, sondern weil wir zusammengearbeitet haben. Schon als vorgeschichtliche Jäger sind unsere Vorfahren nicht alleine auf Mammutjagd gegangen, sondern in der Gruppe. Und die Gruppe hatte einen Plan. Wer versucht hat, alleine ein Mammut zu erlegen, wurde schnell aus dem Genpool der Menschheit entfernt.
Dieses Erbe tragen wir in uns und hat sich weiterhin bewährt. (Keiner von uns könnte auch nur sein im Alltag unverzichtbar gewordenes Smartphone selber bauen). Dies kommt auch im Unternehmen zu tragen. Jeder Arbeitsschützer kennt die Situation: Wenn im Unternehmen die Vorgabe besteht, dass in der Produktion Sicherheitsschuhe zu tragen sind, aber der Geschäftsführer mit Besuchern regelmäßig ohne Sicherheitsschuhe durch die Produktion geht, fällt das jedem Beschäftigten auf und lässt diese denken, dass die Regel doch nicht so wichtig sein kann. Jede gute Führungskraft weiß natürlich ebenso, dass sie vorleben muss, was sie im Unternehmen umgesetzt sehen möchte.
Konsequenzen für die Normanforderungen
Und da kommen wir jetzt zu den Anforderungen an die „oberste Leitung“, wie die oberste Führungsebene in der ISO 45001 heißt. Eigentlich würde es ausreichen, zu sagen, dass die oberste Leitung Vorbild sein und den Arbeitsschutz vorleben muss (und eben nicht ohne Sicherheitsschuhe in die Produktion geht, wenn diese dort vorgeschrieben sind). „Vorbild sein“ wäre aber für die Auditoren schwierig zu bewerten, daher mussten die Autoren der ISO 45001 einen anderen Weg gehen und der obersten Leitung einige konkrete Aufgaben übertragen.
Video: Einführung eines SGA Managementsystems nach ISO 45001
Arbeitsschutzmanagementsystems (SGA-Managementsystem) nach ISO 45001. Dabei wird Schritt für Schritt erläutert, welche grundlegenden Überlegungen im Vorfeld erforderlich sind, wie der Einführungsprozess typischerweise abläuft und welche Aspekte besonders zu beachten sind. Ziel ist es, ein besseres Verständnis für die systematische Umsetzung von Arbeitsschutz im Unternehmen zu vermitteln und die einzelnen Phasen der Einführung nachvollziehbar darzustellen.
Inhalte des Videos:
- Planung der Einführung eines SGA-Managementsystem
- Was ist der Nutzen/Vorteil eines SGA Managementsystems?
- Durchführung einer GAP-Analyse
- Anforderungen der ISO 45001
- Ermittlung des Handlungsbedarfs vor der Einführung eines SGA Managementsystems
- Freigabe des Umsetzungsprojekt und Koordination der Aufgaben
- Umsetzung der Einführung des Arbeitsschutzmanagements im Unternehmen
Aufgaben der obersten Leitung
Konkret finden wir die zentralen Aufgaben der obersten Leitung im Unterabschnitt 5.1 „Führung und Verpflichtung“. Wichtig ist zunächst die Unterscheidung zwischen Anforderungen, die die oberste Leitung „sicherstellen“ muss, und solchen, bei denen dieser Begriff fehlt. „Sicherstellen“ bedeutet laut Anhang A.3 der Norm, dass die Verantwortung für die Durchführung delegiert werden kann, nicht jedoch die Rechenschaftspflicht. Die Durchführungsverantwortung kann also übertragen werden, die Verantwortung für die Erfüllung bleibt jedoch beim Delegierenden, hier also bei der obersten Leitung. Anders gesagt: Die oberste Leitung kann Aufgaben weitergeben, muss aber weiterhin dafür geradestehen. Sie sollte sich daher ausreichend vergewissern, dass die zuständigen Personen die Aufgaben tatsächlich und korrekt erfüllen.
Unmittelbare Kernaufgaben der obersten Leitung
Anders sieht es bei den Anforderungen aus, bei denen das Wort „sicherstellen“ fehlt. Diese muss die oberste Leitung entsprechend selbst ausführen. Zu diesen Kernaufgaben der obersten Leitung gehören nach 5.1 ISO 45001:
- Übernahme der Gesamtverantwortung und Rechenschaftspflicht zur Prävention arbeitsbezogener Verletzungen und Erkrankungen sowie zur Bereitstellung sicherer und gesundheitsgerechter Arbeitsplätze und Tätigkeiten,
- Vermittlung der Bedeutung eines wirksamen SGA-Managements sowie der Erfüllung der Anforderungen des SGA-Managementsystems,
- Anleitung und Unterstützung von Personen, damit diese zur Wirksamkeit des Arbeitsschutzmanagementsystems beitragen können,
- Sicherstellung und Förderung der fortlaufenden Verbesserung,
- Unterstützung anderer relevanter Führungskräfte, um deren Führungsrolle in deren jeweiligen Verantwortungsbereichen deutlich zu machen,
- Entwicklung, Leitung und Förderung einer Kultur, welche die beabsichtigen Ergebnisse des SGA-Managementsystems unterstützt,
- Schutz von Beschäftigten vor Repressalien, wenn sie Vorfälle, Gefahren, Risiken und Chancen melden, und
- Unterstützung des Aufbaus und des Funktionierens von SGA-Gremien.
Rechtlicher Rahmen und praktische Einordnung
Mit diesen Anforderungen der Norm kommen wir in einen Bereich, zu dem es bereits rechtliche Anforderungen gibt. Die Gesamtverantwortung für den Arbeitsschutz liegt auch nach § 13 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) beim Arbeitgeber. Bzw. – wenn dieser eine juristische Person ist – bei dessen Organ, also bei einer GmbH bei der Geschäftsführung bzw. generell bei der obersten Leitung. Die Erfahrung zeigt aber, dass dieses längst nicht in jedem Unternehmen bekannt ist. Mitunter wird als Verantwortlicher für den Arbeitsschutz etwa die Fachkraft für Arbeitssicherheit genannt. Diese steht den verantwortlichen Führungskräften als interner Berater zu Seite , hat als Stabsstelle aber keine Weisungsbefugnis. Sie kann daher auch nicht verantwortlich sein . Aber nicht nur die oberste Leitung, sondern auch andere verantwortliche Führungskräfte können nach § 13 ArbSchG „im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben und Befugnisse“ schon kraft Gesetzes Arbeitgeberpflichten im Arbeitsschutz haben – was auch in vielen Unternehmen nicht bekannt ist.
Die in ISO 45001 geforderten Aufgaben, den anderen Führungskräften ihre Führungsrolle in ihren jeweiligen Verantwortungsbereichen deutlich zu machen, ist ggf. eine gute Gelegenheit, auch die rechtliche Verantwortung von Führungskräften mit Personalverantwortung zu erläutern. Ebenso sind SGA-Gremien in Deutschland in Gestalt des Arbeitsschutzausschusses (ASA, § 11 Arbeitssicherheitsgesetz) ohnehin gefordert.
Zusätzliche Anforderungen durch die ISO 45001
Spezifisch kommen durch die ISO 45001 eigentlich nur die Aufgaben im Zusammenhang mit den Arbeitsschutzmanagementsystem hinzu. Dabei insb. die Vermittlung der Bedeutung des SGA-MS und der Erfüllung der Anforderungen, Anleitung und Unterstützung der Personen, die (neben den Führungskräften) zur Wirksamkeit des SGA-MS beitragen und die Entwicklung und Förderung einer SGA-Kultur. Vermittlung der Bedeutung und Förderung einer entsprechenden Sicherheitskultur gehen in der Praxis Hand in Hand. Hier spielt u.a. die schon erwähnte Vorbildwirkung der obersten Leitung eine Rolle. Die oberste Leitung muss erkennbar hinter dem SGA-MS stehen.
Bei den auch in diesem Zusammenhang zu unterstützenden Personen wird man u.a. an einen ggf. bestellten SGA-Managementbeauftragten und die internen Auditoren denken. Neben diesen „eigentlichen“ Aufgaben sollten die anderen Aufgaben, deren Erfüllung die oberste Leitung „nur“ sicherstellen muss, nicht vergessen werden – aber im Grunde ergibt sich die Pflicht, diese (sofern sie nicht von der obersten Leitung selbst wahrgenommen werden, was eher in kleinen Unternehmen geschieht) zu überwachen, ohnehin aus der Rechenschaftspflicht der obersten Leitung.
SGA-Politik als Aufgabe der obersten Leitung
Zu den Aufgaben der obersten Leitung gehört nach Unterabschnitt 5.2 der ISO 45001 auch das Festlegen der SGA-Politik. Auf diese sind wir inhaltlich schon in Teil 2 dieser Serie eingegangen, an dieser Stelle wollen wir noch einmal die Rolle der SGA-Politik im Rahmen eines SGA-MS betrachten. Als Darstellung der „Absichten und Ausrichtungen“ eines Unternehmens in Bezug auf den Arbeitsschutz wendet sich die SGA-Politik sowohl an die eigenen Beschäftigten als auch den die Öffentlichkeit – sie sollte entsprechend auch in einer Sprache formuliert werden, die von diesen Zielgruppen verstanden wird. Und sie sollte möglichst kurz sein, weil dies erfahrungsgemäß die Bereitschaft der Zielgruppen fördert, sich mit der SGA-Politik auch auseinanderzusetzen. Intern muss die SGA-Politik ohnehin aktiv kommuniziert werden, für die Öffentlichkeit („interessierte Parteien“) muss sie nur verfügbar sein, d.h., es muss einen Weg geben, wie Interessierte an die SGA-Politik des Unternehmens kommen (zusenden auf Anfrage reicht z.B.).
Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse im Arbeitsschutzmanagementsystem
Zu den Aufgaben der obersten Leitung gehört nach 5.3 ISO 45001 auch sicherzustellen, dass Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen im Arbeitsschutzmanagementsystem zugewiesen, bekannt gemacht und dokumentiert werden. Hier geht es also um die Aufbauorganisation als wichtigen Bestandteil der betrieblichen Organisation: Wer kümmert sich um welche im Zusammenhang mit den SGA-MS/dem Arbeitsschutz anfallenden Aufgaben (Durchführungsverantwortlichkeit oder Zuständigkeit) und welche Befugnisse werden dafür benötigt?
Die Festlegung erfolgt also in der Praxis iterativ (in sich wiederholenden Schritten): Wenn beim Aufbau des Arbeitsschutzmanagementsystems eine Aufgabe identifiziert wird, wird ein/e Zuständige/r für diese Aufgabe festgelegt und (u.a.) mit den zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Befugnissen ausgestattet. Befugnisse können z.B. Weisungsbefugnis oder Entscheidungsbefugnisse (etwa über Geldausgaben = Budget) umfassen. Aus der Aufsichtspflicht ergibt sich, dass zu jedem Zuständigen eine Aufsichtsperson festgelegt wird (Verantwortlicher oder Entscheidungsverantwortlicher, da er/sie auch über die richtige Ausführung entscheidet). Die geforderte Dokumentation kann mittels im Betrieb gebräuchlicher Dokumente (z.B. ergänzter Stellenbeschreibungen) erfolgen, oder auch in einer einfachen Verantwortungsmatrix.
Weitere wichtige Fragen zum Thema
„Richtige Delegation“
Bei der Übertragung von Aufgaben handelt es sich um eine Delegation. Insbesondere aus der Rechtsprechung, z.T. aber auch direkt aus dem Arbeitsschutzrecht ergeben sich folgende Pflichten, die bei der Delegation zu beachten sind:
- Auswahlpflicht: nur (fachlich, persönlich, …) geeignete Beschäftigte dürfen beauftragt werden,
- Anweisungspflicht: Die übertragene Aufgabe und die Erwartung müssen erläutert werden. (Anm.: die Berufsgenossenschaften empfehlen im Arbeitsschutz aus Gründen der Nachvollziehbarkeit eine schriftliche Aufgabenübertragung.)
- Ausstattungspflicht: die zur Erfüllung der Aufgabe erforderlichen Ressourcen (z.B. Zeit, Fortbildungen, Befugnisse, …) müssen zur Verfügung gestellt werden,
- Aufsichtspflicht: durch eine angemessene Aufsicht muss sichergestellt werden, dass ggf. Probleme bei der Aufgabenerfüllung erkannt und korrigiert werden.
Ihre Ausbildung bei der VOREST AG – Basis für ein erfolgreiches SGA-Managementsystem
Mit den VOREST AG Ausbildungen zum Arbeitsschutz nach ISO 45001 sind Sie fit für die Anforderungen eines modernen SGA-Managementsystems. Egal ob Sie Einsteiger sind oder bereits Erfahrung gesammelt haben und nun Ihre Expertise vertiefen möchten - bei uns finden Sie das passende Seminar. Mit unserer modularen Qualifizierung können Sie mit dem Lehrgang Basiswissen ISO 45001 in die Grundlagen der Arbeitsschutzmanagement Norm einsteigen oder sich zum Internen Auditor ISO 45001, Managementbeauftragten für Arbeitsschutz oder externen Auditor ausbilden. Viele unserer Schulungen sind bereits als E-Learning Kurs verfügbar und können zudem direkt im Unternehmen oder daheim durchgeführt werden.
Kostenloser Gesamtkatalog der VOREST AG zum Download
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Sevil Kaya
Mail: skaya@vorest-ag.de
Telefon: 07231 92 23 91 33
Katharina Reutter
Mail: kreutter@vorest-ag.de
Telefon: 07231 92 23 91 37
FAQ – Wichtige Fragen zur obersten Leitung im SGA-MS
Welche Verantwortung trägt die oberste Leitung im Arbeitsschutzmanagementsystem?
Die oberste Leitung trägt die Gesamtverantwortung für die Wirksamkeit des Arbeitsschutzmanagementsystems. Dazu gehört insbesondere, klare Ziele festzulegen, Ressourcen bereitzustellen und sicherzustellen, dass gesetzliche Anforderungen eingehalten werden. Ohne aktives Engagement der Führungsebene kann ein nachhaltiges System nicht funktionieren.
Warum ist das Engagement der Geschäftsleitung im Arbeitsschutz so wichtig?
Das Engagement der Geschäftsleitung ist entscheidend, da sie die Unternehmenskultur prägt und Arbeitsschutz als festen Bestandteil der Unternehmensstrategie verankert. Nur wenn die Führungsebene das Thema aktiv vorlebt, wird es von Mitarbeitenden ernst genommen und im Alltag umgesetzt.
Welche Aufgaben hat die oberste Leitung konkret?
Zu den zentralen Aufgaben zählen:
- Festlegung einer Arbeitsschutzpolitik
- Bereitstellung von Personal, Zeit und finanziellen Mitteln
- Durchführung regelmäßiger Managementbewertungen
- Sicherstellung von Kommunikation und Verantwortlichkeiten im Unternehmen
- Förderung der kontinuierlichen Verbesserung
Was bedeutet „Managementbewertung“ im Arbeitsschutzmanagementsystem?
Die Managementbewertung ist eine regelmäßige Überprüfung des Systems durch die oberste Leitung. Dabei wird analysiert, ob Maßnahmen wirksam sind, Risiken ausreichend berücksichtigt werden und Verbesserungen notwendig sind. Diese Bewertung muss dokumentiert und mindestens einmal jährlich durchgeführt werden.
Welche Rolle spielt die oberste Leitung bei Audits?
Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass interne und externe Audits geplant, durchgeführt und ausgewertet werden. Außerdem ist sie dafür verantwortlich, dass aus Audit-Ergebnissen konkrete Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden. Interne Audits sind ein zentraler Bestandteil zur Sicherstellung der Systemwirksamkeit.
Wie unterstützt die oberste Leitung die kontinuierliche Verbesserung im Arbeitsschutz?
Ziel ist es, das Arbeitsschutzniveau kontinuierlich zu erhöhen. Die oberste Leitung sorgt dafür, dass Verbesserungspotenziale erkannt und Maßnahmen umgesetzt werden. Dazu gehören z. B.:
- Analyse von Unfällen und Beinaheunfällen
- Auswertung von Audit-Ergebnissen
- Anpassung von Prozessen und Maßnahmen
Welche Ressourcen muss die oberste Leitung bereitstellen?
Die oberste Leitung muss alle notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen, darunter:
- qualifiziertes Personal
- Schulungen und Weiterbildungen
- geeignete Arbeitsmittel
- Zeit für Umsetzung und Kontrolle von Maßnahmen
Welche Bedeutung hat Kommunikation im Arbeitsschutzmanagementsystem?
Eine klare Kommunikation ist essenziell, damit alle Mitarbeitenden ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz kennen. Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass relevante Informationen im Unternehmen effektiv weitergegeben werden.
Herausgeber: VOREST AG
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